Biznes decyduje o inwestycjach w IT

Decyzje dotyczące projektów IT coraz częściej podejmują kierownicy działów biznesowych, bezpośredni beneficjenci wdrożeń. Rolą CIO jest wsparcie merytoryczne realizacji projektu.

Biznes aktywnie angażuje się już nie tylko w strategiczne projekty informatyczne. Coraz częściej przedstawiciele pionów biznesowych są stroną w negocjacjach zakresu i warunków wdrożenia rozwiązań informatycznych. Dotyczy to także projektów o mniejszej skali.

Potwierdzają to działający na polskim rynku dostawcy rozwiązań teleinformatycznych. "Dyrektorzy ds. informatyki mają mniejsze niż w przeszłości możliwości inicjowania projektów. Budżety na projekty IT coraz częściej znajdują się w rękach ich kolegów zarządzających biznesem. W gestii szefów IT pozostają najczęściej tylko budżety utrzymaniowe, które są nieustannie zmniejszane" - mówi Andrzej Gibas, dyrektor sprzedaży technologii do klientów strategicznych w Oracle Polska. Jego zdaniem, na zmiany w procesach podejmowania decyzji w organizacjach sektora publicznego wpłynęła przede wszystkim dostępność środków z funduszy UE. Z kolei w sektorze komercyjnym procesy decyzyjne zmieniły się głównie na skutek spowodowanych trudną sytuacją gospodarczą dążeń do cięcia kosztów.

Wnioski wyciągnięte z działań w trudniejszych czasach są obecnie wykorzystywane na szeroką skalę - podczas negocjacji warunków wdrożenia dominują argumenty kwotowe i funkcjonalne. "Klienci nie kupują dziś technologii, jeśli nie potrafią wyliczyć korzyści biznesowych, które przyniesie firmie. Kupujący chcą mieć czarno na białym wyliczone, w jaki sposób konkretne rozwiązania przekładają się na biznes: czy przyniosą oszczędności, czy pozwolą na uniknięcie kosztów, czy też zwiększą możliwości biznesowe" - uważa Łukasz Sadalski, Strategic Account Sales Manager w firmie Hitachi Data Systems Polska.

Zwiększa się także przejrzystość procesów zakupowych, które muszą stać się bardziej uporządkowane i ustandaryzowane, m.in. przez wzgląd na zaangażowanie większej liczby osób. "Standaryzacja otwiera drogę do porównywalności ofert. Rolą IT jest wybranie ofert, które spełniają wszystkie wymagania biznesowe i informatyczne, a także strategiczne, jeśli chodzi o poziom i doświadczenie rynkowe dostawcy. Decyzje finansowe pozostają w kompetencjach działów biznesowych, przy czym finalizacja umowy jest coraz częściej w gestii zarządu" - uważa Łukasz Sadalski. Według niego, zaangażowanie zarządu pośrednio przekłada się na wydłużenie procesu decyzyjnego.

Zmienia się także sposób prowadzenia negocjacji. Rozmawiając bezpośrednio z działami biznesowymi, dostawcy rozwiązań IT muszą wykorzystywać przede wszystkim argumenty przeliczalne na pieniądze. Przewidywane zwroty z inwestycji powinny być jednak liczone w miesiącach, a nie w latach. Nie bez znaczenia pozostają potencjalne, potwierdzone w praktyce u innych klientów, korzyści wynikające z wdrożenia konkretnych rozwiązań.

Biznes szuka partnera

"Klienci przed podjęciem decyzji o inwestycji w aplikacje biznesowe starają się precyzyjnie określić korzyści i cele projektu, a od dostawców oczekują analizy przedstawiającej zasadność biznesową projektu. Biznes jest na pierwszym planie" - mówi Paweł Jędrusik, dyrektor sprzedaży SAP Polska. Obok kwestii ceny najważniejszymi argumentami stają się typowe argumenty biznesowe: okres zwrotu z inwestycji, całkowity koszt posiadania rozwiązania i potencjał dla rozwoju biznesu oraz wpływ projektu na sprawność procesów biznesowych i efektywność firmy w konkretnych obszarach działalności. Na dalszy plan schodzą natomiast aspekty technologiczne.

W wielu firmach CIO nadal dysponuje własnym budżetem, ale pieczę nad jego realizacją coraz częściej sprawuje dział finansowy. Zasadniczo niezmienna pozostaje jednak rola CIO w kontekście wsparcia merytorycznego, doradztwa, a także bieżącego przygotowania i wspierania projektów wdrożeniowych. Dyrektor ds. IT musi jednak oceniać technologie nie tylko z perspektywy środowiska informatycznego, ale również przez pryzmat celów i priorytetów biznesowych.

CIO zaangażowany

Nowe oczekiwania względem szefa IT nie muszą oznaczać marginalizacji jego roli. Praktyka pokazuje, że wychodząc z własnymi inicjatywami z pogranicza IT i biznesu, CIO może aktywnie wspierać organizację w realizacji założonych celów. "Niektórzy menedżerowie IT podejmują wyzwanie pozycjonowania swojej roli jako współtworzącego strategię przedsiębiorstwa. Wnosząc wiedzę o technologii i jednocześnie głębokie rozumienie biznesu, który jest przez nich wspierany, aspirują do pełnoprawnego współudziału przy tworzeniu strategii firmy. W ich ocenie IT może budować wartość i przewagę konkurencyjną" - twierdzi Andrzej Gibas.

W procesie planowania rozwoju korporacyjnych systemów IT wykorzystywane są różne narzędzia i metodyki pozwalające na określenie obszarów biznesowych, w których inwestycja w IT może przynieść największe korzyści biznesowe. Posiadane już rozwiązania oceniane są pod kątem ich potencjału w zakresie dalszej optymalizacji działań biznesowych. Nie zawsze jednak oznacza to wydłużenie procesów decyzyjnych. "W sytuacji, gdy biznes i decydenci na poziomie zarządu określają cele biznesowe projektów IT, to dostawca rozmawia bezpośrednio z biznesem, przez co skraca się proces podejmowania decyzji. Negocjacje stają się bardziej merytoryczne, dzięki czemu projekty IT są lepiej przygotowane i przynoszą lepsze efekty biznesowe" - uważa Paweł Jędrusik. Rolą CIO na tym etapie jest merytoryczna ocena dokonywanych inwestycji pod kątem ich zgodności ze standardami przyjętymi w organizacji i branży.