Mercedes, Chrysler, Lotus

DaimlerChrysler Automotive Polska wdrożył system do zarządzania zamówieniami oparty na Lotus Notes/Domino.

DaimlerChrysler Automotive Polska wdrożył system do zarządzania zamówieniami oparty na Lotus Notes/Domino.

Praca przedstawicielstwa międzynarodowego koncernu samochodowego to nie tylko obrót samochodami i częściami zamiennymi, ale także dziesiątki większych i mniejszych kontraktów z dostawcami towarów i usług reklamowych.

Marek Zabłocki, kierownik ds. metod, systemów i zarządzania zamówieniami w DaimlerChryslerJeszcze do niedawna uprawnieni pracownicy każdego działu DaimlerChrysler Automotive Polska składali zamówienia zgodnie z wykształconą w dziale praktyką: w niektórych komórkach stworzono do tego celu specjalne formularze, w innych zaś pracownicy podejmowali decyzje po ustnych ustaleniach z przełożonym. Przy takiej dowolności menedżerom wyższych szczebli trudno było ustalić, jaka jest rzeczywista skala tego rodzaju zamówień w odniesieniu do całej firmy, a co dopiero wpływać na ich strukturę. Nic zatem dziwnego, że wstępny ogląd sytuacji był możliwy dopiero w systemie finansowo-księgowym, na etapie wprowadzania faktur do systemu.

DaimlerChrysler od kilku lat wykorzystuje oprogramowanie SAP (moduły: finanse, kontroling, gospodarka magazynowa oraz sprzedaż i dystrybucja), dlatego też początkowo rozważano stworzenie systemu porządkującego zamówienia jako moduł SAP. Wstępne szacunki pokazały jednak, że przedsięwzięcie to byłoby dość kosztowne, i to zarówno jeśli chodzi o licencje, jak i koszt wdrożenia. Aby obniżyć koszty, dział informatyczny DaimlerChrysler zdecydował się na wykorzystanie działającej w firmie od lat platformy pracy grupowej Lotus/Domino, dla której firmowi informatycy stworzyli już w przeszłości kilka mniejszych aplikacji. Ostatecznie realizację projektu zlecono jednak wrocławskiej firmie domino.wroc.pl.

Model uniwersalny

To, że wykonaniem systemu zajęła się firma zewnętrzna, nie oznacza, iż informatycy firmowi spoczęli na laurach. Wypracowanie koncepcji systemu kosztowało członków zespołu projektowego sporo wysiłku. "Największy kłopot stanowiła różnorodność zamówień. Potrzebowaliśmy spójnego modelu - algorytmu, dzięki któremu proces zamawiania z punktu widzenia systemu wyglądałby tak samo, bez względu na to, czy zamawiamy ołówki, czy też dużą kampanię reklamową" - mówi Marek Zabłocki, kierownik ds. metod, systemów i zarządzania zamówieniami w DaimlerChrysler Automotive Polska w Warszawie.

Dziś pracownicy wszystkich działów składają zamówienia wg tego samego wzoru. Aplikacja korzysta z 4 modułów: obiegu dokumentów, definicji struktur organizacyjnych, rejestru umów i rejestru faktur. Formularz zamówienia nie ma ograniczeń co do liczby zamawianych pozycji asortymentowych. Każde zamówienie jest powiązane z firmą, której dane są bezpośrednio importowane z systemu SAP.

Zamówienia są uruchamiane zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Zatwierdzanie odbywa się w ramach systemu workflow i bazy odzwierciedlającej strukturę organizacyjną firmy. Przed złożeniem zamówienia każdy pracownik musi się zarejestrować i podać szacowaną wartość zamówienia. Ostatecznie każde zamówienie jest akceptowane elektronicznie przez przełożonego, który kontroluje poziom wydatków działu. Dla ułatwienia do formularza zamówienia można załączyć aktualną umowę z podwykonawcą/poddostawcą. "Z początku pojawiło się wiele pytań, np. skąd mamy wiedzieć, ile ostatecznie będzie kosztować realizacja zamówienia? Bardzo żywe były obawy, że kierownictwo będzie śledzić, kto najczęściej się myli co do skali składanych zamówień. Tymczasem nam zależy na przynajmniej zgrubnym, ale wczesnym oszacowaniu kosztów wpływających na budżet każdego z działów" - wyjaśnia Marek Zabłocki.

Po akceptacji zamówienia system automatycznie tworzy jego formularz do odpowiedniej firmy. Wzorzec zamówienia jest przechowywany w dokumencie MS Word. Po realizacji dostawy do dokumentu zamówienia jest załączana faktura zakupowa. Pełne zamówienie trafia do archiwum, gdzie jest udostępniane w trybie "tylko do odczytu".

Apetyt rośnie

Pracownicy DaimlerChrysler Automotive Polska chcą zintegrować system z centralną bazą zamówień i faktur systemu SAP, a także włączyć do niego funkcje związane z obsługą zaliczek, o które zwykle proszą mniejsi kontrahenci. Trwają prace nad stworzeniem bazy umów. Na razie moduł ten pozostaje niezależny od reszty systemu.

Wciąż rozwijana część raportowa systemu wykorzystuje bazę Oracle pobierającą dane wprost z baz Lotus/Domino oraz narzędzia analityczne Business Objects. Menedżerowie mogą sprawdzić bieżący stan realizacji zamówień i dowiadywać się, jakie kwoty są w nich "zamrożone", a już wkrótce będą dysponować bazą raportów na temat wydatków.