Od projektu do serwisu

Specyfiką działalności Fabryki Kotłów Rafako jest wytwarzanie silnie zindywidualizowanych produktów o znacznej wartości. To wyznaczyło drogę rozwoju systemów IT w tym przedsiębiorstwie.

Specyfiką działalności Fabryki Kotłów Rafako jest wytwarzanie silnie zindywidualizowanych produktów o znacznej wartości. To wyznaczyło drogę rozwoju systemów IT w tym przedsiębiorstwie.

Ta specyfika oznacza, że oprócz typowych dla dużych zakładów przemysłowych systemów IT w Rafako dużą rolę odgrywają systemy projektowe CAD wraz z narzędziami zarządzania dokumentami projektowymi. Jest to bowiem firma inżynieryno-produkcyjna, posiadająca własne Biuro Projektowo-Konstrukcyjne (to największy w Polsce producent kotłów energetycznych i przemysłowych oraz urządzeń ochrony środowiska). Projekty realizowane w Rafako trwają od 6 miesięcy do 3 lat, co oznacza, że kluczowym czynnikiem sukcesu firmy jest umiejętne zarządzanie realizowanymi projektami (których w ciągu roku jest aż ok. 600).

W 1998 r. w firmie pojawił się nowy zarząd pragnący uczynić z informatyki jeden z mechanizmów rozwoju przedsiębiorstwa. "Dzięki temu weszliśmy na dość wysoki poziom stosowanych rozwiązań informatycznych i teraz chodzi o to, by ten poziom utrzymać" - mówi Bożena Małczak-Koziarska, kierownik Działu Informatyki i Doskonalenia Procesów. Wówczas zdecydowano się na wdrożenie systemu Baan, który bardzo dobrze spełniał swoje zadanie w obsłudze produkcji wyrobów na indywidualne zamówienie.

Bożena Małczak-Koziarska, kierownik Działu Informatyki i Doskonalenia ProcesówZakład uległ istotnej restrukturyzacji, która doprowadziła do obecnej bardzo dobrej sytuacji finansowej. Zatrudnienie spadło z 2500 do 1500 pracowników, w czym informatyka miała swój udział. "Także personalny, bowiem zatrudnienie w moim dziale spadło o jedną trzecią" - twierdzi Bożena Małczak-Koziarska. Ci, którzy zostali, musieli podnieść swoje kwalifikacje i rozszerzyć zakres realizowanych zadań. Redukcja personelu przy jednoczesnym rozroście infrastruktury informatycznej była możliwa dzięki przekazaniu niektórych zadań (np. programowania) podmiotom zewnętrznym oraz wprowadzaniu rozwiązań automatyzujących czynności rutynowe. "Oczywiście zdarza nam się czasem «posiedzieć» w pracy. Ale mamy świadomość tego, że dział IT pełni dla firmy funkcje usługowe, a w końcu jest ona naszym żywicielem" - mówi Bożena Małczak-Koziarska.

Jednym z priorytetów było tutaj stworzenie takich rozwiązań, które pozwoliłyby na jak najszybsze przygotowanie dokumentacji ofertowej, co oznacza błyskawiczne odpowiadanie na zainteresowanie rynku i uzyskanie w ten sposób przewagi konkurencyjnej. Tutaj kluczową rolę odgrywa powiązanie ze sobą tych poszczególnych systemów.

"Integracja cały czas trwa, bo nie jest to projekt, który można by zwyczajnie zakończyć. Jest ona potrzebna, bowiem nie ma idealnych systemów, są tylko najlepsze rozwiązania dziedzinowe" - mówi Bożena Małczak-Koziarska. Te zaś trzeba ze sobą łączyć, co, jak przyznaje Bożena Małczak-Koziarska, nie zawsze jest łatwym zadaniem, ale nigdy nie jest tak, by jakiegoś systemu w ogóle nie dało się połączyć z pozostałymi.

Największe problemy sprawiła integracja systemu ERP Baan z systemem obiegu dokumentów. "Łatwo powiedzieć, żeby wysłanie zamówienia w systemie obiegu dokumentów generowało odpowiednie zlecenie w Baanie. Trudniej to zrobić. Stworzenie z tych dwóch środowisk jednolitego systemu to praca na lata" - uważa Bożena Małczak-Koziarska. Potrzebna była tutaj migracja do bazy danych DB/2 w Baan, z czym nie poradził sobie polski oddział IBM, mimo wsparcia ze strony zagranicznych konsultantów. Z odsieczą przyszedł dopiero poznański Talex. "Jeśli idzie o profesjonalizm działających na naszym rynku firm IT, nie widzę jakiejś rewolucji w ostatnich latach. Nadal jest wielu tzw. obiecywaczy, choć trafiają się grupy ludzi znakomitych, dobrze rozumiejących, że celem powinno być wykonanie określonych zadań" - wyjaśnia Bożena Małczak-Koziarska.

"Chwilowych pomysłów z reguły nie realizujemy, bo to byłoby niepotrzebnym rozpraszaniem sił i środków. Zawsze patrzę sceptycznie na pomysły cudownego rozwiązania istniejących problemów poprzez zakup takiego czy innego rozwiązania. Znacznie lepiej dbać o sprawy podstawowe, np. o jakość gromadzonych danych" - uważa Bożena Małczak-Koziarska. Ostatnio Rafako zainwestowało w system filtrowania treści internetowych. "To inwestycja, której należałoby dokonać prędzej czy później. Nasi pracownicy coraz intensywniej korzystają z Internetu, a to rodzi problemy m.in. ze spamem. W jego efekcie następuje dekoncentracja pracowników, niepotrzebne obciążanie serwera pocztowego a, co może najważniejsze, pracownicy niepotrzebnie angażują uwagę informatyków" - wyjaśnia Bożena Małczak-Koziarska. Obecnie trwają też przymiarki do wdrożenia kwalifikowanego e-podpisu, przede wszystkim w wymianie dokumentacji w postaci elektronicznej z podmiotami zewnętrznymi, gdzie potrzebna jest forma pisemnego poświadczenia.