Przepis na Business Intelligence

O sukcesie lub porażce wdrożenia systemu Business Intelligence często decyduje sposób wyboru dostawcy tego systemu i drogi rozwoju systemu w organizacji.

O sukcesie lub porażce wdrożenia systemu Business Intelligence często decyduje sposób wyboru dostawcy tego systemu i drogi rozwoju systemu w organizacji.

Ze względu na to, że użytkownicy rozwiązań BI dojrzewają do wykorzystania coraz bardziej rozbudowanej funkcjonalności, jej wdrożenie jest bardziej procesem niż jednorazową akcją. By uniknąć kosztownych pomyłek, warto na początku dobrze ten proces zaplanować - zarówno od strony biznesowej, jak i informatycznej. Od strony biznesowej konieczna jest identyfikacja listy obszarów analizy oraz określenie dla nich priorytetów wyznaczonych na bazie potencjalnej korzyści dla organizacji, gotowości organizacji do wdrożenia danego obszaru np. pod kątem dostępności danych transakcyjnych i braku alternatywy wśród narzędzi, którymi dysponuje firma. Od strony informatycznej konieczne jest stworzenie docelowej wizji rozwiązania BI i określenie technologii, która będzie spójna z architekturą informatyczną organizacji i pozwoli na etapową rozbudowę, aby po kolei realizować wyznaczone cele biznesowe.

Sedno problemu

Podstawowym błędem popełnianym przy wyborze systemów BI jest nieprzemyślane podejście do wyboru aplikacji nie poparte analizą rzeczywistych potrzeb informacyjnych organizacji. To również pozbawione usystematyzowanego podejścia oraz spójnej koncepcji wdrożenie rozwiązań wspólnych dla całej firmy. W wyniku popełnienia tych błędów powstają tzw. silosy informacyjne, czyli innymi słowy rozwiązania departamentalne.

Rola systemów BIPoszczególne jednostki organizacyjne budują własne minihurtownie, zakupując aplikacje pochodzące od różnych dostawców w wyniku czego użytkownicy nie tylko nie uzyskują zintegrowanego wsparcia informatycznego w procesach analiz w przekroju całej organizacji, ale ze względu na brak pełnej integracji danych źródłowych analizy ograniczają tylko do wycinka informacji, którego zakres uwarunkowany jest przez dostępność danych w lokalnej minihurtowni. Dodatkowo firma musi sobie radzić z problemem zarządzania wieloma licencjami od różnych dostawców. Dokuczliwe jest również występowanie różnych metodologii w podejściu do pozyskiwania informacji w oparciu o dane źródłowe (procesy przekształceń danych źródłowych do postaci informacji są wówczas bardzo złożone). Stąd biorą się dodatkowe nakłady czasu i kosztów zarządzania zmianami w tych procesach, np. w związku z wprowadzaniem modyfikacji do systemów źródłowych. Wreszcie, firma ponosi zbędne koszty na szkolenia, zbędny sprzęt (zwłaszcza wtedy, gdy każda z tych aplikacji jest zainstalowana na oddzielnym serwerze).

Niezależnie budowane silosy informacyjne doprowadzają także do powstania niespójności pomiędzy informacjami. Dopóki użytkownicy w różnych jednostkach organizacyjnych, zadając to samo pytanie, nie uzyskają takiej samej odpowiedzi, trudno jest generować oraz dzielić informację między nimi, co jest warunkiem uzyskania większej efektywności we wzajemnej współpracy przy analizie określonych zjawisk oraz w procesie decyzyjnym. By budowa rozwiązania BI była spójna dla całej organizacji, realizacja tego przedsięwzięcia oraz podejmowane w tym zakresie decyzje powinny być koordynowane w jednym miejscu.

Przy wdrożeniu systemu Business Intelligence zawsze należy odpowiedzieć na pytanie, "czy budować wykorzystując zespół wewnątrz organizacji, czy szukać wsparcia na zewnątrz?" i to w dwóch aspektach - zaplanowania wizji rozwiązania BI w organizacji i wdrożenia rozwiązań BI poszczególnych obszarów.

Cykl rozwoju, realizacji i weryfikacji strategiiPrzy tworzeniu wizji systemu BI warto posiłkować się zewnętrznym wsparciem - najlepiej firmą mającą kompetencje biznesowe w zakresie kompleksowej identyfikacji potrzeb informacyjnych w organizacji oraz dysponującej informacjami o dostępnych rozwiązaniach IT w obszarze BI (ale oczywiście firmy, która nie jest przywiązana do żadnej z tych technologii). Tego typu przekrojowa wiedza rzadko jest dostępna wewnątrz organizacji.

Przy wdrożeniu rozwiązań BI zwykle sprawdza się model korzystania ze wsparcia zewnętrznej firmy wdrożeniowej ze względu na skomplikowanie tego typu rozwiązań i różnice w stosunku do systemów transakcyjnych, z którymi zwykle ma doświadczenia organizacja. Zewnętrzne wsparcie jest szczególnie istotne na pierwszym etapie, kiedy wdrażany jest pierwszy zaplanowany obszar wraz ze wspólną infrastrukturą informatyczną dla całego docelowego rozwiązania BI. Trudno jest we własnym zakresie zgromadzić potrzebne zasoby i zarządzać zmianą w organizacji.

Przy kolejnych etapach rozbudowy można już bardziej precyzyjnie, własnymi siłami określić ryzyko wdrożenia. Na tym etapie dział IT wewnątrz firmy posiada już kompetencje w zakresie wybranej technologii, określony zostaje zakres wdrożenia (zakres wymagań informacyjnych oraz funkcjonalnych), a przyszli użytkownicy rozwiązania są już przygotowani do współpracy z IT.

Dla mniejszych organizacji o mniej skompilowanym modelu działania i mniejszej skali działalności możliwe jest oparcie się w większym stopniu na własnych zasobach, chociaż i w tym przypadku może się okazać, że koszty złych decyzji są większe niż koszty skorzystania z zewnętrznej pomocy.

Klasyczne podejście

Podstawą budowy systemów Business Intelligence jest wdrożenie hurtowni danych integrującej dane pochodzące z różnych źródeł (systemów źródłowych, danych wprowadzanych manualnie, danych zewnętrznych) za pomocą narzędzi ETL. Hurtownia danych umożliwia wykonanie analiz w różnych przekrojach, w tym w przekroju historycznym pozwalającym uchwycić zmienność zjawisk w czasie. Na bazie takiej infrastruktury BI mogą zostać osadzone różnorodne moduły analityczne:

• aplikacje do definiowania zapytań do bazy, zarówno tych ad hoc, jak również korzystania z zapytań predefiniowanych w postaci dynamicznego wyboru danych na różnych poziomach analizy w różnych przekrojach i poziomach szczegółowości;
  
• aplikacje data mining - umożliwiające odkrywanie istotnych zależności (korelacji), wzorców i tendencji w oparciu o duże ilości danych za pomocą technik rozpoznawania wzorców oraz metod matematycznych i statystycznych. W procesie pozyskiwania informacji wykorzystywane są metody statystyczne oraz techniki sztucznej inteligencji (sieci neuronowe, algorytmy genetyczne);
  
• moduły prezentujące predefiniowane mierniki np. Balanced Scorecard;
  
• modele budżetowania i prognozowania;
  
• modele raportowania zarządczego;
  
• inne rodzaje aplikacji uzależnione od potrzeb informacyjnych organizacji.

Przy wdrażaniu rozwiązań BI powszechnie stosuje się metodę małych kroków - polegającą na wdrażaniu kolejnych modułów analitycznych oraz na rozszerzaniu zakresu danych składowanych w hurtowni. Aby takie podejście było skuteczne, konieczne jest stworzenie już na początku tej drogi wizji docelowego systemu.

Wybór odpowiedniego rozwiązania BI jest wyzwaniem dla każdej organizacji - z jednej strony ze względu na specyfikę wymagań w tym zakresie, z drugiej zaś z powodu obecności szerokiej oferty rozwiązań na rynku.

Podejście alternatywne

Problemem przy klasycznym podejściu do wdrażania rozwiązań BI może być również bazowanie głównie na aspekcie technologicznym i długi czas potrzebny do otrzymania korzyści biznesowych dla użytkowników końcowych.

Rozwój narzędzi BI zmierza w kierunku dostarczenia użytkownikom kompletu narzędzi niezbędnych do kierowania firmą i realizacji strategii. Pakiety takich rozwiązań funkcjonujące pod nazwą Corporate Performance Management (CPM) lub Business Performance Management (BPM) - pozwalają osobom zarządzającym procesami biznesowymi monitorować, czy działania firmy zapewniają realizowanie wyznaczonych celów biznesowych. Rozwiązania te wspierają planowanie, monitorowanie i raportowanie z możliwością analizowania wskaźników charakteryzujących procesy biznesowe.