Deser pod lupą

Bakoma SA wdrożyła system analityczny pozwalający szczegółowo śledzić sprzedaż, ruch towaru, należności oraz mierzyć efektywność pracy handlowców i akcji promocyjnych.

Bakoma SA wdrożyła system analityczny pozwalający szczegółowo śledzić sprzedaż, ruch towaru, należności oraz mierzyć efektywność pracy handlowców i akcji promocyjnych.

Wyprodukowanie wysokiej jakości produktu nie gwarantuje sukcesu rynkowego - trzeba z towarem trafić do każdego sklepu, tak aby konsument miał do niego łatwy dostęp. Po wejściu Polski do Unii Europejskiej i zniesieniu barier celnych walka o miejsce na półce w sieciach handlowych i u dużych hurtowników może przybrać na sile. Wiedząc o tym, Bakoma SA, producent jogurtów i wielu innych wyrobów mleczarskich, już trzy lata temu podjęła się budowy własnej sieci dystrybucji, która uniezależniła firmę od zewnętrznych operatorów logistycznych. Posiadanie własnej sieci dystrybucyjnej z magazynami we wszystkich byłych miastach wojewódzkich czyni Bakomę atrakcyjnym partnerem dla firm, które nie mają własnych struktur regionalnych, i pozwala dotrzeć z jej produktami praktycznie do każdego sklepu.

Własna sieć dystrybucji to jednak nie tylko korzyści, lecz także koszty i wiele problemów, na które - zwłaszcza w "czułej" na terminy przydatności do spożycia branży - trzeba reagować niezwłocznie. Dzięki budowie sieci logistycznej liczba klientów Bakoma SA zwiększyła się w ciągu zaledwie trzech lat z kilku tysięcy do ponad 40 tys. Przy takiej skali nawet mały problem, np. z należnościami, przemnożony przez choćby 10% klientów może zakłócić funkcjonowanie firmy. W systemie dystrybucji Bakomy istotną rolę odgrywa tzw. van-selling, czyli dystrybucja produktów przy użyciu własnych samochodów wyposażonych w systemy komputerowe do obsługi sprzedaży rozproszonej. Prawie 300 samochodów działających w van-sellingu i tysiące wystawianych co dzień dokumentów (faktur, dowodów dostaw itp.) mogą powodować problemy z przetwarzaniem, a szczególnie z analizą tak dużej ilości informacji.

Słodkie szczegóły

Bakoma nie czekała bezczynnie na rozwój wypadków, lecz wykonała manewr wyprzedzający - wdrożyła system analityczny dający jej szczegółową wiedzę o tym, co dzieje się w terenie. Zbudowany przez firmę system jest w rękach zarządu podstawowym narzędziem do zarządzania operacyjnego. "System analityczny to dla nas narzędzie do bieżącego sterowania biznesem, a jednocześnie system wczesnego ostrzegania. Każdego dnia rano wiadomo ile jakich produktów sprzedano dnia poprzedniego w każdym regionie, jaki jest stan rozliczeń z kontrahentem i jaki jest stan zapasów w poszczególnych magazynach. Dzięki systemowi obsługującemu sprzedaż rozproszoną handlowcy mają zaś najświeższe wersje cenników i limitów kredytowych swoich klientów" - wylicza Jacek Wiśniewski, dyrektor Działu Informatyki w Bakoma SA w Elżbietowie k. Warszawy.

Wdrożenie systemu analitycznego objęło trzy obszary: sprzedaż i marketing, należności oraz logistykę (zakupy wraz z dystrybucją). Dla każdego z nich stworzono oddzielny model analityczny (data mart). W dziedzinie sprzedaży, oprócz typowych analiz wyników w poszczególnych grupach i podgrupach produktów z podziałem na regiony i typy klientów (sieci handlowe, detal, hurtownie), firma śledzi np. efektywność pracy handlowców. Posługując się czasem wystawienia dokumentów rejestrowanym przez prawie 300 komputerów naręcznych Intermec Norand 4500, są analizowane: poprawność wykonania trasy, długość trwania wizyty, czas pomiędzy wizytami, a także relacja czasu poświęconego na obsługę klienta do wielkości sprzedaży i historii płatności.

W dziedzinie należności jest analizowany nie tylko bieżący stan rozliczeń - są też raporty szczegółowe skupiające się na małych problemach, analizujące np. którzy klienci kwalifikują się do negocjacji zadłużenia, dla których terminy są nieprzekraczalne bądź wobec, których toczą się już postępowania windykacyjne. W tym przypadku system śledzi zdarzenia szczegółowo, gdyż daty, kwoty, zawierane porozumienia i ugody bywają niejednokrotnie materiałem dowodowym dla sądu.

Największym wyzwaniem było opracowanie modelu analitycznego dla logistyki. "Bakoma SA prowadzi jednocześnie dwie działalności: obrót towarem własnym i towarem zakupionym u firm trzecich, które dla wygody klientów są rejestrowane na tych samych dokumentach" - mówi Jacek Wiśniewski.