Jak zniwelować efekty wydarzeń losowych dzięki systemom BI

Rozrastające się biuro podróży zdecydowało się na wdrożenie profesjonalnego narzędzia BI. Okazało się, że pomaga ono nie tylko w efektywniejszej pracy codziennej, ale również w czasie losowych wydarzeń, takich jak wybuch wulkanu.

Marzec 2010 r. Wybuch islandzkiego wulkanu Eyjafjoell sparaliżował ruch lotniczy, kilkanaście państw zamknęło całkowicie lub częściowo przestrzeń powietrzną. Dla biura podróży to wyjątkowa sytuacja, która wymaga podjęcia wyjątkowych decyzji. Jednak Itaka miała już wtedy wdrożony profesjonalny system Business Intelligence - QlikView - i dział analiz biura potrafił ad hoc, bez pomocy informatyków i konsultantów stworzyć w bardzo krótkim czasie aplikację do analizy kosztów, które firma będzie musiała ponieść w związku ze wstrzymaniem lotów. Dzięki niej możliwa była analiza potencjalnych strat w przypadku, gdyby loty były wstrzymane przez dłuższy czas, analiza różnych wariantów rozwiązań związanych z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów wynikających z dłuższego pobytu klientów w miejscu wypoczynku lub wykorzystania alternatywnych środków transportu, w celu sprowadzenia klientów do Polski. Podjęcie właściwych decyzji było łatwiejsze, ponieważ były one poparte twardymi danymi.

Z Excela do Qlika

Tak było w sytuacji wyjątkowej, jednak na co dzień rozrastająca się firma, której produkty "żyją" w systemach informatycznych, również potrzebuje dostępu do szybkiej informacji i możliwości jej analizowania. Dlatego pod koniec 2009 r. Itaka zdecydowała się na wdrożenie profesjonalnego narzędzia Business Intelligence. "Wcześniej do analizy danych wykorzystywaliśmy najpopularniejszy BI na rynku, czyli Excel, i moduły raportowe w systemach transakcyjnych oraz aplikacje analityczne dedykowane dla poszczególnych systemów" - opowiada Arkadiusz Olchawa, dyrektor IT w Itace. I dodaje, że Excel ma tę zaletę, iż jest bardzo elastyczny, każdy komputer biurowy jest w niego wyposażony i użytkownicy go znają. Nie nadaje się on jednak do wykonywania analiz na dużych zbiorach danych, trudno też zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych gromadzonych w plikach Excela.

Firma zdecydowała się na wdrożenie rozwiązania QlikView, narzędzia, które pozwala tworzyć analizy i raporty z danych pochodzących z różnych źródeł, baz danych, a nawet plików tekstowych czy plików Excel. Ponadto ważny był stosunkowo niski koszt i krótki czas wdrożenia systemu. "Wdrożenie zrealizowaliśmy własnymi siłami przy współpracy IT z działem analiz. Zdecydowaliśmy się nie korzystać z pomocy konsultantów we wdrożeniu, ponieważ naszym zdaniem, zbyt dużo czasu zajęłoby nam przekazanie wiedzy firmowej konsultantom i usztywniłoby to projekt. Mając na uwadze fakt, że wdrożenia BI właściwie nigdy się nie kończą, wiedza na temat tej aplikacji potrzebna jest nam wewnątrz organizacji. Dlatego budujemy aplikacje we własnym zakresie, planując okresowe sesje konsultacyjne ze specjalistami z Hogart" - opowiada Arkadiusz Olchawa.