Urząd w krzywym zwierciadle

''Władza powinna być jak mercedes'', powiedział kiedyś Stanisław Lem. Kierowcy mercedesa nie interesują konstrukcja silnika i zasada funkcjonowania mechanizmu różnicowego. Kierowca mercedesa wsiada do swojego pojazdu i podąża do celu w komfortowych warunkach. Podobnie dla obywatela nie jest interesujące jak funkcjonuje urząd. Przynajmniej dopóki sprawnie realizuje zadania, do których został powołany.

'Władza powinna być jak mercedes', powiedział kiedyś Stanisław Lem. Kierowcy mercedesa nie interesują konstrukcja silnika i zasada funkcjonowania mechanizmu różnicowego. Kierowca mercedesa wsiada do swojego pojazdu i podąża do celu w komfortowych warunkach. Podobnie dla obywatela nie jest interesujące jak funkcjonuje urząd. Przynajmniej dopóki sprawnie realizuje zadania, do których został powołany.

Zgodnie z teorią zarządzania struktura organizacyjna to wzór relacji pomiędzy pozycjami i członkami danej organizacji. Można ją oprzeć na jednej z wielu koncepcji struktury organizacyjnej. Należy tylko pamiętać, że musi ona pasować do tradycji lokalnych, uwarunkowań, przyzwyczajeń i celów organizacji. Nie istnieje uniwersalna struktura organizacyjna. Ważne jest, aby ta przyjęta była logiczna i konsekwentna w konstrukcji.

Modele struktur organizacyjnych są tak stare jak teorie zarządzania. We wczesnych latach XX wieku H. Fayol, J. Mooney i M Follet zdefiniowali strukturę organizacyjną, którą dzisiaj nazywamy modelem klasycznym. Zakładała ona proste metody zarządzania, które można było stosować we wszystkich typach organizacji niezależnie od ich wielkości, używanych technologii i środowiska pracowniczego. Kierunek ten kładł nacisk na formalność, symetrię i sztywność konstrukcji. Proponowane zasady koncentrowały się na przydzielaniu zadań pracownikom, kontroli, motywacji i nagrodach za wykonywaną pracę. Najważniejsze elementy modelu klasycznego to biurokratyczne formy kontroli, szczegółowa kontrola i ściśle określone role. Model ten ma do dziś duże znaczenie i w 100 lat po jego powstaniu jest z powodzeniem stosowany w polskiej administracji.

Rozwinięciem modelu klasycznego był, opracowany przez W. Taylora, model zarządzania naukowego (model naukowej organizacji pracy). Bazował on na tych samych podstawach co pierwowzór, lecz duży nacisk kładł na standaryzację, badania sposobu wykonywania zadań oraz systematyczny dobór i szkolenie pracowników. Taylorowska metoda zarządzania nie zmieniała sposobu podejścia do zlecania i egzekwowania powierzonych zadań. Nie pozostawiała natomiast pracownikowi dowolności co do sposobu ich wykonania. Pierwsze procedury organizacyjne zostały wprowadzone właśnie przez naukową organizację pracy.

Ten sposób konstruowania organizacji rozwinął M. Weber, tworząc model biurokratyczny. Zakładał on oparcie procesu zarządzania na formalnych, pisanych regułach i procedurach. Normy ISO są w linii prostej rozwinięciem weberowskiej teorii modelu biurokratycznego. Według Webera wydajność jest efektem bezosobowej i racjonalnej organizacji. Taka postawa umożliwia świadczenie bardziej efektywnych usług w porównaniu z organizacjami, gdzie władza była oparta na indywidualnych kaprysach bądź emocjach. M. Weber postrzegał biurokrację jako najbardziej efektywną formę społecznej organizacji, gdyż kieruje się ona chłodną logiką i niweluje wpływ osobistych związków i uczuć w procesie osiągania założonych celów. Oczywiście logika jest potrzebna w pierwszym rzędzie w czasie definiowania procedur, a konsekwencja - w okresie ich stosowania.

Całkowicie w sprzeczności z poprzednimi pozostaje opracowany przez E. Mayo model stosunków międzyludzkich. Uznaje on istnienie indywidualnych relacji pomiędzy pracownikami. Podczas gdy poprzednie teorie skupiały się na zniwelowaniu tychże, model stosunków międzyludzkich próbuje je wykorzystać dla dobra organizacji. Skupia się on na psychicznych potrzebach członków organizacji. Faworyzuje strukturę umożliwiającą szersze zaangażowanie pracowników, dającą większy zakres wolności jednostki i poczucie sensu wykonywanej pracy.

Ostatnim osiągnięciem teorii struktur organizacyjnych jest model czynników sytuacyjnych. Zakłada on, że nie istnieje jedna, najlepsza struktura organizacyjna, gdyż zależy ona od wielu zmiennych. Inne modele sprawdzają się w stabilnym otoczeniu, inne w warunkach zmiennych. Model czynników sytuacyjnych jako pierwszy bada relacje pomiędzy organizacją a poszczególnymi elementami środowiska, które ją otacza. Zgodnie z tą teorią struktura urzędu powinna się zmieniać zależnie od rodzaju gminy, jej położenia, wykształcenia mieszkańców itd.