Jak dojrzeć do prowadzenia projektów - wywiady z ekspertami

Zorientowane projektowo zarządzanie organizacją wymaga wdrożenia pewnych zasad i struktur tworzących środowisko sprzyjające pracy projektowej. Najważniejsza jest jednak wiedza praktyczna i znajomość zasad prowadzenia projektów na wszystkich szczeblach organizacji.

Podejście projektowe cieszy się w polskich firmach coraz większą popularnością. Nie ma w tym nic dziwnego - organizacja prac w formie projektów pozwala na wprowadzenie obiektywnych, czytelnych i ustandaryzowanych zasad. Zasady te są z kolei źródłem uporządkowanych i spójnych informacji, stanowiących podstawę do podejmowania właściwych decyzji biznesowych, które coraz częściej zastępują tzw. zarządzanie intuicyjne. Wdrożenie projektowego reżimu organizacyjnego może przynieść bardzo wymierne korzyści. Wcześniej wymaga jednak określonego nakładu pracy i środków. Jako istotna zmiana organizacyjna, jest inwestycją w organizację.

Środowisko pracy projektowej buduje cały zestaw czynników wpływających na sprawność procesów zarządzania projektami. Im bardziej kompletne środowisko - tym większe korzyści wynikają z efektów synergii zachodzących pomiędzy poszczególnymi jego elementami. Chociaż u podstaw tego podejścia nie leży żadna wiedza tajemna, to wdrażanie projektowego reżimu w organizacji winno być realizowane z zachowaniem najlepszych praktyk.

Zacząć od podstaw

Wbrew pozorom, wdrożenia projektowego podejścia do prowadzonych działań biznesowych nie powinno się zaczynać od powołania odrębnej jednostki biura projektów. Ta komórka organizacyjna, aby była najbardziej skuteczna, powinna być zbudowana na bazie funkcjonujących w organizacji standardów i metodyk projektowych. Jeszcze wcześniej pracowników trzeba wyposażyć w odpowiednie procedury, wiedzę i narzędzia umożliwiające efektywne działanie w reżimie projektowym. Aby skutecznie realizować projekty, nie wystarczy posiadać biuro projektowe - cala organizacja powinna rozumieć podstawy standardów pracy projektowej i zarządzania przez cele. Pracownicy zawczasu powinni zostać również wyposażeni w odpowiednie rozwiązania sprzyjające realizacji projektów.

Wobec tego, pierwszym działaniem zmierzającym do stworzenia sprawnego środowiska pracy projektowej winno być zdobycie wiedzy pozwalającej na zrozumienie zasad podejścia projektowego i zaplanowanie niezbędnych zmian organizacyjnych. "Wiedza - wsparta praktycznym doświadczeniem - pozwoli na odpowiednie ustrukturyzowanie działań poszczególnych jednostek i ocenę, gdzie warto wykorzystać podejście projektowe, a gdzie nie. Kolejnym krokiem jest stworzenie odpowiedniej kultury organizacyjnej. Dopiero później przychodzi czas na mapowanie procesów biznesowych, które powinny być podstawą zarządzania przez cele, czyli zarządzania projektowego" - mówi Robert Mroziński, prezes zarządu firmy ICTAS.

Na początku procesu wdrażania zasad projektowych pojawia się więc pytanie o to, skąd czerpać wiedzę na temat zarządzania projektami. Można jednak odnieść wrażenie, że kadra zarządzająca w większości odpowiada na to pytanie błędnie. W zdecydowanej większości organizacji sama znajomość metodyk projektowych nie wystarcza do skutecznej transformacji do podejścia projektowego w biznesie. Bardziej istotna jest praktyka i doświadczenia czerpane z analogicznych wdrożeń realizowanych w przeszłości. To właśnie w tym momencie najlepiej skorzystać ze wsparcia firm doradczych.