Wspólnota w procesie

Aby zwiększyć efekty wdrożenia zarządzania procesowego w organizacji, należy wyjść poza modelery i pozwolić wszystkim zainteresowanym na dostęp do wiedzy zawartej w modelach procesów oraz umożliwić ich zespołowe ulepszanie i rozwijanie.

Z uwagi na zaostrzającą się konkurencję na rynku, celem wdrożenia zarządzania procesowego jest coraz częściej szybkie podniesienie efektywności i zysków przedsiębiorstw. Jest to realizowane poprzez:
- wdrożenie standardów w codziennej pracy;
- bieżącą samokontrolę i kontrolę pracy;
- skrócenie czasu adaptacji do potrzeb klientów dzięki aktywnemu dzieleniu się wiedzą w przedsiębiorstwie.

Wszelkie inne cele poboczne, takie jak dokumentacja procesów, ich automatyzacja czy informatyzacja, mają znaczenie o tyle o ile wspierają ten cel główny. W przeciwnym wypadku dokumentacja procesów, tak jak niejednokrotnie procedury i instrukcje, staje się dla przedsiębiorstw nie tylko kosztem, ale swego rodzaju pancerzem, utrudniającym szybkie reakcje na zmiany rynku. Bo przecież nawet jeżeli wymaga tego prowadzony projekt, nie można wprowadzać zmian niezgodnie z procedurą zarządzania zmianami.

Standardy w codziennej pracy

Standardy rozumiemy jako najlepsze metody wykonania danej pracy. Ich opis musi być dostępny i zrozumiały dla wykonawców procesów. Ponieważ rysunki są czytelniejsze niż opis tekstowy, dużo lepszy efekt uzyskamy posługując się diagramami procesów niż tylko procedurami opisowymi zaczerpniętymi z Księgi Jakości. Najszybszym sposobem szerokiego udostępnienia pracownikom i bieżącej aktualizacji, jest umieszczenie modeli procesów oraz kontekstowo powiązanych z nimi procedur i instrukcji Systemu Jakości w intranecie. Wydaje się, że do tej potrzeby biznesu już przystosowali swoje produkty prawie wszyscy dostawcy oprogramowania do zarządzania procesami. W ofercie firm takich jak BOC Information Technologies Consulting AG, BizAgi, HandySoft czy IDS Scheer jest oprogramowanie umożliwiające przeglądanie modeli procesów oraz powiązanych z nimi dokumentów, w tym dokumentów standaryzujących.

Dla maksymalizacji korzyści wynikających z zastosowania w codziennej praktyce, portal prezentujący procesy powinien umożliwiać:
- prezentację diagramów procesów w sposób czytelny i intuicyjnie zrozumiały. Najpopularniejsza obecnie notacja BPMN nie do końca spełnia to wymaganie. Dlatego większość producentów umożliwia wybór sposobu modelowania i prezentacji procesów pomiędzy notacją naturalną a BPMN;
- opisanie struktury organizacyjnej i zarządzanie rolami procesowymi tak, aby pracownicy nie musieli tracić czasu na analizowanie procesów, które ich nie dotyczą. Dla zmniejszenia pracochłonności i ryzyka nieaktualności danych, opis struktury organizacyjnej powinien być automatycznie zintegrowany np. z ActiveDirectory lub systemem kadrowym;
- przechowywanie wzorów dokumentów wykorzystywanych w procesach tak, aby przywołany wzór dokumentu można było wypełnić i zapisać lub wydrukować czy też wysłać mailem;
- kontekstowe powiązanie opisu procesów z systemem zarządzania jakością, np. poprzez możliwość zdefiniowania odnośników do dokumentów lub fragmentów dokumentów Księgi Jakości, aby z poziomu diagramów procesów zawsze prezentowana była jej aktualna zawartość, odnosząca się dokładnie do wybranego kontekstu (procesu lub czynności).