Bierny klient

Prawo nakłada obowiązki nie tylko na wykonawców systemów IT, lecz również na zamawiających. W przypadku odmowy współpracy ze strony zamawiającego, wykonawca może nawet odstąpić od umowy.

Tym samym, brak współdziałania ze strony zamawiającego, uniemożliwiający wykonawcy prawidłowe świadczenie usług należałoby uznać za ważny powód, pozwalający wykonawcy, bez względu na treść zapisów umownych, na wypowiedzenie zawartej umowy. Pamiętać wszak należy, że przyczyną takiego wypowiedzenia musi być powód ważny, a co za tym idzie, brak współdziałania ze strony wykonawcy powinien być rażący bądź notoryczny, trwale uniemożliwiający wykonawcy prawidłowe realizowanie umowy. Brak współdziałania nie może być jedynie mało znaczącym, jednorazowym przypadkiem.

Minimalizacja ryzyka

Oczywiście, przedstawione powyżej przepisy, umożliwiające realizującemu projekt uwolnienie się od niechętnego do współdziałania klienta, nie chronią wykonawcy w sposób bezwzględny. Ryzyko związane z kosztami pracy z trudnym klientem istnieje zawsze. Realizujący projekt może dążyć do jego minimalizacji, zamieszczając w umowie postanowienia, które przynamniej częściowo zabezpieczą go przed problemami związanymi z biernością drugiej strony.

Po pierwsze, w przypadku zawierania umowy o dzieło, strony powinny koniecznie określić zasady wzajemnego rozliczenia w przypadku odstąpienia od umowy przez wykonawcę. Po drugie, bez względu na rodzaj zawieranej umowy, powinno znaleźć się w niej zobowiązanie klienta do współdziałania koniecznego do prawidłowej realizacji umowy wraz z przykładowym katalogiem obowiązków zamawiającego. Jeżeli wykonawca wie z góry, że będzie potrzebował ze strony klienta określonego rodzaju współpracy, to wówczas warto wpisać do umowy szczegółowe zobowiązania, w możliwie jak największym stopniu definiując poziom i jakość danej współpracy (np. poprzez określenie, kto i w jakim czasie ma udzielać odpowiedzi na zadawane przez wykonawcę pytania). Ponadto, z punktu widzenia ochrony interesów wykonawcy, istotne jest, aby katalog czynności, do których zobowiązany jest klient, był katalogiem otwartym (aby wyliczenie czynności, które musi podejmować zamawiający, było jedynie przykładowe, np. poprzez użycie wyrażenia "w szczególności").

Co prawda, co do zasady wykonawca nie odpowiada za opóźnienia w realizacji projektu spowodowane zwłoką zamawiającego, jednakże dla uniknięcia wszelkich wątpliwości umowa powinna wprost stanowić, iż wykonawca nie odpowiada za wszelkie opóźnienia prac bądź też brak realizacji prac, związane z brakiem niezbędnego działania ze strony klienta. Dodatkowo, wykonawca powinien pamiętać, aby posiadać dokumentację związaną z brakiem niezbędnego współdziałania ze strony klienta. Mogą to być maile dokumentujące odmowę przedstawienia określonych dokumentów lub informacji, czy też protokoły odmowy dostępu do sprzętu lub systemów zamawiającego. W celu uniknięcia wszelkich wątpliwości, w przypadku odmowy współpracy ze strony klienta, wykonawca powinien przesłać, np. mailowo, wiadomość, w której poinformuje klienta, że ze względu na brak niezbędnego współdziałania z jego strony nie jest on w stanie realizować projektu, co może wiązać się z niezależnymi od niego opóźnieniami.

Agnieszka Wachowska jest prawnikiem w Kancelarii Radców Prawnych Maruta i Wspólnicy.