Trudne pożegnanie z papierem

Niechętna postawa Ministerstwa Finansów jest jedną z najważniejszych przeszkód na drodze rozwoju rynku e-invoicingu w Polsce.

Niechętna postawa Ministerstwa Finansów jest jedną z najważniejszych przeszkód na drodze rozwoju rynku e-invoicingu w Polsce.

Rynek zastosowania e-faktur w Polsce dopiero raczkuje. Choć odpowiednią legislację mamy już od kilkunastu miesięcy, firm wykorzystujących w praktyce elektroniczne faktury nie ma zbyt wielu. Ogromną ochotę mają na to duże sieci handlowe i operatorzy telekomunikacyjni, ale ich działania hamuje chaos legislacyjny - trzy akty prawne dotyczące wystawiania faktur VAT i podatku VAT wzajemnie się rozmijają, brak woli współpracy ze strony Ministerstwa Finansów i instytucji skarbowych oraz brak odwagi ze strony dużych podmiotów do przecierania szlaków na tym rynku.

Jego uczestnicy dość jednoznacznie wskazują na zasadniczą przeszkodę jego rozwoju - to problem ze spełnieniem wymogów rozporządzenia o e-fakturach z lipca 2005 r. i niechętne, oględnie mówiąc, podejście lokalnych urzędów skarbowych oraz brak woli współpracy ze strony Ministerstwa Finansów. Niektóre duże firmy wdrożyły rozwiązania obsługi e-faktur, ale ich nie uruchamiają z uwagi na negatywne opinie działów prawnych i podatkowych, które upatrują w ich uruchomieniu źródła zbyt dużego ryzyka, niezrównoważonego przez potencjalne korzyści. Raczej mało kto chce być w Polsce pionierem stosowania faktury elektronicznej w sytuacji, gdy może to grozić oskarżeniem o przestępstwa karno-skarbowe związane z odprowadzaniem podatku VAT. Wiele firm, także znanych w branży informatycznej, miało z tego tytułu kłopoty w przeszłości, niektóre zostały doprowadzone do upadku.

Debata na te tematy miała miejsce w trakcie konferencji "Elektronizacja obiegu gospodarczego" zorganizowanej przez tygodnik Computerworld i miesięcznik CIO, która odbyła się na początku grudnia br.

Niejasne zapisy

Trudne pożegnanie z papierem
Uczestnicy tego rynku wskazują, że wspomniane rozporządzenie z 2005 r. jest często interpretowane w zupełnie odmienny sposób przez dwa różne urzędy skarbowe i nie można doprosić się jednoznacznych wytycznych ze strony Ministerstwa Finansów. Tymczasem sprawy dotyczą zagadnień błahych i z punktu widzenia zdrowego rozsądku nieistotnych - chociażby tego, czy na fakturze elektronicznej trzeba również pisać kwotę należności słownie. Co więcej, nasz legislator poszedł znacznie dalej niż nakazuje dyrektywa i wprowadził w rozporządzeniu rozwiązanie skutecznie utrudniające wdrożenia i wykorzystanie systemów obsługi e-faktur. To przede wszystkim zapis sugerujący, że e-faktury powinny być dostępne online, czyli w sposób nieprzerwany i natychmiastowy dla urzędów kontroli skarbowej (co wymaga uruchomienia dedykowanego łącza, wprowadzenia systemów zabezpieczeń, etc.), podczas gdy unijna dyrektywa stwierdza jedynie, że e-faktury muszą być udostępnianie równie szybko, co dokumenty papierowe.

Gary

Wilkinson, przedstawiciel Komisji Europejskiej, zaproszony przez nasz tygodnik do udziału w konferencji, unikał - używając języka dyplomatycznego - jednoznacznych stwierdzeń, jednak ten zapis wyraźnie budził jego wątpliwości, czy faktycznie ten akt prawny jest zgodny z dyrektywą unijną. Nie wiadomo dokładnie, jaka była intencja polskiego legislatora. Natomiast z całą pewnością ten zapis i niejasności w jego interpretacji skutecznie hamują rozwój rynku e-invoicingu. Firmy zwyczajnie nie wiedzą, jak dany zapis zostanie ostatecznie zinterpretowany przez instytucje fiskalno-skarbowe i rozmaite interpretacje przygotowywane przez prawników, czy firmy doradztwa podatkowego (m.in. Pricewaterhouse) nie poprawiają stanu rzeczy - brakuje bowiem precedensów w polskim prawie.

Największym problemem jest to, że mimo upływu 1,5 roku od daty wprowadzenia rozporządzenia Ministerstwo Finansów nie podejmuje żadnego rozsądnego dialogu ze środowiskiem, w tym użytkownikami rozwiązań EDI (a są to największe podmioty gospodarcze w Polsce) i pozostaje głuche na konkretne argumenty, jak na razie nie podejmując żadnych działań naprawczych. Kultura prawno-fiskalna w Polsce jest na tyle niska, że firmy nie są w stanie efektywnie dyskutować ze służbami fiskalnymi, obawiają się dowolności w interpretacji prawa przez urzędy skarbowe i w efekcie braku wdrożeń rozwiązań e-faktur traci cała polska gospodarka.

Odium e-podpisu

Stefan Engel-Flechsig, kierujący pracami grupy roboczej mającej monitorować wprowadzanie e-faktur w Unii Europejskiej, wskazuje na to, że widać bardzo duże różnice pomiędzy stopniem upowszechnienia stosowania e-faktur w poszczególnych krajach UE. Występuje tutaj pewna korelacja związana z przyjętymi regulacjami prawnymi - zgodnie z dyrektywą o e-invoicingu można wprowadzić możliwość e-fakturowania przy wykorzystaniu EDI, zaawansowanego e-podpisu oraz przy wykorzystaniu sposobu wybranego przez dany kraj (tzw. trzecia opcja).

Austria, Czechy, Dania, Francja, Holandia, Litwa, Łotwa, Słowacja i Węgry to kraje, gdzie stosowanie e-faktur rozwija się w miarę prawidłowo przy wykorzystaniu EDI. Natomiast z podpisu elektronicznego opatrzonego certyfikatami kwalifikowanymi mają korzystać przedsiębiorcy w Belgii, Grecji, Hiszpanii, Niemczech, Polsce, Portugalii, Włoszech, gdzie na ogół jest z tym znacznie gorzej. Ostatnia zaś grupa - tworzona przez państwa skandynawskie, Wlk. Brytanię i Irlandię - jest zdecydowanym liderem w stosowaniu e-faktur. W tym kontekście widać wyraźnie, że Polska, stawiając na najbardziej bezpieczną, ale i najdroższą, a zarazem najtrudniejszą wersję e-podpisu, nie dokonała optymalnego wyboru.

Dotychczasowe problemy związane z upowszechnieniem zastosowania podpisu elektronicznego w Polsce tym samym ograniczyły możliwości stosowania e-faktur. Trzem centrom PKI, wystawiającym certyfikaty kwalifikowane, z oczywistych względów zależy na rozwoju tego rynku, ale w kontekście wykorzystania bezpiecznego e-podpisu gra rynkowa, jaka się tutaj toczy, i wpływ tych centrów na Ministerstwo Finansów również przyczyniły się do stworzenia niekorzystnych dla rozwoju rynku regulacji.

W świecie EDI

Osobną, bardzo ważną częścią rynku elektronizacji obiegu gospodarczego, są firmy wykorzystujące EDI. Samo Makro Cash & Carry Poland podłączyło do tej pory do kanałów elektronicznej komunikacji ponad 700 dostawców. Chce całkowicie wyeliminować papier w komunikacji z nimi, jednak tutaj pojawiają się kłopoty związane właśnie z wątpliwościami dotyczącymi stosowania e-faktur. Teoretycznie rozporządzanie pozwala na ich stosowanie przy wykorzystaniu EDI, ale nie wiadomo, czy muszą być one potwierdzane dodatkowo na papierze, czy też wystarczy umowa pomiędzy podmiotami gospodarczymi mówiąca o tym, że umawiają się one na stosowanie EDI, aby wszystkie e-faktury przesłane zgodnie z tą umową były traktowane jako ważne faktury VAT.

Rynek systemów komunikacji elektronicznej w standardzie EDI - domena dużych sieci handlowych i dostawców z branży FMCG - to obszar nadal o dość niszowym znaczeniu, bowiem brakuje akcesu do środowiska EDI firm średniej wielkości. W Polsce operatorami na tym rynku są cztery firmy: Comarch, Edison, Infinite i Xtrade, podczas gdy w Europie działa kilkadziesiąt podmiotów (operator działa jako pośrednik w wymianie informacji, translator informacji i gwarant bezpieczeństwa i integralności przesyłanych danych), oferujących różne usługi dodatkowe, związane z obsługą płatności czy archiwizacji dokumentów elektronicznych. Możliwość swobodnego przesyłania e-faktur stwarzała szansę rozbudzenia tego rynku, ale jak dotąd nic takiego się nie stało. Sytuację dodatkowo utrudnia brak widocznego zainteresowania działających w Polsce banków tym rodzajem działalności, które jednocześnie obsługują płatności i pełnią rolę agregatora informacji - co ma miejsce np. w Skandynawii.

Po stronie przedsiębiorstw wola zmian jest duża (realizację wielkiego projektu e-fakturowania podjęła m.in. Telekomunikacja Polska), ale ich skuteczność lobbingowa - przynajmniej w tym obszarze - jest wciąż dość niska. W realizację projektów e-fakturowania zaangażowane są zarówno działy IT, logistyki, jak i księgowo-finansowe. Również same przedsiębiorstwa muszą ze sobą współpracować i wdrażanie e-invoicingu na pewno podnosi poziom biznesowej kooperacji na rynku. Pytanie tylko, jak długo te dążenia będą się rozbijać o jakość relacji pomiędzy biznesem a instytucjami państwa.

Mniejsze podmioty gospodarcze raczej nie zainwestują ani złotówki w rozwiązania służące do e-fakturowania. Oczekują bowiem, że to więksi uczestnicy rynku dadzą im do ręki gotowe narzędzia, wspomagające wzajemne rozliczenia.
Trudne pożegnanie z papierem

Krzysztof Dorota, Strategy Director, TietoEnator

Rozwój zastosowań e-invoicingu przyspieszają dzisiaj duże podmioty gospodarcze i to one przecierają szlak dla innych. Mamy problem z tym, że w przypadku faktur elektronicznych wiele państw ciągle nie może zerwać ze schematem myślenia w skali lokalnych biznesów, podczas gdy powinno się myśleć o działaniu w skali całej Europy. Stefan Engel-Flechsig, szef grupy roboczej Interoperability of Electronic Invoices in the European Community
Trudne pożegnanie z papierem

Stefan Engel-Flechsig, szef grupy roboczej Interoperability of Electronic Invoices in the European Community

Rynek wymiany e-dokumentów w Polsce znajduje się dopiero w początkowej fazie rozwoju. Działa na nim tylko kilka podmiotów, a większość wykorzystywanych systemów wymaga przystosowania do standardów wymiany e-dokumentów.
Trudne pożegnanie z papierem

Tadeusz Rudnicki, kierownik Działu Informatyki i Telekomunikacji, Forte Sweden

Nie wiemy, czy urzędy skarbowe będą dysponowały odpowiednią wiedzą na temat istoty EDI i nie zakwestionują translacji dokumentu do standardu UN/EDIFACT. Dlatego w ub.r. powołaliśmy grupę ds. e-faktury, której celem jest podjęcie aktywnych działań w celu uzyskania jasnej interpretacji rozporządzenia ministra finansów odnośnie do e-faktury w celu ograniczenia potencjalnego ryzyka wdrożenia związanego z niejednoznacznością przepisów.
Trudne pożegnanie z papierem

Elżbieta HaŁas, Instytut Logistyki i Magazynowania, Centrum GS1 Polska

W praktyce nie udaje się całkowicie wyeliminować dokumentów papierowych, więc w zrealizowanym przez nas projekcie dążyliśmy do integracji przetwarzania e-faktur i faktur papierowych w ramach tych samych procesów biznesowych. W efekcie zbudowaliśmy system do obsługi ponad 3 mln dokumentów rocznie dla ponad 1000 użytkowników.
Trudne pożegnanie z papierem

Piotr Dyr, IT Contract Manager, Ahold Back Office Services

Komisja Europejska przywiązuje bardzo dużą wagę do tematów e-invoicingu i w 2007 r. planuje-my w tym obszarze liczne działania promocyjne i informacyjne. Niestety, nadal w wielu państwach członkowskich nie jest pod tym względem najlepiej.
Trudne pożegnanie z papierem

Gary Wilkinson, European Commission, DG Taxation and Customs Union (Unit D1 - VAT and other turnover taxes)

<hr size="1" noshade />Kosztowny papier

Rzeczywiste koszty obsługi papierowych faktur są trudne do precyzyjnego oszacowania, mamy tutaj bowiem do czynienia z szeregiem trudno wyliczalnych kosztów ciągnionych. Dlatego trudno dokładnie oszacować rzeczywiste zyski płynące z wykorzystania e-faktur, choć wiadomo, że tak czy inaczej są one bardzo duże, jeśli tylko mamy do czynienia z koniecznością wystawiania czy przetwarzania większej liczby faktur (kilkaset i więcej w skali miesiąca). Według ekspertyzy zamówionej przez Komisję Europejską redukcja kosztów dla pojedynczej faktury to przynajmniej 72%. Dla dużych firm wystawiających czy przetwarzających miliony faktur zyski również liczą się w milionach złotych miesięcznie, a ROI z poniesionych inwestycji to kwestia pojedynczych miesięcy. Oczywiście, dzieje się tak wtedy gdy fakturowanie elektroniczne jest zwieńczeniem funkcjonujących procesów biznesowych i księgowych, a nie tylko wydzielonym działaniem.

Niektóre przedsiębiorstwa szacują, że obsługa e-faktury może pochłonąć nawet do 40 euro, ale oczywiście w polskich warunkach ta kwota jest istotnie niższa, choć kilkuzłotowe koszty przetworzenia i przesłania pocztą faktury są podnoszone ze względu na np. pracochłonne działania związane z korektami błędów, zagubionymi przesyłkami itp. Doświadczenia polskich sieci handlowych, które przestawiły się na obsługę dokumentów elektronicznych, wskazują, że zadanie, które dawniej realizowane było przez zespół 20, 30 pracowników księgowości obecnie mogą wykonywać 2, 3 osoby.<hr size="1" noshade />

Więcej informacji o fakturach elektronicznych w Unii Europejskiej można znaleźć na stroniehttp://comelec.afnor.fr/cen/wsei

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200