Projekt na miarę stolicy

Reorganizacja struktur miasta zmusiła władze stolicy do wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania Urzędem Miasta Stołecznego Warszawy. Wdrożenie systemu SAP ERP było ogromnym i skomplikowanym przedsięwzięciem. Zakończyło się jednak sukcesem.

Mimo trudności i wyzwań, wdrożenie systemu przyniosło Urzędowi wiele korzyści. Przede wszystkim udało się przejść z kilku aplikacji na jedną bazę danych. Nowy system daje dzięki temu wiele korzyści w zakresie raportowania. To zupełnie inna jakość pracy z danymi, która skutkuje bardzo wymiernymi efektami - Urząd jest w stanie przygotować sprawozdania o połowę szybciej, zredukował o ok. 20% czynności wykonywane ręcznie, planowanie zajmuje o 1/3 mniej czasu niż wcześniej, a cała organizacja podniosła swoją efektywność o ok. 30%

Bardzo istotnym elementem systemu jest możliwość prowadzenia budżetu w układzie zadaniowym. "W poprzednich systemach nie tylko nie udałoby się zrobić planu w tak szczegółowym układzie, ale też na pewno nie udałoby się rozliczyć kwot przy tylu elementach dekretacji. To prawdziwy przełom" - opowiada Marzena Bednarczyk. Należy pamiętać, że system wymaga dostosowań do zmieniających się warunków: zmian organizacyjnych, prawnych, modyfikacji procesów itp.

Ewolucja, nie rewolucja

Urząd podchodzi do projektu ewolucyjnie. Nagłe wprowadzenie potężnego, nowego systemu, obejmującego różnorodny zakres merytoryczny, skazałoby projekt na porażkę. "Nie wchodzimy od razu z całym systemem we wszystkie obszary działalności miasta, tylko robimy to małymi krokami. Potrzebny jest czas na zmianę mentalności pracowników, zmiany organizacyjne, optymalizację procesów biznesowych, procedur, instrukcji wewnętrznych" - wyjaśnia Radosław Bojaczuk, zastępca dyrektora Biura Informatyki i Przetwarzania Informacji w Urzędzie m.st. Warszawy.

Ostateczna ocena systemu będzie jednak możliwa dopiero po drugim etapie wdrożenia, czyli wejściu całego systemu do dzielnic, a to, zdaniem Marzeny Bednarczyk, potrwa kilka lat. Obecnie system integruje dane dla całego miasta, ale część z nich wprowadzanych jest syntetycznie na poziom hurtowni, nie ma ich w systemie transakcyjnym. W związku z tym nie ma kompletu danych analitycznych, co jest dużym ograniczeniem, zarówno przy tworzeniu informacji zarządczych dla skarbnika czy prezydenta, jak i ograniczeniem operacyjnym dla pracowników. Utrudnia to w pewnym sensie procesy kontroli wewnętrznej, na przykład realizacji procedur budżetowych. Urząd wie już jednak, czego potrzebuje.

Miastu potrzebny jest Zintegrowany System Zarządzania Finansami Miasta. Przy tak dużej organizacji i takiej liczbie procesów realizowanych przez miasto w sferze budżetowej, przygotowanie projektu wdrożenia takiego systemu jest bardzo trudne. "W grę wchodzi nie tylko ten zakres, który obecnie jest objęty systemem, ale też np. procesy podatkowe, zarządzania mieniem oraz cała masa projektów uzupełniających, nie tylko stricte informatycznych, ale również organizacyjnych" - wyjaśnia Radosław Bojaczuk. Taki projekt wiązałby się z integracją kilkudziesięciu różnego rodzaju baz dziedzinowych, wraz z weryfikacją jakości danych. Zdaniem Marzeny Bednarczyk, taki projekt będzie możliwy do realizacji tylko wtedy, kiedy nie tylko kierownictwo organizacji, ale również właściciele wszystkich procesów będą przekonani o celowości takiego postępowania. Projekt ten będzie bowiem wymagał ich zaangażowania. Przygotowania do tego projektu, potrwają przynajmniej rok.