Każdy po swojemu

W działalności komercyjnej o skali wydatków na informatykę przesądza rachunek ekonomiczny. W sferze publicznej na ocenę projektów informatycznych wpływa wiele czynników będących pochodną arbitralnych decyzji urzędników, sytuacji politycznej oraz regulacji prawnych.

W działalności komercyjnej o skali wydatków na informatykę przesądza rachunek ekonomiczny. W sferze publicznej na ocenę projektów informatycznych wpływa wiele czynników będących pochodną arbitralnych decyzji urzędników, sytuacji politycznej oraz regulacji prawnych.

Zarządzanie projektami

Coraz częściej można usłyszeć głosy, że administracja publiczna powinna działać na wzór dobrze zarządzanego przedsiębiorstwa. Na całym świecie są podejmowane próby wprowadzenia do funkcjonowania urzędów i instytucji publicznych rozwiązań znanych ze sfery biznesu, sprawdzonych w obszarze aktywności gospodarczej. Ma to się przyczynić do zwiększenia efektywności i zmniejszenia kosztów działania organów państwa. Niebagatelną rolę w osiągnięciu obu tych celów mają odgrywać systemy teleinformatyczne. Również w Polsce nieraz padały argumenty, że informatyzacja podmiotów publicznych przyczyni się do radykalnego zmniejszenia wydatków państwa, zapewniając jednocześnie obywatelom możliwości zdecydowanie szybszego i łatwiejszego załatwiania spraw w urzędzie.

Stworzenie sprawniejszej i tańszej administracji jest niewątpliwie w każdym państwie celem ze wszech miar słusznym i pożądanym, popieranym i oczekiwanym przez większość mieszkańców. Szczególnie chyba w Polsce, gdzie liczba urzędników rośnie z roku na rok w bardzo szybkim tempie (w 1989 r. - 162 tys., a w 2002 r. już 334 tys.), podobnie jak koszty obsługi działalności urzędów. Wiadomo też, że skutecznym, sprawdzonym już w wielu sytuacjach narzędziem do zmniejszania kosztów działalności czy zwiększania jej efektywności są techniki informacyjne.

Urząd jak firma?

Warto się jednak zastanowić, czy realizacja tych zadań w sferze publicznej może się rzeczywiście odbywać wg tych samych scenariuszy i mechanizmów co w obszarze biznesu? Czy wdrażaniem systemów i prowadzeniem projektów informatycznych w administracji państwowej rządzą te same reguły, które obowiązują w działalności komercyjnej? Czy szef działu IT w urzędzie - aby osiągnąć sukces - powinien trzymać się dokładnie tych samych zasad, co jego kolega z firmy komercyjnej?

W październiku br. gościł w Warszawie Paul Strassmann, uznawany za autorytet w dziedzinie strategicznego zarządzania informacją. Na zorganizowanej przez firmę Infovide konferencji pod hasłem Information Superiority - Jak przetrwać w gospodarce wiedzy? zaprezentował doświadczenia z pracy w sektorach biznesowym i publicznym. W karierze zawodowej zarządzał on miliardowymi budżetami na informatykę w dużych korporacjach, systemami informacji zarządczej oraz inicjatywami z zakresu e-government. W 2003 r. przeprowadził strategiczną reorganizację informatyki w NASA, działając jako Chief Information Officer podległy bezpośrednio szefowi tej Agencji.

Wystąpienie Paula Strassmanna może być ciekawym punktem odniesienia do analizy różnic w funkcjonowaniu systemów teleinformatycznych w biznesie i administracji. On sam, jakby dla podkreślenia różnych perspektyw, podzielił wystąpienie na dwie części odpowiadające jego doświadczeniom z pracy w firmach komercyjnych i agencjach rządowych. Zawarte w nim tezy są inspiracją do rozważań nad sposobami prowadzenia projektów IT w tych dwóch obszarach. Na ich podstawie można próbować ustalić, co jest ważne dla oceny sensowności, poprawności czy racjonalności proponowanych rozwiązań w jednej i drugiej sferze. Do szczególnie interesujących wniosków może prowadzić zestawienie uwag i opinii z pierwszej i drugiej części wykładu.

Różne cele, różne języki

Znaczna część wystąpienia Paula Strassmanna była poświęcona rozważaniom, jak szef działu informatyki powinien uzasadnić przed zarządem firmy celowość realizacji projektów, aby otrzymać na nie stosowny budżet. Sprawa - wydawałoby się - banalna i znana od lat. Przede wszystkim musi wykazać, że "zainwestowane w informatykę pieniądze przyniosą firmie korzyści w postaci zwiększenia zysków, np. poprzez obniżenie kosztów działalności bądź zwiększenie udziału w rynku czy też poprawę konkurencyjności". Ostateczna decyzja zależy jednak od dyrektora finansowego i to jego trzeba przekonać, że inwestycja będzie rentowna. Do jego wyobraźni nie przemawiają wizje, pomysły czy projekty nowych systemów, aplikacji, rozwiązań. Interesuje go jednoznaczny rachunek zysków i strat.