Kiedy pozbyć się Excela?
- 01.06.2010
Choć perspektywa wykorzystania arkuszy kalkulacyjnych do usprawnienia pracy jest kusząca, często przynosi więcej szkody niż pożytku.
Arkusze kalkulacyjne mają wiele zalet - można przechować w nich niewielkie ilości informacji, wykonywać nawet bardzo skomplikowane obliczenia, dokonywać zaawansowanych analiz, a wyniki przedstawić w atrakcyjnej formie, dobrze przyjmowanej przez dyrekcję. Dzięki temu świetnie nadają się jako narzędzia do obliczeń ad-hoc. Niestety, są obarczone bardzo poważnymi wadami, które ujawniają się dopiero po jakimś czasie. Dotyczy to wszystkich arkuszy kalkulacyjnych, nie tylko tych tworzonych w programie Microsoft Excel.
Który to arkusz?
Aby w pełni wykorzystać możliwości arkuszy, stosuje się makra. Chociaż usprawniają wiele zadań biurowych, niosą ze sobą pewien element ryzyka. W większości firm makra są zapisywane w danym arkuszu, zatem przy każdym otwieraniu pliku Excel wyświetla pytanie o włączenie makr. Niestety, arkusz Microsoftu nie umożliwia sprawdzenia zawartości makr przed ich włączeniem, zatem w firmie wykorzystującej makropolecenia, wszyscy pracownicy bez zastanowienia włączają makra przy wczytywaniu skoroszytu. Jest to bardzo prosta droga do infekcji - wystarczy przygotować arkusz, umieścić w nim złośliwy kod w VBA i wysłać ze sfałszowanym adresem nadawcy. Z dużym prawdopodobieństwem arkusz zostanie otwarty, a makra - wykonane. Jeśli użytkownik pracuje przy podwyższonych uprawnieniach do stacji roboczej, można w ten sposób także zainstalować złośliwe oprogramowanie (spotkałem arkusz Excela, który instalował trojana ZeuS właśnie przy pomocy VBA). Rozsądnym wyjściem jest użycie cyfrowego podpisu, ale nie znam firmy z sektora MSP, w której makra Excela byłyby podpisywane.
Zwolnij mi ten plik!
Po dłuższej pracy w systemie excelowym, ilość arkuszy zaczyna przerastać możliwości zarządzania nimi przez pracowników. Chociaż arkusze są już składowane na serwerze i użytkownicy minimalizują ich liczbę, współpraca jest bardzo utrudniona, gdyż Excel w zwykłym trybie nie umożliwia pracy więcej niż jednej osoby nad dokumentem. Z tego powodu użytkownicy często tworzą sobie lokalne kopie - informacja znajduje się w różnych miejscach i nic nie zapewnia jej integralności.
Pewnym rozwiązaniem, które zmniejsza skalę problemu, jest tworzenie skrótów na pulpicie. Nadal jednak użytkownicy nie mogą pracować razem na jednym arkuszu. Plików jest zbyt wiele i nie istnieje system powiadomień o zmianie danych.