Trzy firmy, jeden system

Wdrożenie nowej platformy biznesowej jest kolejnym etapem rozwoju działalności firmy AB w regionie Europy Środowo-Wschodniej. Z systemu dostarczonego przez QAD będzie korzystać ponad 600 użytkowników.

Przy wyborze nowego oprogramowania kierowano się m.in. postępem technologicznym oraz możliwościami systemu w zakresie konsolidacji wyników i wspólnego raportowania. W kalkulację kosztów wdrożenia wliczono również ryzyko związane z ewentualną zmianą dostawcy oprogramowania. "Aktualizacja systemu jest bezpieczniejsza niż wdrożenie całkiem nowej platformy. Do takiej zmiany łatwiej można przygotować całą organizację" - mówi szef IT w AB.

Zmiana systemu i zmiana procesów

O stopniu złożoności projektu decyduje nie tylko jego skala i stosunkowo krótki termin realizacji. We wszystkich trzech spółkach AB mają być usprawniane procesy biznesowe. "Chcąc osiągnąć jak największe korzyści, wynikające z utworzenia grupy kapitałowej, musimy ujednolicić procedury. To wdrożenie ma usprawnić bieżące zarządzanie całą Grupą" - mówi Bartosz Budrewicz. Reorganizacja procesów biznesowych ma umożliwić m.in. ich dopasowanie do nowej struktury organizacyjnej i pozwolić na uproszczenie całej gamy procedur pomiędzy tak dużymi podmiotami. Integracja systemowa ma także rozwiązać problemy związane m.in. z niespójnością środowiska bazodanowego. "Mimo tego, że sprzedajemy to samo, to nadal mamy inne indeksy produktów. Pojawiają się oczywiste problemy operacyjne, z którymi teraz musimy radzić sobie poprzez sztuczne modyfikacje i nakładki systemowe" - twierdzi Bartosz Budrewicz.

Projekt komplikuje też fakt, że AB regularnie uzupełniało funkcjonalność starszej wersji oprogramowania QAD. "Historia naszej współpracy z firmą QAD rzeczywiście jest bardzo długa. Obecna wersja systemu działa u nas od początku 2000 roku. Jednak od tego czasu wiele się zmieniło. Pojawiły się nowe technologie i nowe warunki biznesowe" - twierdzi Bartosz Budrewicz. Jednocześnie podkreśla, że obecnie system w niewielkim stopniu przypomina rozwiązanie uruchomione dziesięć lat temu. "Szacujemy, że przez te wszystkie lata wprowadziliśmy kilka tysięcy modyfikacji źródeł standardowego systemu - od drobnych usprawnień zwiększających naszą ergonomię pracy, po dość duże elementy i interfejsy do innych aplikacji" - mówi dyrektor ds. IT w firmie AB.

Biznes po swojemu

Jednym z takich dużych elementów jest autorski moduł automatyki magazynowej. "Bez wątpienia, system powoduje skrócenie czasu realizacji zamówień, podniesienie jakości obsługi i ograniczenie kosztów operacyjnych. W pewnym stopniu stanowi o naszej przewadze konkurencyjnej" - twierdzi Bartosz Budrewicz. Jako jedną z korzyści wynikających z wdrożenia dodatkowego modułu magazynowego wymienia on m.in. zmniejszenie poziomu kosztów związanych z pomyłkami. Moduł magazynowy działa w AB od 2009 roku. Bartosz Budrewicz podkreśla przy tym, że AB zdecydowało się na wdrożenie własnego rozwiązania również w zakresie obsługi procedur RMA oraz serwisu. Na bazie autorskich rozwiązań uruchomiono też internetową platformę B2B i system CRM. Obecnie, znaczna część zleceń sprzedażowych AB jest składana za pośrednictwem Internetu. "Nasza filozofia przy tworzeniu rozszerzeń zakładała minimalizowanie punktów styku z ERP tak, by w przyszłości wystarczyło tylko podmienić stosowne interfejsy. Konieczność wymiany systemu w przyszłości braliśmy pod uwagę od momentu akwizycji AT Computers Holding" - podkreśla Bartosz Budrewicz. Oprogramowanie QAD Enterprise Applications zostanie również zintegrowane z systemem analitycznym opartym na rozwiązaniu IBM Cognos.