Fiszki w urzędzie

Z dr. Tadeuszem Wojewódzkim, dyrektorem Ośrodka Informatyki Terenowego Banku Danych w Gdańsku, rozmawia Andrzej Gontarz.

Z dr. Tadeuszem Wojewódzkim, dyrektorem Ośrodka Informatyki Terenowego Banku Danych w Gdańsku, rozmawia Andrzej Gontarz.

Kieruje Pan zespołem, który wdraża w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim system zarządzania wiedzą. Na czym polega istota tego projektu? Samo to pojęcie jest dzisiaj mało precyzyjne. Tak samo do narzędzi informatycznych służących zarządzaniu wiedzą zalicza się najróżniejsze rozwiązania. Wśród nich jest często wymieniany system elektronicznego obiegu dokumentów. Wiele urzędów w Polsce ma już lub wdraża takie systemy. Czy w Państwa przypadku chodzi o podobne działania, czy też proponujecie inne jakościowo podejście?

Przygotowywany pod moim kierownictwem system zarządzania wiedzą w sektorze publicznym nie jest rozwiązaniem cząstkowym, dotyczącym tylko wybiórczego fragmentu usług. Nie mylimy zarządzania wiedzą (Knowledge Management) z obiegiem dokumentów i nie tylko o obieg dokumentów nam chodzi, aczkolwiek i on jest również w obszarze naszych zainteresowań. Zespoły pracownicze zajmujące się misją urzędów (chodzi o administrację rządową i samorządową), analizujące np. priorytety odbiorców usług sektora publicznego - powinny analizować dokumenty docierające do urzędów także pod kątem hierarchii zmieniających się potrzeb społecznych i adekwatności do nich misji urzędu. Misja urzędu powinna być sformułowana tak, aby była zbieżna z aktualnymi potrzebami obywateli, inaczej nie zyska społecznej akceptacji. Do tego potrzebna jest wiedza, którą można uzyskać m.in. z dodatkowej analizy dokumentów.

Czy tworzony w urzędzie system zarządzania wiedzą ma służyć tylko urzędnikom, czy też będą mogli korzystać z niego obywatele?

dr Tadeusz WojewódzkiOdbiorców naszego systemu widzimy wśród wielu grup. Chcemy, aby ze zgromadzonych w nim zasobów wiedzy mogli korzystać ci, którzy poszukują rzetelnej, profesjonalnej, kwalifikowanej informacji oraz wiedzy na temat działania administracji publicznej. Mogą to być nie tylko urzędnicy, ale też np. dziennikarze, nauczyciele, przedstawiciele świata nauki.

Jakiego rodzaju wiedzę będzie można znaleźć w Waszym systemie?

Chodzi nam o przekazywanie wiedzy, która rodzi się na stanowiskach pracy, w trakcie codziennych, zawodowych działań urzędników, wiedzy interdyscyplinarnej, wyniesionej z praktycznych prób realizacji często bardzo skomplikowanych zadań, a więc takiej, która nie jest ujęta w teoretycznych, naukowych opracowaniach dotyczących administracji, zarządzania państwem.

Sądzi Pan, że urzędnicy będą chcieli dzielić się tą wiedzą z innymi?

To jest największy problem. Nie tylko zresztą u nas, ale całej nauki o zarządzaniu wiedzą - jak motywować pracowników do dzielenia się swoją, często unikalną wiedzą z innymi.

Chcemy zacząć od tworzenia wśród urzędników nawyków dzielenia się wiedzą. Na przykład, jeżeli ktoś był na ciekawej konferencji i przywiózł z niej materiały, to niech nie chowa ich do szafy, lecz udostępni innym w sieci. W zamian może dostać dostęp do innych, równie ciekawych materiałów z konferencji, na którą nie mógł pojechać. Inna sprawa: ludzie często poszukują wciąż tych samych informacji. Kiedy akurat są potrzebne, nie wiadomo gdzie się znajdują. Jeżeli każdy będzie wprowadzał takie potrzebne na okrągło do pracy informacje do wspólnych zasobów, to potem będzie tracił mniej czasu na ich poszukiwanie, gdy akurat będą mu potrzebne.

Jakich narzędzi informatycznych zamierzacie użyć do tworzenia ogólnie dostępnych baz wiedzy?

Trzeba wykorzystać naturalne odruchy, naturalne skłonności, które występują przy przyswajaniu wiedzy. Na przykład, podkreślamy na kolorowo najważniejsze rzeczy w tekście, robimy notatki na marginesach w trakcie lektury, rysujemy schematy dla zobrazowania i tym samym lepszego zrozumienia poznawanego problemu. Trzeba to wszystko zachować, tylko przenieść do systemu informatycznego. Opracowaliśmy specjalne, umożliwiające to rozwiązania. Nasz system daje możliwość tworzenia fiszek elektronicznych, tak jak to robiono od wieków w środowisku naukowym. Nazywamy go nawet Fiszkowym Systemem Zarządzania Wiedzą.

Już dzisiaj jesteśmy przygotowani do tworzenia tzw. map wiedzy. Umiemy przekształcać zespoły pracujące w tradycyjnych strukturach pionowych w zespoły projektowe o macierzowej strukturze, podejmujące interdyscyplinarne problemy typowe dla administracji zarówno w sferze samorządowej, jak i rządowej - bez naruszania zastanych systemów obiegu informacji czy obiegu dokumentów oraz bez generowania jakichkolwiek kosztów, poza kosztami szkolenia. Dysponujemy także prostym, ale skutecznym systemem infobrokerskim pozwalającym zaopatrywać wspólnoty praktyków (także pracowników administracji) w inicjowane drzewa wiedzy, których podstawową składową są porcje wiedzy (analogicznie do porcji informacji - bitu) - w postaci fiszek. Nasze rozwiązania mają od strony technologicznej otwarty charakter - mogą funkcjonować na dowolnej platformie informatycznej. System pomyślany jest tak, że umożliwia kontrolę jakości pracy nawet na stanowiskach komputerowych nietworzących jakiejkolwiek sieci.

Z jakich środków jest finansowane przedsięwzięcie, o którym rozmawiamy?

Na nasz projekt nie ma specjalnych, osobnych funduszy. System opracowywany jest przez osoby zatrudnione w urzędzie (głównie w Ośrodku Informatyki TBD, którym kieruję) w ramach ich codziennych zadań. Zasadnicza część pracy wykonywana jest społecznie, w czasie wolnym - z pobudek społecznikowskich, osobistej pasji, zainteresowań. Realizacja projektu nie generuje więc żadnych dodatkowych publicznych kosztów, a stwarza szansę optymalizacji działalności sektora usług publicznych. Mam nadzieję, że efekty naszych prac pozwolą nam pozyskać sojuszników i znaleźć środki finansowe na zrealizowanie w pełni naszego zamierzenia.