Od ciężkiej artylerii po open source

Realizowanie zadań w trybie projektowym jest już codziennością w korporacjach i mniejszych firmach. Rynek IT reaguje racjonalnie: przybywa różnego rodzaju oprogramowania wspomagającego zarządzanie projektami.

Przedsiębiorstwa skuszone większym porządkiem, dodatkowymi narzędziami kontrolnymi i zmuszone do sprawnego działania w warunkach złożonych struktur organizacyjnych chętnie wybierają projektową drogę prowadzenia działalności. Optymalizacja działań z zakresu zarządzania projektami okazuje się być jedną z najbardziej popularnych i efektywnych metod proaktywnego oszczędzania. Jest też bodaj jedyną możliwością realizowania zadań w zorganizowanych hierarchicznie, podzielonych na silosy funkcjonalne korporacjach. W obecnych warunkach rynkowych nie jest możliwe skuteczne konkurowanie bez prowadzenia działań międzydepartamentalnych. Dodatkowej kontroli i poprawy sprawozdawczości domagają się też rządy krajów, które przeznaczyły środki na ratowanie gospodarki w czasach kryzysu. Biorąc to pod uwagę można spodziewać się znacznego wzrostu popularności oprogramowania wspierającego działania z zakresu project management.

Ogólnie, za aplikację wspierającą zarządzanie projektami uznać można praktycznie każdy system umożliwiający wymianę informacji o projektach, zarządzanie zasobami, czasem lub kosztami. Idealny z punktu widzenia członka zespołu projektowego system nie narzuca się zbytnio, ale skutecznie przypomina o zaplanowanych zadaniach, jest źródłem odpowiednio szczegółowych informacji o projekcie i dba o raportowanie prac. Takich aplikacji na rynku jest multum. Poza ceną różnią się funkcjonalnością, wielkością i skalą działania.

Nie tylko MS Project

Dla wielu osób synonimem zwrotu "oprogramowanie wspierające zarządzanie projektami" jest para aplikacji z pakietu Microsoft Office. Możliwości harmonogramowania i gospodarki zasobami zaimplementowane w oprogramowaniu Microsoft Project, wsparte odpowiednio spreparowanymi arkuszami kalkulacyjnymi odpowiadającymi za część finansową, to podstawowe narzędzia wielu kierowników projektów. Standardowo, oprogramowanie to zorientowane jest raczej na zarządzanie pojedynczym projektem, a nie portfelem projektów w powiązaniu z ich kosztami. Praktyka pokazuje, że większości organizacji znajdujących się na początku drogi ku reżimowi projektowemu taki zestaw w pełni wystarcza.

Choć na polskim rynku coraz większą popularnością cieszą się wyspecjalizowane systemy z zakresu zarządzania projektami, to nie wolno zapominać, że Microsoft Project w wersji Professional, wsparty rozwiązaniami umożliwiającymi współdzielenie informacji, pracę zespołową i zarządzanie finansami, staje się podstawą efektywnego środowiska projektowego nawet w dużych korporacjach.

Duże armaty

Największe aplikacje wspierające zarządzanie projektami, to zintegrowane systemy dedykowane. Zazwyczaj, poza typowymi funkcjonalnościami dedykowanymi do zarządzania projektami i harmonogramowania prac, zawierają rozwiązania związane z budżetowaniem oraz mechanizmy analityczno-raportujące. Często, w funkcje dedykowane do harmonogramowania zadań i alokacji zasobów niezbędnych do ich realizacji wyposażane są systemy klasy ERP. Wyspecjalizowane moduły wspierające zarządzanie projektami posiada zdecydowana większość systemów największych producentów - m.in. rozwiązania Oracle, SAP, IFS i Epicor. Niektóre z takich modułów mogą funkcjonować niezależnie od systemu ERP, jednak ze względu na stan złożoności i stopień ingerencji w środowisko organizacyjne firmy, najlepiej sprawdzają się jako wsparcie dla rozbudowanych projektów, w portfelach projektów lub zarządzaniu całą organizacją w reżimie projektowym.

Nic nowego

Rozbudowane oprogramowanie wspierające project management nie jest niczym nowym. Znaczna część popularnych dziś aplikacji tego rodzaju - m.in. oprogramowanie Primavera - w swoich założeniach bazuje na algorytmach opracowanych w latach 50. ubiegłego stulecia. Dwadzieścia lat temu powstała pierwsza wersja systemu duńskiej firmy Maconomy. Dziś system jest dostępny w pięciu, zróżnicowanych funkcjonalnie wersjach, dedykowanych potrzebom różnych organizacji opartych o projekty. "Idea jest taka, żeby wewnętrzna komunikacja dotycząca czynności związanych z realizacją projektu była realizowana w systemie" - mówi Anna Turzańska-Sadlej, prezes zarządu firmy Todis - polskiego dystrybutora rozwiązań Maconomy. Jej zdaniem, funkcjonalność systemu Maconomy opiera się na zarządzaniu zasobami na różnych poziomach szczegółowości, w oparciu o ich cechy lub umiejętności oraz dostępność i koszty.

W kontekście alokacji zasobów, Maconomy upraszcza m.in. analizę poziomu zaangażowania pracowników i wykorzystania zasobów pozaludzkich oraz zarządzanie kompetencjami. Natomiast w odniesieniu do kontroli finansów, system umożliwia analizowanie strony kosztowej i przychodowej dla poszczególnych projektów już od momentu ich kosztorysowania. "W jednym systemie mamy planowanie projektów ze względu na koszty i czas, jak również ich pełne rozliczenie w tych samych obszarach na poziomie całej organizacji.