Ministerstwo jak przedsiębiorstwo

Z Christianem Ihle, dyrektorem ds. IT i administracji finansów w Federalnym Ministerstwie Finansów Austrii, rozmawia Antoni Bielewicz.

Z Christianem Ihle, dyrektorem ds. IT i administracji finansów w Federalnym Ministerstwie Finansów Austrii, rozmawia Antoni Bielewicz.

Brian Williamson, dyrektor brytyjskiego niezależnego instytutu badawczego Indepen mówi wiele o "twórczej destrukcji" jako warunku wydajnego korzystania z technologii informatycznych. Czy "twórcza destrukcja" jest w administracji możliwa?

Znacznie łatwiej budować coś od początku, niszcząc dotychczasowe rozwiązania. Administracja podlega jednak regulacjom i w związku z tym jest to trudne, więc przemiany i reinżynieria procesów muszą odbywać się po cichu.

Christian IhleRozpoczynając wdrożenie systemu zintegrowanego SAP we wszystkich dwunastu austriackich ministerstwach, mieliśmy o tyle komfortową sytuację, że - przynajmniej jeśli chodzi o zakupy i sprawozdawczość finansową - my byliśmy jednostką odpowiadającą za wprowadzenie i funkcjonowanie prawa w tym zakresie. Nikt nam niczego nie narzucał. Mogliśmy wypracować dogodne rozwiązania funkcjonalne. Zdecydowaliśmy nie oglądać się na zaprojektowane wcześniej procesy. Były one na tyle skomplikowane, że np. zanim udało nam się zrealizować zamówienie na komputery do urzędu, na rynek wchodziła już kolejna ich generacja. Dlatego właśnie postanowiliśmy wdrożyć procesy tak krótkie i nieskomplikowane, jak to tylko możliwe i oprzeć się na "najlepszych praktykach" proponowanych przez twórców systemu.

W ten sposób udało nam się skrócić standardową procedurę zakupów z 25 do 14 operacji, a średnią liczbę osób zaangażowanych w proces z 14 do 7. Średni czas obsługi procesu spadł zaś z 44 do 30 min. W skali roku daje to milionowe oszczędności.

Zapewne spowodowało to ograniczenie zatrudnienia w administracji. Dla wielu urzędników eGovernment to raczej zagrożenie niż szansa...

Nikogo nie musieliśmy zwalniać. Przed sektorem publicznym stają coraz to nowe wyzwania - musimy realizować swoje zadania coraz szybciej i z coraz wyższą jakością, oczywiście przy jednoczesnej presji na kontrolę kosztów. Musimy robić coraz więcej przy tej samej liczbie pracowników.

Po co Federalnemu Ministerstwu Finansów system zintegrowany?

Dzięki systemowi minister zdobył wgląd w informacje na temat przepływów finansowych w poszczególnych ministerstwach - na poziomie skonsolidowanym, czyli bez szczegółowego dostępu do środków. Dzięki temu zna na bieżąco stopień wykorzystania budżetu. Łatwiej mu reagować na zaskakujące sytuacje - np. klęski żywiołowe, które wymagają wyasygnowania dodatkowych środków.

Jakie są największe bariery utrudniające wdrażanie systemów zintegrowanych w administracji?

Jest ich sporo. Pierwszy problem to dostęp do odpowiednich ekspertów. Okazało się, że przy tej skali wdrożenia - siedem lat pracy, wdrożenie modułów we wszystkich 12 ministerstwach Austrii - żadna firma nie miała tak dużej grupy konsultantów.

Drugi ważny problem to transfer wiedzy. Godzina pracy konsultanta zewnętrznego to ok. 170 euro, a godzina pracy specjalisty z ministerstwa to ok. 70 euro. Zależało nam na szybkim zdobyciu kompetencji przez nasz zespół.

Trzecia bariera to konieczność przełamania pewnych oporów w ministerstwach. Pamiętajmy o tym, że minister finansów jest postrzegany w innych resortach jak wróg. Tymczasem podczas tego projektu musieliśmy ściśle współpracować.

Ciężar wdrożenia systemu spoczywał w dużej mierze na specjalistach z ministerstwa finansów. Czy to nie jest zbyt kosztowne i ryzykowne rozwiązanie?

Naprawdę kosztowne byłoby wdrażanie odrębnych systemów w każdym ministerstwie i utrzymywanie odrębnych działów IT oraz centrów komputerowych na potrzeby instalacji takich jak SAP w każdym z dwunastu resortów. Najbardziej zaangażowani we wdrożenie byli specjaliści z federalnego centrum IT. Nasz rząd pięć lat temu wyodrębnił wyspecjalizowaną spółkę Federal Computing Center Austria, należącą w całości do państwa i odpowiadającą za utrzymanie systemów informatycznych wszystkich ministerstw. W ciągu tych lat zatrudnienie w centrum wzrosło z 600 do 1100 specjalistów.

Ministerstwa są zobowiązane do zakupu usług w tym centrum?

Teoretycznie ministerstwa mogą kupować usługi na zewnątrz. Centrum skupia jednak najlepszych fachowców z zakresu informatyzacji administracji, a jego usługi są zwolnione z 20-proc. podatku VAT. Dlatego jeśli nawet jakieś ministerstwo chciałoby kupić usługi gdzie indziej, może mieć problem z uzasadnieniem dlaczego szuka pomocy na zewnątrz.

Implementacja SAP trwa od siedmiu lat. Czy można już mówić o korzyściach wynikających z jego wdrożenia?

Najważniejsza korzyść to wdrożenie "najlepszych praktyk" np. w zakresie składania zamówień. Dzięki temu z 1100 do 570 osób zmniejszyliśmy zatrudnienie w regionalnych biurach obrachunkowych odpowiedzialnych za księgowanie i rozliczanie zamówień rządowych. Równocześnie przeprowadziliśmy centralizację i outsourcing tej struktury. Z 17 oddziałów regionalnych zostało jedno centrum z trzema oddziałami, które następnie było wyodrębnione jako niezależna spółka - zyskaliśmy 30 mln euro oszczędności rocznie.

Minister finansów ma w tej chwili aktualną informację budżetową ze wszystkich ministerstw i wszystkich szczebli. Mamy narzędzie do podejmowania odpowiednich decyzji w odpowiednim czasie. Dzięki pozyskaniu aktualnej informacji o budżecie możemy także wprowadzić zarządzanie przez cele i na bieżąco rozliczać z wykonania zadanych założeń. W ten sposób możemy zarządzać ministerstwem jak przedsiębiorstwem, skupiając się na oferowanych przez nie usługach i produktach, a nie tylko na stopniu realizacji budżetu.

Christian Ihle był gościem debaty "Informatyczna infrastruktura Polski i europejskie społeczeństwo informacyjne - i2010", zorganizowanej w ramach inicjatywy SAP dla Europy. Jej patronem jest Computerworld.