Wszystko zależy od człowieka

Narzędzia Business Intelligence wykorzystywane w przedsiębiorstwie użyteczności publicznej dają takie same możliwości wykonywania analiz biznesowych jak w firmie komercyjnej. Efekty zależą w dużej mierze od wiedzy i umiejętności analitycznych konkretnych użytkowników.

Narzędzia Business Intelligence wykorzystywane w przedsiębiorstwie użyteczności publicznej dają takie same możliwości wykonywania analiz biznesowych jak w firmie komercyjnej. Efekty zależą w dużej mierze od wiedzy i umiejętności analitycznych konkretnych użytkowników.

Aquanet to spółka komunalna. Zajmuje się dostarczaniem wody i oczyszczaniem ścieków na terenie Poznania i jedenastu okolicznych gmin. Jej działalność ma służyć m.in. prowadzeniu jednolitej polityki wodno-ściekowej na terenie miasta i okolic. Udziałowcami są samorządy Poznania i podpoznańskich gmin. Spółka buduje oczyszczalnie ścieków, modernizuje ujęcia wody, inwestuje w najnowsze technologie.

W tym roku wdrożono system Business Intelligence, bazujący na rozwiązaniach Cognosa. Obejmuje on dwa najbardziej kluczowe dla działalności biznesowej przedsiębiorstwa obszary - sprzedaż i finanse. W pierwszym z nich rozwiązanie pozwala na dogłębną i wielowymiarową analizę sprzedaży podstawowej oraz dodatkowej. Analizowane są przede wszystkim obroty na rachunkach płatników, dane statystyczne dotyczące płatników i odbiorców, realizacja planów oraz prognozowanie sprzedaży i wykonanie wskaźników rzeczowych. W obszarze finansów skoncentrowano się na wielowymiarowej analizie kosztów, przychodu i wyniku finansowego firmy oraz na analizie wykonania - realizacji budżetu. Rozwiązanie pozwala także na prognozowanie na następne okresy rozliczeniowe.

Aktywna kontrola

Głównym użytkownikiem systemu BI w poznańskiej spółce jest dział kontrolingu. To tutaj monitoruje się realizację założeń budżetowych, dokonuje ich korekty, planuje budżet, projektuje inwestycje i wydatki związane z różnymi zobowiązaniami przedsiębiorstwa (np. opłaty środowiskowe). Pracownicy tego działu kontrolują wykonanie tzw. wskaźników rzeczowych, związanych m.in. z wymogami sanitarnymi.

Dział kontrolingu musi mieć dostęp do danych pochodzących z wielu źródeł. Dopiero bowiem zestawienie i porównanie różnych informacji pozwala na dokonanie potrzebnej oceny czy opracowanie prognozy. Wiele raportów wykonywanych jest na potrzeby i zamówienie zarządu spółki. Stanowią one podstawę do podejmowania strategicznych decyzji dotyczących planów inwestycyjnych, wysokości opłat dla odbiorców czy zasad organizacji pracy w firmie.

Raporty dla top menedżmentu mają zazwyczaj charakter okazjonalny, robione są ad hoc. Wymagają uwzględnienia wielu specyficznych danych, niewystępujących w standardowych, cyklicznych raportach tworzonych na przykład na potrzeby sprawozdawczości. To m.in. przesądziło o potrzebie wdrożenia systemu BI. Gdy go nie było, trzeba było każdorazowo angażować do sporządzenia pożądanych zestawień pracowników działu IT. Teraz pracownicy działu kontrolingu i innych działów mogą sporządzać raporty we własnym zakresie. Dzięki temu do zarządu trafiają dokładnie te informacje, które są potrzebne, a nie tylko pochodzące ze standardowych sprawozdań.

Pracownicy mogą już samodzielnie przygotować np. analizę kosztów konkretnej inwestycji czy prześledzić zależności między ilością sprzedanej wody a częstotliwością zgłaszanych awarii sieci. Zdaniem pracowników spółki możliwości wykorzystania narzędzi BI są naprawdę bardzo duże, lecz pod warunkiem, że wie się, jak z nich skorzystać. "Użytkownik sam decyduje, jakie informacje są mu potrzebne i z jakich danych może je uzyskać. Sposób wykorzystania narzędzi zależy w dużej mierze od wiedzy, doświadczenia i inteligencji użytkownika. Z drugiej strony sam system daje większe możliwości analizy i syntezy informacji" - mówi Maciej Raduła, zastępca dyrektora działu IT w Aquanet.

Wdrożony w spółce system BI umożliwia agregację danych z różnych systemów transakcyjnych: finansowo-księgowego, gospodarki materiałowej, środków trwałych i sprzedaży. W przedsiębiorstwie wykorzystywane jest oprogramowanie dedykowane, tworzone na potrzeby firmy. W przyszłym roku planowane jest dołączenie systemu automatyki przemysłowej. "Nasz system BI nie jest rozwiązaniem o zamkniętej architekturze. Daje możliwości rozwoju i dołączania nowych funkcji. Trzeba jednak umieć z nich korzystać" - tłumaczy Maciej Raduła. Pracownicy spółki są szkoleni w obsłudze systemu, aby potrafili dzięki niemu uzyskać jak najwięcej informacji. Dużo zależy jednak również od fachowej wiedzy użytkowników i ich umiejętności analitycznych.

Bez różnicy

Wdrożenie systemu w Aquanet przeprowadziły ZETO z Poznania i Infar z Zielonej Góry. Przedstawiciele tych firm twierdzą, że nie różniło się ono od innych wdrożeń prowadzonych w sektorze typowo biznesowym. Spółka komunalna, jaką jest Aquanet, nie ma konkurentów na rynku i tym różni się od innych spółek. Nie oznacza to jednak bynajmniej odmiennego podejścia do sposobów wykorzystania narzędzi BI. "Dla Aquanetu interesujące są przede wszystkim dane dotyczące sprzedaży. Nie inaczej jest w przypadku większości firm, które instalują tego rodzaju systemy" - wyjaśnia Adam Kołopieńczyk z Infaru.

Opinie te potwierdza Maciej Raduła z działu IT w Aquanet. Jego zdaniem, być może w spółce komunalnej większą wagę przykłada się do analiz związanych z inwestycjami. Przkładowo, dla podjęcia decyzji o budowie nowego kolektora ściekowego ważne jest rozpoznanie, ile osób się do niego podłączy. To bowiem będzie miało decydujący wpływ na racjonalność takiej inicjatywy. Rozwiązania z dziedziny BI mogą w ocenie efektywności takiego przedsięwzięcia okazać się bardzo przydatne.