By upilnować dokumenty

Na konferencji EMC Momentum 2009 zaprezentowano możliwości platformy Documentum i rozwiązań partnerskich.

Zasoby informacyjne wciąż się rozrastają (szacuje się, że obecnie zajmują 1,8 Zb). Około 95% z nich jest przechowywanych w postaci niestrukturyzowanej, aż 85% nikt nie zarządza. Z drugiej strony, całość zagadnień związanych z przetwarzaniem danych jest poddawana coraz silniejszym regulacjom prawnym. W takiej sytuacji wiele organizacji potrzebuje coraz skuteczniejszych narzędzi do zarządzania informacją. Motorem do ich wdrożenia jest chęć zapanowania nad tym obszarem organizacji. Ważnym kryterium przy wyborze jest możliwość ograniczenia kosztów integracji, obsługi oraz utrzymania wdrożonego rozwiązania. Wielką wagę ma przy tym uproszczenie samego procesu wdrożenia.

Zaprezentowane na konferencji rozwiązania umożliwiają bardzo szybkie wdrożenie predefiniowanego zestawu funkcjonalności, dostarczając firmie gotowych narzędzi w krótkim czasie. Dostosowanie tych narzędzi do potrzeb firmy jest szybkie i proste. Generuje, w związku z tym, o wiele mniejsze koszty niż dotychczasowe modele wdrożenia, które zakładały budowę wielu aplikacji przez deweloperów.

Outlook, Eksplorator i Finder

Dzięki rozwiązaniom klienckim dla aplikacji i systemów, dokumenty przechowywane w zasobach Documentum są dostępne w programie Outlook w intuicyjny sposób (działają typowe menu i opcje zarządzania). W najnowszej wersji usprawniono integrację z Outlookiem, umożliwiając przeciąganie dokumentów i załączników z folderów pocztowych do folderów związanych z repozytoriami. Następnym krokiem jest zazwyczaj ustawianie wersji, uprawnień, właściwości oraz lokalizacji. To wszystko można wykonać w Outlooku, przy czym można wykorzystać także reguły dla poczty wbudowane w ten program. Wykorzystanie reguł poczty przychodzącej umożliwia automatyzację niektórych czynności, takich jak np. umieszczanie w zasobach Documentum wiadomości dostarczanych z konkretnych źródeł. Razem z rozwojem rozwiązania offline, które umożliwia pracę bez bezpośredniego połączenia, podobna funkcjonalność została wprowadzona także do klienta dla Outlooka.

Drugim klientem, z którego użytkownicy mogą sprawnie korzystać, jest klient systemowy My Documentum for Desktop, który integruje się z powłoką Windows, daje dostęp do repozytorium za pomocą standardowych okien Eksplorator Windows lub Mój Komputer. Integracja obejmuje także okna otwierania i zapisu plików aplikacji Microsoft Office. Opracowana wersja dla systemu MacOS X jest zintegrowana z Finderem, dzięki czemu zasoby Documentum łączą się z lokalnie dostępnymi obiektami w tym systemie.