IT też potrzebuje swojego ERP

Zintegrowane systemy ERP zrewolucjonizowały zarządzanie przedsiębiorstwem. Obecnie dział IT jest jednym z ostatnich, które nie posiadają podobnych rozwiązań w swojej dziedzinie.

Jedną z najważniejszych tendencji, które dominowały w ciągu ostatnich lat, była centralizacja i konsolidacja aplikacji. Mimo wszystko, środowiska nadal są heterogeniczne i prawdopodobnie takimi pozostaną. Przyczyną, dla której środowisko IT w firmach rozwija się w tym kierunku, są korzyści biznesowe oraz stopień skomplikowania dzisiejszych aplikacji obsługujących procesy biznesowe. Mimo działań centralizacyjnych, nie wszystkie obciążenia nadają się do tego, by je wirtualizować, z kolei duże firmy znaczną część swoich danych przechowują w systemach klasy mainframe lub dużych serwerach typu UNIX. Pozostałe serwery usługowe zapewne już zostały zwirtualizowane lub firmy właśnie podejmują działania w tym celu, pojawia się także możliwość wykorzystania zewnętrznej infrastruktury w modelu usługowym. Powstałe w ten sposób środowisko charakteryzuje się dużymi zależnościami między poszczególnymi heterogenicznymi elementami i niezbędne są narzędzia, które zapewnią sprawne zarządzanie nimi. Wiąże się z tym zmiana charakteru pracy IT, by zautomatyzować zadania, które w IT wykonuje się ręcznie.

Wybór i wygodna praca

Pracownicy, którzy w życiu prywatnym korzystają z usług internetowych, są przyzwyczajeni do wyboru usług oraz możliwości korzystania z nich za pomocą dostępnych urządzeń. W życiu prywatnym ludzie używają urządzeń przenośnych, takich jak: smartfony, laptopy, tablety i netbooki, a wybór sposobu dostępu do informacji jest dla nich czymś zupełnie naturalnym.

"Osoba przyzwyczajona do wyboru zarówno urządzeń, z których może skorzystać, jak i aplikacji, z którymi pracuje, nie będzie się czuła komfortowo w środowisku, gdzie narzucono duże ograniczenia. Wiąże się z tym niska produktywność pracowników. Konsumeryzacja IT wraz z prawdziwą eksplozją rozpowszechnienia urządzeń przenośnych wymaga wprowadzenia nowych sposobów dostarczenia firmowych aplikacji. To z kolei wymusi bardzo szybką zmianę procesów biznesowych, także w IT. Do 2014 roku 92% firm obsłuży opcję BYOD (Bring Your Own Device)" - mówi Paul Avenant, prezes działu Enterprise Service Management w firmie BMC.

Automatyzacja IT

Użytkownicy przyzwyczajeni do szybkości dostarczenia potrzebnych zasobów w usługach przeznaczonych dla końcowego odbiorcy będą oczekiwali tego od korporacyjnego działu IT. Tymczasem w silosowym modelu zarządzania przedsiębiorstwem proces dostarczenia nowego serwera może trwać nawet do dwóch tygodni. Na ten czas składają się: proces formalnego złożenia wniosku, jego akceptacja, przeksięgowanie środków z zasobów budżetowych na potrzeby konkretnego projektu, zamówienie i dostarczenie serwerów, instalacja oprogramowania i przekazanie systemu dla odbiorcy. Wbrew pozorom, wdrożenie wirtualizacji nie powoduje automatycznie rozwiązania problemu.
Według Paula Avenanta: "Większość czasu poświęconego na uruchamianie usług IT traci się na procesy związane z zatwierdzaniem poszczególnych kroków oraz przekazywaniem dokumentów między krokami procedury obejmującymi różne działy. Wirtualizacja przyspiesza ten proces, ale nadal większość problemów dotyczy ręcznego przekazywania informacji między silosami. Stąd wynika potrzeba działu IT związana automatyzacją zadań".

Gdy IT stanie się brokerem usług

Przedsiębiorstwa zaczynają korzystać z usług w modelu cloud computing, a zatem z typowego usługodawcy stają się brokerem usług dostarczanych przez różne podmioty. Mało który dział IT jest do tego solidnie przygotowany, zazwyczaj kłopoty zaczynają się w chwili pierwszych problemów z działaniem usługi.

Przy zamawianiu usługi w modelu cloud computing przedsiębiorstwo nie ma kontroli nad pracą infrastruktury usługodawcy. Gdy usługobiorcy napotkają problemy, zwrócą się z żądaniem wsparcia technicznego właśnie do działu IT, chociaż to nie IT bezpośrednio świadczy tę usługę. Połączenie potrzeb ze skomplikowaną technologią sprawia, że dzisiejsze działy IT staną przed dużym wyzwaniem.

Paul Avenant tak wyjaśnia ten problem: "Jeśli przedsiębiorstwo korzysta z kilku usługodawców, problem staje się jeszcze bardziej skomplikowany, a odpowiedzialność za funkcjonowanie wszystkich usług spada na firmowy dział IT. Ponadto właśnie IT musi umożliwić korzystanie przez pracowników z dowolnego urządzenia oraz dać takie same wrażenie jak przy usługach kierowanych do końcowego użytkownika - natychmiastowy zakup, dostępność i wybór. Konieczność wspierania rozwiązań różnych dostawców sprawia, że IT musi odgrywać rolę brokera usług. Obecnie mało który dział IT jest do tego przygotowany".

Od wyboru do realizacji

Niektóre aplikacje będzie można przenieść do usług w modelu cloud computing, ale należy przy tym spełnić wymagania związane z bezpieczeństwem danych. Chmura taka jak EC2 nie zapewni ani zgodności z przepisami, ani kontroli, więc nadaje się tylko do zadań, w których ryzyko utraty danych jest niewielkie. Ponadto chmura zewnętrzna jest opłacalna tylko przez krótki czas, dlatego jeśli projekt w zamierzeniach ma trwać dłużej, korzystniejszym wyborem jest uruchomienie go w puli własnych zasobów, uzupełniając je w szczytach obciążenia zasobami pochodzącymi z chmury publicznej. W przypadku danych szczególnego znaczenia można skorzystać z usług świadczonych przez specjalizowanych dostawców gwarantujących lepsze zabezpieczenia, niż ma większość korporacyjnych serwerowni. To jedna z decyzji, od których zależy bezpieczeństwo danych w firmie.

Jeśli organizacja ma zamiar usprawnić obszar związany z przełożeniem żądań użytkownika na zlecenia związane z infrastrukturą, musi wdrożyć odpowiednie narzędzia. Oprogramowanie to na podstawie wybranej przez biznes klasy usługi, czasu oraz kategorii przechowywanej informacji wybierze właściwe miejsce przechowywania maszyny wirtualnej związanej z aplikacją i zapewni realizację zlecenia. W tym czasie musi odbyć się sprawdzenie oraz zatwierdzenie zlecenia usługi, kontrola obecnie zużywanych zasobów, przypisanie do projektu oraz inne podobne prace, które obecnie realizuje się ręcznie. Po zakończeniu świadczenia usługi zasoby są czyszczone i zwalniane automatycznie. Od strony użytkownika wybór infrastruktury może być nieistotny, w większości przypadków wystarczy wybranie klasy usługi, od której zależą opcje dostępności, backup, zgodność z założeniami oraz koszt.

Paul Avenant wskazuje na istotne potrzeby związane ze zmianami w IT: "Ponieważ nie można wdrożyć środowiska cloud computing bez zmiany sposobu zarządzania procesami IT, należy się spodziewać radykalnych zmian w tej dziedzinie. Niezbędne będzie zintegrowane podejście do IT, podobne do tego, które tworzy nowoczesny zintegrowany system ERP w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Obecnie dział IT jest prawdopodobnie najmniej zarządzanym i zautomatyzowanym działem w całej organizacji".

Ile to kosztuje

Wprowadzenie rozliczania świadczonych usług umożliwi przedstawienie rzeczywistych kosztów realizacji danej usługi na podstawie zajętych zasobów i przeznaczonego na to czasu pracowników IT. Wynik wyliczeń przedstawia się działowi, który z danej usługi korzysta w formie rozliczenia (chargeback) lub przynajmniej informacji (showback). Dostosowanie IT do potrzeb biznesu wiąże się ze znaczącym wzrostem liczby zmian w data center, wzrostem liczby maszyn przypadających na jednego administratora oraz koniecznością reorganizacji zasobów - a za tym muszą pójść zmiany w budżecie.

Zdaniem Paula Avenanta, "Wdrożenie narzędzi automatyzujących zadania IT umożliwia przesunięcie środków wewnątrz działu IT w kierunku opracowywania wdrożeń nowych usług. Tradycyjnie zarządzane IT przeznacza około 80% budżetu na utrzymanie infrastruktury, a zaledwie 20% na nowe usługi. Modernizacja zarządzania IT umożliwi przeniesienie około 25% środków z budżetu z utrzymania usług na rzecz ich rozwoju. Z kolei biznes dostrzeże zmiany, gdyż proces uruchamiania nowego serwera na potrzeby uruchamianego projektu skróci się z 14 dni do godzin, a nawet minut".

Przykład szybkiego wdrożenia

Jednym ze sposobów przekonania biznesu oraz samego działu IT jest pokazanie osiągniętych wyników we wdrożeniu w podobnej organizacji, a następnie przeprowadzenie prostego wdrożenia równolegle do normalnej pracy. Po przeniesieniu niewielkiej aplikacji do zarządzanego środowiska można będzie wskazać czas udostępnienia zasobów i uruchomienia usługi, informacje o nieplanowanych przestojach oraz wykorzystanie serwerów. Czas wdrożenia zarządzanego środowiska nie przekracza zazwyczaj 90 dni od zakupienia licencji na oprogramowanie. Następne wdrożenia postępują już bardzo szybko.