Proces budowy skomplikowanego rozwiązania IT jest działaniem złożonym i wieloetapowym. W wielu przypadkach wymaga zakupu, instalacji i uruchomienia infrastruktury oraz opracowania, testowania i wdrożenia oprogramowania, a także szkolenia pracowników. Instytucje z sektora publicznego są przy tym ograniczone przez ustawę o zamówieniach publicznych, a to sprawia, że cały proces znacznie się wydłuża, tracąc przy tym elastyczność, właściwą dla nowoczesnych wdrożeń. Podstawowym problemem dla IT z sektora publicznego nie jest sama procedura prawna, ale ograniczenie zmian, które ta wywołuje.

Przetarg i wyzwanie elastyczności

Gdy instytucja z sektora publicznego przystępuje do wdrożenia niezbędnego rozwiązania, jest zobowiązana do ogłoszenia i rozstrzygnięcia przetargu. Na tym etapie musi być już opracowany budżet, zakres działania, czas i kryteria jakościowe produktów – późniejsze zmiany są trudne i czasochłonne. Niestety z drugiej strony często mamy do czynienia ze zmianą potrzeb biznesowych, którym ma służyć dane wdrożenie. W organizacjach komercyjnych odbywa się wtedy zmiana w projekcie, zatwierdzana przez biznes i wykonawców. Tymczasem w sektorze publicznym, w rozpoczętym procesie niewiele można zmienić. Organizacja staje zatem za każdym razem przed poważnym wyzwaniem – jak przygotować projekt, by późniejsze zmiany potrzeb nie powodowały dalszej pętli poprawek, które wymagałyby kolejnych zamówień.

Zobacz również:

• 5 praktycznych powodów, dla których warto wdrożyć Zero Trust

Krzysztof Turek, zastępca dyrektora Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości mówi: „Przy wdrożeniu musimy od początku zdefiniować zakres działania, budżet, czas i kryteria jakościowe dla produktów, a następnie przeprowadzić postępowanie przetargowe. W momencie realizacji projektu (w wyniku rozstrzygniętego postępowania przetargowego) nie mamy już możliwości zmian tych parametrów. W biznesie dla każdego projektu jest założony pewien poziom tolerancji i w ramach tego poziomu zmiany są możliwe. My takiej elastyczności nie mamy. Jest to poważne ograniczenie, zwłaszcza gdy zmienią się wymagania biznesowe, być może spowodowane przez zmiany w przepisach prawa”.

Sześć miesięcy opóźnienia

Proces inwestycji w sektorze publicznym jest najeżony pułapkami, jedną z nich jest opóźnienie działania spowodowane wszystkimi procedurami. W praktyce oznacza to, że plan całego przedsięwzięcia musi uwzględnić nie tylko fakt „utwardzenia” kryteriów i trudności późniejszych zmian, ale także przesunięcie w czasie związane na przykład z opóźnieniem w rozstrzygnięciu przetargu spowodowane odwołaniami wykonawców np. do opisu przedmiotu zamówienia. W świecie IT pół roku lub rok to dość długi czas i naturalne zjawiska, takie jak zmiany technologii przetwarzania danych zaczynają mieć wpływ na proces inwestycyjny. Szczególnie silnie dotyczy to urządzeń mobilnych (powstają nowe generacje telefonów, tabletów i laptopów), ale wpływ ten zaznacza się również w dziedzinie usług infrastrukturalnych i technologii przetwarzania danych.

Krzysztof Turek wyjaśnia: „Procedura udzielenia zamówienia publicznego trwa od opublikowania Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia zawierającej m.in. opis przedmiotu zamówienia oraz warunki jego realizacji przez wyłonienie zwycięzcy do zawarcia z nim wiążącej umowy. Uwzględniając środki odwoławcze, proces ten trwa niekiedy dłużej niż pół roku. Gdy zwycięska oferta jest już znana, mamy zatwierdzony budżet, zakres, czas i kryteria jakościowe produktów, ale podczas organizacji i rozstrzygania przetargu mogą zmienić się założenia biznesowe – niemal zawsze się zmieniają. Nie mamy elastyczności w zmianie tych parametrów, a to niesie ze sobą konieczność wprowadzania zmian i rozpisywania nowych przetargów zgodnie z procedurą. To z kolei się przekłada na sprawność inwestycji: od 10 lat pracuję w Ministerstwie Sprawiedliwości i tylko nieliczne projekty IT, zostały zrealizowane zgodnie z pierwotnymi założeniami. To pokazuje, że biznes oczekuje, a nawet wymaga od IT elastyczności”.

Własna platforma

Niekiedy jedynym rozwiązaniem, które umożliwi ominięcie części problemów organizacyjnych w przyszłych zamówieniach, jest opracowanie, zbudowanie i wdrożenie własnej platformy technologicznej. W Departamencie Informatyzacji i Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości taka platforma już została opracowana i w części wdrożona, dzięki czemu wszystkie nowe rozwiązania będą budowane wyłącznie z wykorzystaniem najważniejszych elementów dostarczanych przez departament informatyki, a nie dostawców. Tak więc rozdzielono dostarczanie aplikacji od budowy usług infrastrukturalnych i samej infrastruktury z nią związanej.

Wprowadzenie wymagań związanych z platformą obsługiwaną przez IT niesie ze sobą ryzyko związane z przenoszeniem odpowiedzialności za niedostateczną wydajność aplikacji na tej platformie. Z tym również musi sobie poradzić departament informatyki.

Krzysztof Turek zauważa: „Jednym z zagrożeń, z którymi musimy się liczyć przy wykorzystywaniu własnej platformy, są zarzuty dostawców aplikacji związane z rzekomo niedostateczną wydajnością naszego sprzętu i oprogramowania. W ten sposób niektórzy dostawcy być może chcą tuszować błędy lub niedoróbki oprogramowania. Dzięki temu, że znamy dobrze naszą platformę, większość z tych zarzutów możemy obalić od razu. W przyszłości będziemy mieli w zanadrzu także bardzo ważne narzędzie – profiler, który będzie niezależnym miernikiem wydajności aplikacji widzianej z perspektywy użytkownika końcowego”.