Jak szukać zwrotu z inwestycji w ERP

Statystycznie 9 na 10 projektów wdrożenia systemu klasy ERP nie przynosi oczekiwanych korzyści. Gdzie tkwi problem? Przede wszystkim w nieodpowiednim przygotowaniu organizacji na zmiany, błędnym planowaniu i nierealnych oczekiwaniach.

Z ubiegłorocznych analiz firmy Aberdeen Group wynika, że wdrożenie systemu ERP w amerykańskiej firmie średniej wielkości statystycznie trwa ok. 10 miesięcy. Łączne koszty takich inwestycji w Stanach Zjednoczonych wahają się od 300 tys. USD do nawet 1,4 mln USD. Tymczasem wstępna analiza opłacalności wydatkowania takich kwot na rozwiązania klasy ERP prowadzona jest tylko w co drugiej amerykańskiej firmie. Jedynie w 48% firm analizowanych przez ekspertów Aberdeen Group tego typu analizy prowadzone są w przypadku każdego wdrożenia. Oceny ROI już po zakończeniu projektu wykonywane są tylko w co czwartej firmie. Nic więc dziwnego, że w wielu przypadkach już po fakcie okazuje się, że system ERP wcale nie był rozwiązaniem niezbędnym, a na obecnym etapie rozwoju firmy podobne usprawnienia organizacyjne można było osiągnąć innymi, tańszymi metodami. Z badania wynika również, że w większości przypadków prace wdrożeniowe nie kończą się wraz ze startem produkcyjnym systemu. Przez kolejne miesiące uruchamiane są dodatkowe moduły funkcjonalne obsługujące kolejne procesy biznesowe.

Każdy projekt wdrożenia zintegrowanego systemu biznesowego, niezależnie, czy jest to inwestycja warta kilkadziesiąt tysięcy, czy kilka milionów złotych, wiąże się ze zmianami w sposobie funkcjonowania organizacji. Projekt wdrożeniowy musi być ukierunkowany na osiągnięcie konkretnych, najlepiej wyrażonych w sposób mierzalny, korzyści. Jednocześnie wdrożenie nie może być celem samym w sobie. Uruchomienie nawet najbardziej rozbudowanego oprogramowania przynieść może raczej niewielkie korzyści. Prowadzenie działalności biznesowej po zakończeniu wdrożenia według takich samych zasad jak przed jego rozpoczęciem przekreśla sens całej inwestycji. Dopiero kombinacja odpowiednio zorganizowanych procesów, dostosowanego do nich oprogramowania oraz zaangażowania ze strony użytkowników może dawać podstawę do osiągnięcia upragnionych korzyści. Stopa zwrotu z inwestycji w system ERP jest zaś pochodną usprawnień biznesowych możliwych dzięki posiadaniu zintegrowanego narzędzia informatycznego.

TCO to nie wszystko

Zdaniem analityków, dobrze zaplanowane i zarządzane wdrożenie systemu ERP może przynieść korzyści i oszczędności kilkukrotnie przekraczające koszty projektu. "Standaryzacja, uproszczenie i przyspieszenie procesów biznesowych oraz usprawnienia w zakresie raportowania są kluczowe dla realizacji strategicznych celów w wielu firmach zwłaszcza w czasach, kiedy w większości cele te sprowadzają się do zwiększenia wydajności i zmniejszenia kosztów" - mówi Cindy Jutras, wiceprezes firmy Aberdeen Group. Według niej rozwiązania klasy ERP powinny być obecnie oceniane pod względem dwóch najważniejszych parametrów: całkowitego kosztu użytkowania oraz stopy zwrotu z inwestycji. "O ile wśród priorytetów wielu firm znalazły się działania zmierzające do zmniejszenia kosztów posiadania systemów biznesowych, o tyle w przypadku kompleksowych rozwiązań, jakimi są systemy ERP, konieczna jest szersza analiza" - twierdzi Cindy Jutras.

Opłacalność wdrożenia systemu klasy ERP zdecydowanie łatwiej ocenić, jeśli potraktuje się ją jako inwestycję wymagającą określonych nakładów, ale i dającą konkretne korzyści. Takie podejście do projektu wdrożeniowego ułatwia oszacowanie potencjału całej inwestycji i jest pierwszym krokiem do oceny możliwej stopy zwrotu.