Oprogramowanie kupić czy wynająć

Współczesny outsourcing IT stwarza możliwość legalnego korzystania z aplikacji na odległość bez konieczności jej zakupu. Oferowane są w ramach modelu Software-as-a-Service (SaaS). Całość oparta jest o model tzw. chmury obliczeniowej - cloud computing.

Z badań Krajowej Izby Gospodarczej Elektroniki i Telekomunikacji (KIGEiT) wynika, że przedsiębiorstwa sektora małych i średnich przedsiębiorstw (MSP) niezwykle rzadko korzystają z rozwiązań teleinformatycznych, które podnoszą jakość zarządzania. Jedną z przyczyn tego zjawiska są stosunkowo wysokie koszty zakupu specjalistycznego oprogramowania wspomagającego zarządzanie (ERP, CRM, BI) oraz późniejsze opłaty aktualizacyjne, które skutecznie odstraszają potencjalnych klientów.

Szybciej, wygodniej i taniej...

Tymczasem w rozwoju gospodarczym Polski, sektor MSP ma ogromny udział. Małe i średnie przedsiębiorstwa stanowią ok. 99,8% wszystkich firm. Tworzy także prawie 70% miejsc pracy i wytwarza ok. 69% PKB. Jednak na proces jego rozwoju duży wpływ mają bariery rynkowe, problemy zarządzania wynikające np. z niewiedzy przedsiębiorców oraz finansowe. Mały i średni biznes rzadko stać na nowoczesne rozwiązania IT, które wspomagałyby jego funkcjonowanie. Zakup całego oprogramowania pochłaniałby ogromne koszta. Duże firmy mogą pozwolić sobie na inwestycję w narzędzia IT stworzone specjalnie dla ich potrzeb. Takie przedsiębiorstwa posiadają gamę wyszkolonych specjalistów IT lub wynajmują ich na potrzeby projektu. Tymczasem procesy występujące w małej firmie są analogiczne do tych z dużej, z tą różnicą, że jedna osoba często zajmuje się większością spraw.

Dostępne cenowo aplikacje do wynajęcia są dla firm MSP idealnym rozwiązaniem. Usługa taka oferowana w modelu SaaS umożliwia zarządzanie obiegiem informacji i gromadzenie wiedzy w jednym miejscu, co zdecydowanie zwiększa efektywność firm z sektora MSP. Dostęp do wynajętego oprogramowania realizowany jest najczęściej przez Internet. Firma nie musi więc instalować aplikacji na własnych serwerach. Uprawniony pracownik może z niego korzystać z dowolnego komputera podłączonego do Internetu, 24 godziny na dobę. "Taki sposób pozyskiwania oprogramowania to ogromna szansa dla małych i średnich przedsiębiorstw" - mówi Bożena Skibińska, prezes Stowarzyszenia Praktyków Zarządzania Wiedzą. "Nie trzeba kupować licencji, firma ponosi jedynie niewielkie opłaty miesięczne za użytkowanie wybranych aplikacji" - dodaje.

Miesięczne opłaty za dostęp do wybranych aplikacji są jedynie znikomym kosztem w porównaniu z całościowym zakupem oprogramowania. To rozwiązanie daje szanse rozwoju młodym przedsiębiorstwom, gdyż znacznie redukują początkowe koszta. Umowa serwisowa z firmą oferującą oprogramowanie jako usługę gwarantuje także wsparcie techniczne i zabezpieczanie danych przez specjalistów. Jest to niezwykle ważne w przypadku wszelkich awarii, które przeważnie pojawiają się w najmniej oczekiwanym momencie. SaaS ma w sytuacjach kryzysowych dodatkową przewagę nad klasycznie zakupionym oprogramowaniem na własność - otrzymujemy fachową pomoc od serwisantów, a nie jesteśmy skazani na wertowanie instrukcji obsługi.

Darmowe korzyści

Branża IT należy do najbardziej dynamicznych. Co rusz pojawiają się nowe wersje oprogramowania, za które producent każe dodatkowo płacić. Tymczasem aktualizacje oprogramowania oferowanego w modelu Software-as-a-Services najczęściej realizowane są przez dostawcę, bez dodatkowych opłat. Kolejną zaletą takiego rozwiązania jest to, że nie traci się czasu na wdrażanie oprogramowania. Nie trzeba szkolić administratorów czy kupować sprzętu. Wystarczy login, hasło i krótkie zapoznanie się z systemem. Zapewnione jest także bezpieczne przechowywanie danych oraz szkolenia w systemie e-learning. Z danych IDC wynika, że taki sposób pozyskiwania oprogramowania pozwala zredukować koszty związane z IT o 30-70%.