Kiedy pozbyć się Excela?

Choć perspektywa wykorzystania arkuszy kalkulacyjnych do usprawnienia pracy jest kusząca, często przynosi więcej szkody niż pożytku.

Arkusze kalkulacyjne mają wiele zalet - można przechować w nich niewielkie ilości informacji, wykonywać nawet bardzo skomplikowane obliczenia, dokonywać zaawansowanych analiz, a wyniki przedstawić w atrakcyjnej formie, dobrze przyjmowanej przez dyrekcję. Dzięki temu świetnie nadają się jako narzędzia do obliczeń ad-hoc. Niestety, są obarczone bardzo poważnymi wadami, które ujawniają się dopiero po jakimś czasie. Dotyczy to wszystkich arkuszy kalkulacyjnych, nie tylko tych tworzonych w programie Microsoft Excel.

Który to arkusz?

Czy włączyć makra?

Aby w pełni wykorzystać możliwości arkuszy, stosuje się makra. Chociaż usprawniają wiele zadań biurowych, niosą ze sobą pewien element ryzyka. W większości firm makra są zapisywane w danym arkuszu, zatem przy każdym otwieraniu pliku Excel wyświetla pytanie o włączenie makr. Niestety, arkusz Microsoftu nie umożliwia sprawdzenia zawartości makr przed ich włączeniem, zatem w firmie wykorzystującej makropolecenia, wszyscy pracownicy bez zastanowienia włączają makra przy wczytywaniu skoroszytu. Jest to bardzo prosta droga do infekcji - wystarczy przygotować arkusz, umieścić w nim złośliwy kod w VBA i wysłać ze sfałszowanym adresem nadawcy. Z dużym prawdopodobieństwem arkusz zostanie otwarty, a makra - wykonane. Jeśli użytkownik pracuje przy podwyższonych uprawnieniach do stacji roboczej, można w ten sposób także zainstalować złośliwe oprogramowanie (spotkałem arkusz Excela, który instalował trojana ZeuS właśnie przy pomocy VBA). Rozsądnym wyjściem jest użycie cyfrowego podpisu, ale nie znam firmy z sektora MSP, w której makra Excela byłyby podpisywane.

W miarę wzrostu ilości danych oraz obszarów objętych "excelowym zarządzaniem", rośnie ilość arkuszy. Początkowo arkusze są wysyłane pocztą elektroniczną, ale dość prędko firma traci kontrolę nad aktualnością plików. Użytkownicy starają się temu zapobiec i zazwyczaj w tym momencie pojawiają się procedury składowania arkuszy w określonym miejscu oraz nazywania zgodnie z ustalonymi zasadami. Umożliwia to przedłużenie stanu wykorzystywania arkuszy do zarządzania firmą o następne kilka miesięcy, być może rok.

Zwolnij mi ten plik!

Po dłuższej pracy w systemie excelowym, ilość arkuszy zaczyna przerastać możliwości zarządzania nimi przez pracowników. Chociaż arkusze są już składowane na serwerze i użytkownicy minimalizują ich liczbę, współpraca jest bardzo utrudniona, gdyż Excel w zwykłym trybie nie umożliwia pracy więcej niż jednej osoby nad dokumentem. Z tego powodu użytkownicy często tworzą sobie lokalne kopie - informacja znajduje się w różnych miejscach i nic nie zapewnia jej integralności.

Pewnym rozwiązaniem, które zmniejsza skalę problemu, jest tworzenie skrótów na pulpicie. Nadal jednak użytkownicy nie mogą pracować razem na jednym arkuszu. Plików jest zbyt wiele i nie istnieje system powiadomień o zmianie danych.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200