Niezależnie od tego, czy chodzi o wdrożenie systemu typu CRM czy ERP, zmianę istniejącego rozwiązania, czy po prostu usprawnienie działania organizacji, dobre dane powinny być priorytetem.

Kiedy w 1990 r. zaczynano na Florydzie wdrożenie systemu z zakresu ubezpieczeń społecznych, nikt nie spodziewał się, że zamiast pięciu lat i 30 mln USD, implementacja potrwa 15 lat i pochłonie sumę 230 mln USD. Takie sytuacje nazbyt często towarzyszą wdrożeniom zintegrowanych systemów informacyjnych w administracji publicznej.

Przy projektach IT można zaobserwować prawidłowość, że zagadnienia, którym w procesie analizy poświęci się najmniej czasu, stwarzają największe problemy w dalszych częściach cyklu życiowego oprogramowania. Kwestią należącą do tej grupy jest właśnie problem jakości danych. Jeżeli podejmując decyzję o wprowadzeniu nowego systemu nie zwrócimy uwagi na jakość posiadanych zasobów informacyjnych, to możemy spodziewać się przesunięcia terminów, zwiększenia kosztów, trudności przy wdrażaniu kluczowych funkcjonalności, a co za tym idzie - poważnego zmniejszenia zwrotu z inwestycji.

Wiedzieć więcej i szybciej

Ten, kto wie więcej i wie szybciej, jest w stanie bardziej efektywnie prowadzić swoją działalność, sprawniej obsługiwać klientów oraz szybciej przystosowywać się do ciągle zmieniających się warunków panujących na rynku. Bynajmniej ta zasada nie ogranicza się tylko do organizacji z sektora prywatnego. Dane i płynące z nich informacje stają się coraz bardziej niezbędne do efektywnego funkcjonowania administracji publicznej. Często jednak poświęca się temu zagadnieniu mało uwagi, co może prowadzić do nieoptymalnych, a nawet błędnych decyzji.

Jednym z podstawowych problemów procesu informatyzacji sektora publicznego jest problem spójności oraz znaczenia danych. Według raportu The Data Warehousing Institute (TDWI) z 2005 r., złe dane potrafią być bardziej szkodliwe niż nadmierne wydruki, materiały wysyłkowe, czy niepotrzebne dodatkowe etaty. Błędne dane prowadzą do ciągłej erozji wiarygodności organizacji wśród klientów i dostawców. Uniemożliwiają one również podejmowanie dobrych decyzji na podstawie właściwych informacji. TDWI szacuje, że w samych Stanach Zjednoczonych niskiej jakości dane powodują straty przekraczające 600 mld USD rocznie (http://www.adtmag.com ).

Problemy z danymi

Problem złych danych nie rozwiąże się sam. Jedynym sposobem na skuteczne jego wyeliminowanie jest zrozumienie genezy oraz powodów jego powstania. Dopiero wtedy można zastanowić się nad opracowaniem skutecznego procesu oraz zastosowaniem wydajnego narzędzia, które ułatwi rozwiązanie tej sytuacji.

Generalnie problemy dotyczące danych można podzielić na cztery kategorie. Pierwsza z nich to jakość i użyteczność danych. Na problem ten składają się kompletność, znaczenie, czasowość oraz dokładność danych.

Drugą kategorią są standardy danych. Dane gromadzone przez administrację publiczną są podstawą przeprowadzenia jej informatyzacji. Niestety, często różne urzędy, a nawet różne działy tego samego urzędu, zbierają i zapisują dane w odmienny sposób, często je duplikując. Brak standardów danych powoduje powstawanie poważnych barier utrudniających skuteczne użytkowanie posiadanych zasobów informacyjnych.

Trzecia kwestia to metadane (informacje o danych). Zagadnienia związane z tym problemem obejmują historię zbioru danych, informacje na temat jak zmieniała się jego struktura oraz informacje uzasadniające te zmiany.

Ostatnią kategorią jest wiedza na temat programów oraz procesów, w których dane są generowane i używane. Wiedza ta nie jest przeważnie nigdzie zapisana i wynika z wieloletniego doświadczenia w pracy z danym zbiorem. Aby uniknąć problemów związanych ze złą interpretacją danych, ważne jest wprowadzenie do projektu osób, które od lat, na co dzień, pracują z tymi danymi.

Sektor prywatny a publiczny

Organizacje z sektora prywatnego od dawna zdają sobie sprawę z wartości danych. Jednak wartość danych w administracji publicznej jest jeszcze większa. Organizacje publiczne mają większy wolumen danych, a co za tym idzie wymagają bardziej skomplikowanego procesu integracji. Zatem jakość danych w sektorze publicznym powinna być dużo większa niż w sektorze prywatnym. Duża ilość przetwarzanych danych wymaga również szeroko pojętego systemu do ich zarządzania.

Zdaniem firmy konsultingowej Infovide, ok. 2% rekordów z informacjami teleadresowymi klientów co miesiąc staje się bezużyteczne. Dzieje się tak z powodu ludzkich czynników, takich jak śmierć, małżeństwa, rozwody czy przeprowadzki klientów lub z powodu błędów przy ręcznym wpisywaniu danych. Ponieważ takie dane są podstawą działania wielu jednostek organizacyjnych w administracji publicznej, muszą być one zawsze spójne i aktualne. Z tego właśnie powodu jednostki publiczne potrzebują szeroko pojętego systemu do zarządzania danymi. Niezastosowanie takiego rozwiązania i niezwrócenie uwagi na problem jakości danych może mieć poważne i kosztowne w skutkach konsekwencje, a także prowadzić, podobnie jak w przypadku sektora prywatnego, do poważnego zmniejszenia zwrotu z inwestycji.

Sytuacja w Polsce

Z raportu Infovide o strategicznych zasobach informacyjnych państwa wynika, że jakość danych w administracji publicznej w Polsce jest niska.

Raport ten posuwa się nawet do stwierdzenia, że "Polska spychana jest na margines światowego społeczeństwa informacyjnego". Problem danych nie ogranicza się jednak tylko do Polski, jest to problem, z którym mierzyły się, lub nadal mierzą, administracje publiczne na całym świecie.

Często posiadane dane nie są kompletne, a jeżeli już istnieją w jednym rejestrze, to często okazują się niezgodne z innymi. Skutków takiej sytuacji nie trzeba daleko szukać, sztandarowymi już przykładami stały się wdrożenia systemu KSI ZUS oraz CEPiK.

Powodów takiego stanu jest wiele, m.in. brak integracji między systemami, a co za tym idzie bardzo wysoki poziom wykorzystania papierowej formy dokumentów. Administracja traktuje obywatela jako wygodny interfejs do przekazywania między sobą kilometrów papierzysk. Takie dokumenty zaś bywają często obarczone błędami i pomyłkami.

Na problem jakości danych w administracji publicznej należy zwrócić uwagę szczególnie teraz, w świetle prac nad budową Schengeńskiego Systemu Informacyjnego (SIS II). Z tegorocznego raportu Wspólnej Władzy Nadzorczej Schengen (Joint Supervisory Authority of Schengen) wynika, że w wielu krajach członkowskich ponad 30% danych dotyczących spraw imigracyjnych jest albo błędne albo przestarzałe. Mimo że raport ten nie wymienia żadnych krajów członkowskich z nazwy, nie trudno się domyśleć, że dotyczy on głównie nowych członków, w tym także Polski.

Co z tego wynika?

Dobre dane można uzyskać poprawnie przeprowadzając implementacje systemu zintegrowanego typu ERP czy CRM. Jest to jednak bardzo kosztowny proces i często prowadzi do głęboko idących zmian w organizacji. Dużo tańszym i mniej inwazyjnym sposobem jest wprowadzenie systemu integracji danych typu middleware. Rozwiązanie takie pozwala na zwiększenie jakości danych bez potrzeby wdrażania strukturalnych zmian w organizacji.

Niezależnie od tego, czy chodzi o wdrożenie systemu typu CRM czy ERP, zmianę istniejącego rozwiązania, czy po prostu usprawnienie działania organizacji, dobre dane powinny być priorytetem. Podczas integracji danych można spodziewać się problemów. Nie da się ich uniknąć, a co więcej, nie powinno się unikać. Próba zignorowania tej sytuacji, czy udania, że problem nie istnieje, doprowadzić może do katastrofalnych w skutkach decyzji strategicznych lub projektowych. W celu rozwiązania tego problemu najpierw należy dostrzec jego istnienie, zrozumieć jego powody oraz genezę, a następnie odpowiednio zmienić własne procesy biznesowe i zastosować narzędzie automatyzujące integrację danych.

Koszt przeprowadzenia takiego procesu może wydawać się wysoki. Jest on jednak znikomy, biorąc pod uwagę problemy wypływające z błędnych danych, opóźnienia w realizacji projektów i koszty z nimi związane.

Olgierd Kobyliński i Wiktor Komorniczak prowadzą serwishttp://www.DobreDane.pl

<b style="color:red;">Po więcej informacji o projektach e-government i rozwiązaniach IT wykorzystywanych w administracji publicznej zapraszamy do centrum wiedzyhttp://gov.computerworld.pl #