Na miarę potrzeb i oczekiwań

Doświadczenia z wdrożenia zintegrowanego systemu wspierającego zarządzanie w firmie Malfarb odcisnęły piętno również na obecnej funkcjonalności modułu produkcyjnego systemu Comarch CDN XL. To przykład dobrej współpracy dostawcy i klienta.

W ciągu ostatnich kilkunastu lat firma Malfarb z niewielkiego zakładu produkcyjnego stała się jednym z największych producentów farb, tynków oraz preparatów gruntujących i dezynfekujących, klejów i gładzi szpachlowych. Rocznie firma produkuje ok. 20 tys. ton farb dekoracyjnych i tynków. Punktem zwrotnym w rozwoju Malfarbu była modernizacja linii produkcyjnej oraz związana z nią zmiana podejścia do zarządzania firmą.

"Aby bliżej poznać historię systemu ERP w Malfarbie, trzeba cofnąć się przynajmniej o dekadę" - mówi Ryszard Cytryński, wiceprezes i dyrektor techniczny firmy. Pierwsze plany wdrożenia zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie pojawiły się w 2000 roku. Wtedy to, po 18 latach obecności na rynku, podjęto decyzję, że Malfarb włączy się do konkurencji o pozycję w czołówce rynku. "Patrząc na sytuację rynkową, postanowiliśmy włączyć się do walki o pierwszą ligę w segmencie dekoracyjnych farb i lakierów" - wspomina Ryszard Cytryński, który nadzorował cały proces wyboru i wdrożenia systemu. Na początku stulecia zapadła również decyzja o zwiększeniu mocy produkcyjnych. Równolegle przymierzano się do wdrożenia aplikacji pozwalających spożytkować możliwości nowych linii produkcyjnych. Jednak kolejny rok przyniósł m.in. kryzys gospodarczy związany z tzw. pęknięciem bańki internetowej i rozwiązania IT - z drogimi systemami ERP na czele - popadły w niełaskę.

Nową - jak na ówczesne czasy jedną z najnowocześniejszych w kraju - linię do produkcji ekologicznych farb wodorozcieńczalnych uruchomiono w połowie 2002 roku. Wtedy, ostatecznie, okazało się, że bez usprawnienia procesów planowania produkcji oraz optymalizacji działalności wytwórczej i transportu niemal niemożliwe będzie pełne wykorzystanie mocy nowej linii. To zaś uniemożliwiało realizację przyjętej strategii biznesowej. "Punktem zwrotnym w naszej strategii była decyzja, że włączamy się do walki z największymi graczami o lepszą pozycję na rynku. Chcieliśmy być lepsi od konkurentów technologicznie i logistycznie. Malfarb musiał być sprawny i sprytny. Musieliśmy oferować dobre ceny i szybkie terminy dostaw, co wymuszało zastosowanie strategii just in time. Jednak tak naprawdę systemu ERP zaczęliśmy szukać dopiero w 2003 roku" - przyznaje Ryszard Cytryński. Nie da się ukryć, że kierownictwo Malfarbu bardzo poważnie podeszło do kwestii wyboru rozwiązania najlepiej spełniającego potrzeby firmy. Od systemu zintegrowanego oczekiwano m.in. rozbudowanych możliwości związanych z optymalizacją dostaw, gospodarką magazynową oraz planowaniem produkcji. Z punktu widzenia zarządu firmy najistotniejsze było wdrożenie rozbudowanych mechanizmów związanych z raportowaniem.

Konkretne oczekiwania

Przed wdrożeniem systemu zintegrowanego poszczególne piony prowadziły odrębne analizy i prognozy, głównie w oparciu o informacje z własnego obszaru działania. Przed wdrożeniem systemu ERP, w firmie Malfarb funkcjonowało w zasadzie tylko wyspecjalizowane rozwiązanie finansowo-księgowe stworzone przez firmę Arkomp. Pozostałe procesy biznesowe były wspierane przez autorskie aplikacje oparte na platformie Microsoft Access.

Taka forma planowania działalności przestała wystarczać. Specyfika branży polega bowiem m.in. na dużym spiętrzeniu produkcji i stanów magazynowych od marca do września. To zaś przekłada się na konieczność dobrego przygotowania całego przedsiębiorstwa na okres wzmożonego obciążenia. Potrzebne jest m.in. elastyczne planowanie produkcji nawet w okresach kilku miesięcy oraz optymalizacja dostaw surowców uwzględniająca możliwości dostawców pod kątem krótko- i średniookresowych granic opłacalności.