Wbrew pierwszemu wrażeniu

Szef informatyki w firmie musi rozstrzygać, w jakim stopniu zaspokoić aspiracje użytkowników co do sprzętu i oprogramowania (moda, prestiż), a w jakim stopniu zadowolić zarząd małymi nakładami na informatykę i uchronić firmę przed problemami.

Szef informatyki w firmie musi rozstrzygać, w jakim stopniu zaspokoić aspiracje użytkowników co do sprzętu i oprogramowania (moda, prestiż), a w jakim stopniu zadowolić zarząd małymi nakładami na informatykę i uchronić firmę przed problemami.

Jak rynek informatyczny zaspokaja potrzeby przedsiębiorstw? Rozejrzałem się po pokoju: 2 modele AS/400, 3 komputery PC, 3 drukarki, 1 notebook schowany w szufladzie; na terenie firmy terminale AS/400, komputery PC, drukarki, skaner, w planach dalsze zakupy. W pamięci ok. kilkadziesiąt PC i sieci komputerów ICL (DRS-20, DRS-300), które zostały wycofane w ciągu 18 lat działania firmy w Polsce, oraz przekonanie, że nie ma takiego sprzętu, którego nie można byłoby kupić w Polsce. Jest dobrze - pomyślałem. Jednak w miarę dalszych rozważań, zaczęły narastać we mnie wątpliwości. Zacząłem przypominać sobie wszystkie przykre doświadczenia z 9 lat pracy w firmie i zastanawiać się, jakie były ich przyczyny.

Jaki konsument

Rynek informatyczny obejmuje: sprzęt, oprogramowanie systemowe, oprogramowanie narzędziowe, oprogramowanie użytkowe, oprzyrządowanie sieciowe, urządzenia peryferyjne, usługi serwisowe, szkolenia, seminaria, konferencje, usługi integratorów systemów. Konsumentami są firmy, dla których nie jest to już tylko walka o innowacyjność, ale coraz częściej konieczność, oraz indywidualni konsumenci.

W komfortowej sytuacji są przedsiębiorstwa, należące do wielkich międzynarodowych koncernów. Stać je na opłacenie sprawdzonych, doświadczonych integratorów systemów (którzy dobierają sprzęt i oprogramowanie), przeprowadzanie kontroli (audytów) wewnętrznych i zewnętrznych, sprawdzających jakość dostawców. Firmy te mogą sobie pozwolić również na pomyłki. W gorszej sytuacji są firmy średnie i małe, skazane na podejmowanie samodzielnych decyzji co do kierunku rozwoju informatycznego. Te są często wynikiem mody, dobrego (rosnącego z roku na rok) przygotowania marketingowego dostawców, wymiany opinii i doświadczeń w środowisku, lektury prasy np. raportów Computerworlda.

Jeżeli firma nie ma żadnej przeszłości informatycznej, to informatyzacji zawsze towarzyszy napięcie, niecierpliwość, wynikające z niepewności, czy poniesione nakłady przyniosą odczuwalny, pozytywny efekt dla działalności przedsiębiorstwa, obniżkę kosztów. Informatyka jest bowiem narzędziem, które ma usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa, dać konkretne efekty ekonomiczne. I jak każde narzędzie, powinna być pewna, użyteczna, wysokiej jakości.

Wiele niewiadomych

Kupując najprostszy system komputerowy z podstawowym pakietem oprogramowania biurowego, użytkownik nie zdaje sobie sprawy, że system operacyjny potrafi się zawieszać, oprogramowanie ma błędy, które czasami unicestwią wyniki jego wielogodzinnej pracy lub nawet doprowadzą do konieczności powtórnej instalacji całego pakietu. Nawet kupując to, co jest obecnie najbardziej popularne na rynku, nie jest w stanie przewidzieć, czy nie będzie ono wyparte przez inne oprogramowanie, (tak się stało z edytorem tekstów Word Perfect, arkuszami kalkulacyjnymi Lotus, Quattro), czy praca nad nowymi wersjami będzie kontynuowana (system baz danych dBase).

Kupując system finansowo-księgowy, nie zdaje sobie sprawy, że poniesione koszty stanowią zaledwie wierzchołek góry lodowej, osiągnięcie sprawności funkcjonalnej oprogramowania to krew, pot i łzy, że na długie lata zostanie związany z dostawcą.

Także pierwszy zakup firmy w postaci sprzętu i oprogramowania szybko postawi ją przed problemami związanymi z zaszłością (sprzęt, oprogramowanie, elektroniczny zapis danych firmy). Wynika to z olbrzymiego postępu w informatyce i braku pełnej ciągłości w obu dziedzinach.

Warunki narzucone

Również otoczenie wymusza na nas konieczność nowych zakupów. Jeżeli nie mamy najnowszej wersji edytora tekstów i graficznego, arkusza kalkulacyjnego (najpopularniejszych), to nie możemy odczytać załączników, które przesłano nam pocztą elektroniczną. Instytucja państwowa żąda ode mnie przesyłania sprawozdań w formacie dBase. Dostajemy od ZUS-u (w cenie nośnika) Program Płatnik, który wymaga co najmniej Windows 95, 16 MB RAM, 1 GB pamięci na dysku twardym. Programy płacowe w większości firm tak naprawdę działają w środowisku DOS. Należy więc rozbudować, jeżeli to możliwe, komputery i to do wymagań Windows 98, gdyż innych już nie ma na rynku.

Przedsiębiorstwo ma swoją organizację i przeszłość informatyczną. Wprowadzenie zmian wymaga wysiłku zarówno personelu informatycznego, jak i użytkowników. Jedni i drudzy mają obawy, czy to, co nowe, obiektywnie lepsze, będzie dobre również w ich firmie. Wszelkie zmiany traktuje się jako zło konieczne. Przedsiębiorstwo ma dane i boi się je utracić. Każda zmiana systemu wiąże się z pewnym ryzykiem. Nigdy nie wiadomo, czy decyzja o unowocześnieniu sprzętu lub oprogramowania nie spowoduje perturbacji w funkcjonowaniu firmy. Pojęcie unowocześnienia niekoniecznie musi wiązać się z obniżką kosztów, natomiast rodzi duże niebezpieczeństwo ich wzrostu. Szczególnie ważne jest to w przedsiębiorstwach, mających systemy jakościowe (np. GMP), gdzie każda zmiana wymaga procedury walidacyjnej, potwierdzającej zachowanie jakości. Nawet w przypadku instalacji nowej wersji systemu operacyjnego i oprogramowania użytkowego renomowanej firmy nie jesteśmy w stanie przewidzieć, czy np. zachowamy polskie znaki we wszystkich naszych dokumentach.