Dane jak na dłoni

Crystal Enterprise stanowi klucz do systemu Business Intelligence w spółkach Fiat Ubezpieczenia.

Crystal Enterprise stanowi klucz do systemu Business Intelligence w spółkach Fiat Ubezpieczenia.

Spółki Fiat Ubezpieczenia to działające od pięciu lat na polskim rynku ubezpieczeń towarzystwo Fiat Ubezpieczenia Majątkowe SA oraz działające dwukrotnie dłużej Fiat Ubezpieczenie Życiowe SA. Niewielka (pomijając nawet polskie standardy branży ubezpieczeniowej) organizacja nie stworzyła własnej rozbudowanej sieci sprzedaży, lecz współpracuje z różnymi podmiotami, dla których jest jednym z wielu partnerów. Dzięki temu może pochwalić się aż 2 mln zł przychodów w przeliczeniu na jednego pracownika. To dobra egzemplifikacja teorii, że przy dobrym pomyśle na ubezpieczenia wystarczy prezes i sekretarka, resztę można oddać w outsourcing.

W praktyce okazało się jednak, że do udanej realizacji takiego pomysłu niezbędny jest jeszcze system informatyczny. Zatrudniające łącznie ok. 50 pracowników (w tym 5 informatyków) firmy korzystają z unikalnego na polskim rynku ubezpieczeniowym, działającego w trybie online, systemu informatycznego obsługującego - z uwzględnieniem odpowiednich różnic - obydwa sterowane inną logiką biznesową towarzystwa.

Centralny System Obsługi Ubezpieczeń (CSOU) umożliwia towarzystwom przede wszystkim skuteczne zarządzanie siecią sprzedaży, szybkie definiowanie i udostępnianie dla wydzielonych kanałów sieci sprzedaży nowych produktów ubezpieczeniowych (w tym także ich natychmiastowe wycofanie z oferty). Obsługuje również wszelkie rozrachunki z klientami i pośrednikami oraz rejestruje proces likwidacji szkód. Znajduje się w nim komplet informacji na temat działalności ubezpieczeniowej. Zwieńczeniem CSOU jest system zarządzania i dystrybucji raportów. Towarzystwa Fiata postawiły na technologię Crystal Enterprise.

Samodzielny raport

Architektura rozwiązaniaW związku z przyjętą architekturą CSOU (praca w trybie online) należało dążyć do ograniczania konieczności tworzenia informacji zagregowanych. System oferuje najprostsze raporty, niezaspokajające jednak potrzeb informacyjnych kadry kierowniczej i zarządów obu towarzystw. Informacje tego typu mogły zadowolić w ograniczonym zakresie jedynie użytkowników nadzorujących proces sprzedaży.

"CSOU przekazuje automatycznie okresowe raporty zbiorcze do osób zarządzających poszczególnymi węzłami sieci sprzedaży. Jednak kierownictwa obu towarzystw potrzebowały większej ilości zagregowanych informacji, niezbędnych do zarządzania firmą" - mówi Tomasz Wilczek, dyrektor Biura Informatyki i Telekomunikacji, które obsługuje oba towarzystwa Fiata. Dlatego zdecydowano się na wykorzystanie technologii Crystal Enterprise oferowanej przez Business Object (która przejęła na początku stycznia br. firmę Crystal Decisions).

Raporty tworzone są na podstawie informacji dostępnych bezpośrednio z CSOU oraz danych gromadzonych w hurtowniach (które są zasilane danymi pochodzącymi z CSOU oraz z systemu finansowo-księgowego).

Na decyzję o wyborze Crystal Enterprise wpłynął m.in. fakt wyjątkowej prostoty obsługi systemu. Informacje udostępniane są w firmowym intranecie z wykorzystaniem standardowej przeglądarki stron WWW, przez którą dostępny jest interfejs użytkownika, tzw. e-Portfolio. Z tego poziomu, po krótkim szkoleniu, wszyscy użytkownicy w dużym stopniu samodzielnie obsługują wykonywanie raportów, przeglądają je, a także zarządzają zawartością folderów z raportami. Przy okazji warto dodać, że równie prosty (i chwalony przez informatyków Biura Informatyki i Telekomunikacji) jest interfejs administracyjny, który również za pośrednictwem przeglądarki pozwala zarządzać użytkownikami, ich uprawnieniami i raportami.

Łatwość obsługi pozwalająca na dużą samodzielność użytkowników jest niezwykle istotna w organizacji zatrudniającej 5 informatyków. "Nie możemy za każdym razem przygotowywać nowych raportów. Nie starczyłoby nam czasu na inne zadania" - mówi Tomasz Wilczek. Użytkownicy końcowi mogą wyciągać (drill down) dane ukryte w raportach, sortować i filtrować informacje, odświeżać raporty, dodawać komentarze i prowadzić pogrupowane w wątki dyskusje.

Według potrzeb

System pozwala zaspokoić zapotrzebowanie na odpowiednio zagregowane informacje wszystkich grup w organizacji - dodatkowo udostępniane w oczekiwanym przez zamawiającego formacie. Pracownicy biur merytorycznych zainteresowani byli przede wszystkim raportami szczegółowymi dotyczącymi historii danego "podmiotu" czy "przedmiotu", tj. sprzedawcy, polisy czy obsługi. Potrzebowali również zestawień zarządczych dotyczących np. struktury procentowej przydzielonych operatorom roszczeń do obsługi czy wykazu wniosków oczekujących na obsługę.

Z kolei kadra kierownicza oczekuje raportów na temat struktury sprzedaży - to np. sprzedaż określonych typów produktów w danym kanale sprzedaży - czy analizy szkodowości w poszczególnych obszarach geograficznych dla określonych rodzajów ryzyka. Raporty służą im jako podstawa do modyfikowania taryf ubezpieczeniowych.

Zarząd potrzebował także informacji umożliwiających podejmowanie decyzji o charakterze strategicznym, najbardziej ogólnych raportów i zestawień zarządczych.

Crystal Enterprise pozwala przy tym na ograniczenie liczby opracowywanych raportów. "Przy użyciu narzędzi Crystal Enterprise można stosunkowo szybko przygotować raport, który w zależności od pozycji użytkownika w organizacji, dla którego jest przeznaczony, będzie inaczej pokazywać dane. Ten sam raport może pokazywać agregat danych albo informacje szczegółowe, ponieważ agregowanie informacji odbywa się na poziomie raportu" - tłumaczy Tomasz Wilczek.

Skarb w pliku

Raporty dostępne są wyłącznie w firmowym intranecie. Nie wyklucza to jednak ich dystrybucji.

Można je przekazywać zainteresowanym w postaci plików przesyłanych pocztą elektroniczną. Przy użyciu Crystal Enterprise można raporty drukować lub eksportować w wielu formatach, m.in. PDF, Excel i Word.

Fiat stawia na technologię PDF. "W odróżnieniu od Worda czy Excela, w których bardzo łatwo zmienić informację i otrzymać nieprawdziwe wyniki, PDF pozwala na dystrybuowanie do wszystkich zainteresowanych jednolitych danych" - tłumaczy Tomasz Wilczek.

Wbudowane w system mechanizmy dystrybucyjne informują użytkowników w przypadku pojawienia się krytycznych informacji. Mogą być one dostarczane za pośrednictwem poczty elektronicznej lub portalu. W towarzystwach Fiata mechanizm ten wykorzystywany jest m.in. do informowania o niepokojącym spiętrzeniu zapytań przychodzących z sieci sprzedaży.