Solidność, terminowość i dobre ceny - tak lapidarnie można zarekomendować firmę PROFIm z wielkopolskiego Turku, która produkuje krzesła biurowe. To m.in. zasługa umiejętnego wykorzystania informatyki w procesie zarządzania.

Czy siedzisz wygodnie na obrotowym krześle przed komputerem? A wiesz, jak jest ono produkowane? Najpierw rodzi się pomysł na nowe krzesło. Zmiana może być drobna - kiedyś powiedziałeś, że uwiera Cię oparcie pod łopatką, albo że boli Cię krzyż po ośmiu godzinach pracy - dla projektantów taka informacja to skarb. Liczą, kombinują, rysują, by wreszcie oświadczyć szefostwu fabryki, iż wdrożenie nowego produktu będzie kosztowało milion złotych, ale się opłaci. Gdy rusza produkcja, tkaniny na obicie przyjadą z Danii albo Włoch, stal ze sprawdzonej huty, zaś drewniane elementy z firmy po sąsiedzku. W fabrycznej hali kawałek stali niemiłosiernie powyginany przekształca się w fotelowy stelaż. Tenże trafia do chromowni, gdzie zażywa morderczych kąpieli w kadziach wypełnionych wywarami z tablicy Mendelejewa lub trafia na linie malowania proszkowego. Ochromowany jest gotów do malowania. Znowuż w innej części fabryki powstaje siedzisko. Plastyczna masa zakrywa stelaż, by po wyschnięciu trafić do rąk tapicera. Stamtąd gotowe idzie w świat.

Tak malowniczo oprowadza po tureckiej fabryce krzeseł PROFIm jej prezes i współwłaściciel Ryszard Rychlik. Ale przypomina również, że jeszcze dwa lata temu dział handlowy miał tylko 80-procentową pewność, że zamówione krzesła będą gotowe za 14 dni, chociaż firma się do tego zobowiązała. "Nie mieliśmy jednolitego systemu informatycznego, który koordynowałby pracę poszczególnych działów naszej fabryki i mógłby pomóc obniżyć koszty produkcji, zwłaszcza że specjalizujemy się w bardzo krótkich seriach, średnio ok. 4,5 krzeseł" - mówi. Notabene wówczas fabryka dawała prawie 80 mln zł przychodu przy produkcji rzędu 50 tys. krzeseł.

Nos do tabakiery czy tabakiera do nosa

Ryszard Rychlik powierzył zatem wybór i wdrożenie systemu klasy ERP Grzegorzowi Dybusowi, dyrektorowi ds. logistyki. "Mamy prawie 250 kooperantów. Staramy się kupować od nich powtarzalne elementy, półprodukty, ale znowuż tam, gdzie trzeba wykazać się własną inwencją i know-how, wolimy produkować części sami" - tłumaczy Grzegorz Dybus.

Taki model produkcji wymaga liczenia kosztów rzeczywistych, nie zaś normatywnych. To był jeden z warunków wyboru systemu. Głównym było jednakże prawidłowe ustalenie terminu realizacji zamówienia. "Nad tymi elementami mógł zapanować jedynie kompleksowy system informatyczny wspomagający każdy etap produkcji - od złożenia zamówienia przez klienta do wysyłki gotowego produktu" - mówi Grzegorz Dybus. Aby jednak nie zdać się wyłącznie na własne widzimisię, firma poprosiła o pomoc niezależnego konsultanta Janusza Pieklika, wiceprezesa konińskiej firmy Host. "Przede wszystkim ustaliliśmy wspomniane już cele biznesowe, jakie chcemy osiągnąć, i im podporządkowaliśmy wybór systemu oraz całe wdrożenie" - wspomina.

Padło na IFS Applications. Przeważyła dobra cena i funkcjonalność systemu. Ale oficjalnie nikt tego nie powie - wdrożenie systemu ERP oznacza nieustanne rozstrzyganie odwiecznego dylematu: nos do tabakiery czy tabakiera do nosa? Z jednej strony klient pilnuje swojego interesu, z drugiej konsultanci firmy IT próbują dopasować cele biznesowe do istniejących formatek i struktur wdrażanego systemu, by przyspieszyć wykonanie zadania. Oj, łatwo o piekielną awanturę i klapę przedsięwzięcia. Ale jak się uda doprowadzić wdrożenie do końca zgodnie z założonymi celami po stronie klienta, to firma od ERP ma wzorcową referencję.

System usiadł na krześle

Wdrożenie objęło początkowo IFS Finanse, IFS Produkcję, IFS Kadry i Płace oraz IFS Dystrybucję. W ramach IFS Dystrybucji znalazły się takie komponenty, jak: IFS Zamówienia Klientów nadzorujące terminowość dostaw i umożliwiające sprawną obsługę klientów oraz IFS Zakupy, z użyciem których realizowane jest zaopatrzenie procesów produkcji oraz innych obszarów związanych z funkcjonowaniem firmy. Zaopatrzenie materiałowe jest wspierane przez procesy MRP bazujące na zamówieniach klientów, bieżących zleceniach produkcyjnych oraz funkcjonującym w firmie planie głównym produkcji. Najważniejszym obszarem, który musiał być uwzględniony we wdrożeniu, była produkcja, a w jej ramach właściwe zewidencjonowanie stosowanych technologii, nadzór nad planowaniem i realizacją produkcji w obrębie całego przedsiębiorstwa złożonego z wielu zakładów i działów. Jednocześnie celem wdrożenia tego modułu było zapewnienie lepszego nadzorowania kosztów zarówno całego przedsiębiorstwa, jak i pojedynczego wyrobu. Ponadto w rozwiązaniu znalazł się system kadrowo-płacowy, obejmujący planowanie kariery, rekrutację, płace i wyposażenie pracowników.

Efekty wdrożenia spełniły oczekiwania PROFIm. Koszt instalacji już się zwrócił, ponieważ dzięki IFS Applications można określić rzeczywiste koszty (cała produkcja jest objęta rozliczaniem kosztów z rozbiciem na wydziały i produkty), określone są miejsca powstawania kosztów (MPK). Są także rozliczane materiały i półprodukty, można planować i bilansować moce produkcyjne. Zmniejszyły się również stany magazynowe, jest większa rotacja materiałów w magazynie. Moduł IFS Harmonogramowanie Operacyjne razem z MRP dają prawidłową datę realizacji zamówienia.

"System przyczynił się do zmniejszenia kosztów przy jednoczesnym zwiększeniu wydajności oraz skróceniu cyklu produkcyjnego" - komentuje Grzegorz Dybus. Znowuż Ryszard Rychlik cieszy się, że jednolity system informatyczny pozwolił utrzymać ceny na poziomie roku 2003, a mimo to poprawiła się rentowność i wielkość produkcji. Dzisiaj turecka fabryka, zatrudniająca ponad 700 pracowników, produkuje 70 tys. krzeseł miesięcznie, w tym część dla sieci IKEA; przychody za ubiegły rok wyniosły 114 mln zł, zaś w tym roku mają się zamknąć kwotą 140 mln zł.

"Praca przy dużym projekcie jest jak skok ze spadochronem. Każdy wtedy myśli o jednym - czy spadochron się otworzy. Doświadczyłem tego trzy razy - pracując przy wdrożeniu systemu ISO 9001-2000, aplikacji biznesowej, zaś ostatnio przy IFS Applications. Jednakże każdy projekt kiedyś się kończy, a dobrze przemyślany i zaplanowany musi się zakończyć sukcesem" - podsumowuje Grzegorz Dybus.