Google na biurku

Google Desktop jest obecnie najlepszym i najbogatszym funkcjonalnie programem do przeszukiwania zasobów lokalnych komputerów. Jego siła tkwi nie tylko w samym wyszukiwaniu, które jest niezwykle wygodne i skuteczne, ale także w licznych dodatkowych możliwościach.

Google Desktop jest obecnie najlepszym i najbogatszym funkcjonalnie programem do przeszukiwania zasobów lokalnych komputerów. Jego siła tkwi nie tylko w samym wyszukiwaniu, które jest niezwykle wygodne i skuteczne, ale także w licznych dodatkowych możliwościach.

Najnowsza wersja wyszukiwarki zasobów lokalnych Google Desktop zawiera liczne zmiany w stosunku do poprzednich wersji. Warto przyjrzeć się im bliżej, bowiem wyznaczają one kierunek rozwoju podobnych aplikacji.

Formalnie rzecz biorąc oprogramowanie nadal jest w wersji beta, ale w praktyce jest to już dojrzały produkt. Na tyle dojrzały, że producent przygotował także wersję korporacyjną, która w założeniach może być instalowana za pomocą narzędzi automatyzujących dystrybucję oprogramowania. Każdy administrator wykorzystujący odpowiednie opcje usługi Active Directory doceni możliwość przypisania tego programu do automatycznej instalacji (Assigned Software). Przewidziano także stosowne szablony. Wszystko to jest dostępne i działa od razu.

Lekki indeks

Google Desktop 4, tak jak jego poprzednicy, jest aplikacją pracującą w tle. Producent przewidział współpracę programu z dowolną przeglądarką. W moich testach wykorzystałem dwie: K-meleon i Firefox - w obu przypadkach integracja z przeglądarką działa bez zarzutu. Po instalacji program ustala miejsce, w którym będzie składował indeksy zasobów. Składnice danych są dość duże - testowany przeze mnie indeks zasobów zajmuje ponad 2 GB. Gdy dysk systemowy nie zawiera dostatecznej ilości miejsca, wykorzystywana jest inna partycja.

Bardzo istotną zmianą jest znacząca poprawa wydajności indeksowania danych oraz mniej odczuwalne obciążenie komputera - obecna wersja potrafi prawidłowo wykryć fakt, że komputer nie jest obciążony i przeprowadzać indeksowanie w tym czasie. Moduł indeksujący potrafi indeksować także pocztę zawartą w programie Mozilla Thunderbird, ale można oczekiwać pojawienia się coraz nowych wtyczek umożliwiających indeksowanie nowych źródeł danych. Indeksowanie nadal trwa dość długo - przeciętnie ok. kilku godzin, czasem nawet dobę.

Indeksowanie jest przerywane, gdy użytkownik zaczyna wykorzystywać komputer ponownie. Większość użytkowników wykorzystuje komputery z przerwami, zatem nawet poważnie obciążające system zadania (takie jak indeksowanie wiadomości w programie Outlook) mogą być przeprowadzone niemal niezauważenie. Gdy indeks jest już gotowy, szybkość jego przeszukiwania robi wrażenie. Najlepiej widać to przy wyszukiwaniu w programie Outlook wyniki dostępne są praktycznie natychmiast. Nawet przy dużych zbiorach poczty i przy mało wydajnym dysku czas wyszukiwania nie przekracza kilkunastu sekund.

Warto zastanowić się nad wdrożeniem programu nawet tylko ze względu na pocztę, bo, dla porównania, znalezienie wiadomości na podstawie tych samych kryteriów (trzy słowa kluczowe) za pomocą programu Outlook w badanym przeze mnie pliku PST (o rozmiarze 700 MB) zajęło ponad 10 min. Wadą obecnej wersji programu są problemy z polskimi literami w wiadomościach pocztowych aby obejrzeć poprawną treść dokumentu, należy użyć opcji View in Outlook.

Domyślnie Google Desktop 4 indeksuje wszystkie dyski lokalne oraz pocztę elektroniczną (tylko przy włączonym programie Outlook), ale można dodać do obiektów indeksowanych także dyski sieciowe, albo też wyłączyć indeksowanie dla poszczególnych zasobów, np. kontaktów czy notatek albo poszczególnych dysków. Ma to sens szczególnie wtedy, gdy zawartość konkretnych dysków nie musi być uwzględniana w wyszukiwaniu - zmniejsza rozmiar indeksu oraz przyspiesza pracę wyszukiwarki.

Mniej obaw o bezpieczeństwo

Zarzuty związane z bezpieczeństwem aplikacji w wersji 3 Google potraktował serio. Dużym krokiem naprzód w bezpieczeństwie aplikacji jest wprowadzona w wersji 4 możliwość blokowania dostępu do Google Desktop. Aby wyszukiwanie było możliwe, użytkownik musi podać swoje hasło, którym uwierzytelnia się przy logowaniu do komputera/domeny. Gdy zaloguje się inny użytkownik, nie ma dostępu do zaindeksowanej poczty z innych profili. Na tym ulepszenia się nie kończą. Bardzo ważną możliwością programu jest szyfrowanie indeksu. Gorąco namawiam do korzystania z tej opcji, bowiem utrudnia ona pozyskanie danych poprzez kradzież plików z katalogu Google Desktop Data. Zmniejsza jednocześnie wydajność wyszukiwania oraz indeksowania, ale nie jest to bardzo dotkliwe.

Najbardziej kontrowersyjną nowością w Google Desktop, wprowadzoną w wersji 3, jest jednoczesne przeszukiwanie zasobów wielu komputerów, połączone z wysyłaniem zawartości na serwery Google. Każdy kto włącza tę opcję musi zdawać sobie sprawę z ryzyka, jakie niesie wyeksportowanie zawartości wszystkich indeksowanych dokumentów na zewnętrzny serwer. Moim zdaniem ryzyko jest zbyt duże i nie zawsze zysk ze skumulowanego wyszukiwania przeważa nad potencjalnym naruszeniem bezpieczeństwa. Opcję Advanced Features przynajmniej na początku pracy z programem należy wyłączyć.

Problemem wersji 4 nadal pozostaje fakt dostępności wszystkich indeksowanych danych w jednym miejscu, ale to jest cena, jaką się płaci za szybkie wyszukiwanie zawartości. Należy rozważyć wszystkie za i przeciw, ewentualnie przemyśleć sposób ograniczenia poziomu ryzyka. Na pewno rozsądna będzie dezaktywacja Advanced Features, a także wyłączenie niektórych obszarów z indeksowania, ale wszelkie tego typu decyzje należy podejmować z uwagą, licząc się z wyważeniem funkcjonalności i bezpieczeństwa.

Na szczęście w korporacyjnej edycji Google Desktop 4 można wyłączyć nie tylko samo wysyłanie danych indeksowanych, ale także wszelki kontakt z serwerami Google. W tym celu wystarczy na zaporze sieciowej komputera zablokować wszelki ruch wychodzący z aplikacji googledesktop.exe oraz googledesktopcrawl.exe. Aplikacja będzie pracować poprawnie nawet jeśli cały ruch do serwerów Google zostanie zablokowany. Należy ponadto pamiętać o zablokowaniu ruchu przychodzącego na port 4664 na wszystkich interfejsach poza loopback (127.0.0.1). Blokowanie na zaporze na styku z Internetem jest też pożyteczne, niemniej w przypadku Google Desktop najważniejsza jest zapora na komputerze, gdzie motor pracuje.

Jest miejsce na postęp

Obecna funkcjonalność Google Desktop jest całkiem niezła, co jednak nie znaczy, że nie można by pakietu udoskonalić. W przypadku dużych firm przydałaby się np. możliwość automatycznego odkładania współdzielonych indeksów na serwer znajdujący się w sieci korporacyjnej, bez kontaktu z serwerami Google. Wtedy można by połączyć zalety wyszukiwania w wielu miejscach jednocześnie ze znacznie większym bezpieczeństwem niż obecnie zapewniane przez Google Desktop (przy włączonej opcji Advanced Features i współdzieleniu wyszukiwania zasobów). Wydaje się jednak, że Google zarezerwował taką funkcjonalność dla oferowanych przez siebie dedykowanych rozwiązań indeksujących.