Trzy bariery

Trwa seria fuzji i przejęć na polskim rynku informatycznym. Coraz wyraźniejsze ożywienie na rynku każe przypuszczać, że firmy informatyczne i działy informatyki wkrótce zaczną zatrudniać pracowników. Czy organizacje, które wchłaniają inne, oraz te, które gwałtownie rosną, są przygotowane na problemy, jakie się pojawią? Przyjrzyjmy się trzem podstawowym barierom wzrostu.

Trwa seria fuzji i przejęć na polskim rynku informatycznym. Coraz wyraźniejsze ożywienie na rynku każe przypuszczać, że firmy informatyczne i działy informatyki wkrótce zaczną zatrudniać pracowników. Czy organizacje, które wchłaniają inne, oraz te, które gwałtownie rosną, są przygotowane na problemy, jakie się pojawią? Przyjrzyjmy się trzem podstawowym barierom wzrostu.

Bariera skali

Pierwszy problem, który pojawia się w każdej firmie informatycznej zatrudniającej więcej niż kilka osób, to problem skali. Przedsięwzięcie, które firma prowadzi, jest po prostu za duże, żeby jeden człowiek mógł je ogarnąć. Przychodzi refleksja - zespół może więcej - a wraz z tą refleksją musi pojawić się podział obowiązków.

Idealna sytuacja to oczywiście taka, w której wkład każdego z członków zespołu jest mniej więcej jednakowy, a ich kompetencje wzajemnie się uzupełniają. W praktyce rzadko tak bywa. Jedni pracują lepiej, inni gorzej; w ramach projektu są tematy atrakcyjne i mniej ciekawe (które jednak też ktoś musi zrobić); ktoś nie dotrzymuje terminu itd. Płaci za to zespół, czyli wszyscy.

Jednocześnie pojawia się zupełnie nowy problem: ktoś musi być szefem. Dawny kolega zza tego samego biurka nagle zaczyna być przełożonym - może wydawać polecenia i nawet jeśli tego nie robi, pojawia się dystans. To trudny moment w pracy zespołu informatycznego i szkoda, że zarówno literatura, jak i szkolenia nie poświęcają temu tematowi dostatecznej uwagi. Szczególnie, że informatycy źle znoszą stosunki hierarchiczne, nad formalną władzę przedkładając autorytet techniczny.

Firma informatyczna może przekroczyć barierę skali tylko w jeden sposób: posiłkując się wiedzą z zakresu prowadzenia przedsięwzięć oraz... dobierając ludzi, którzy dobrze będą z sobą współpracować. Pomocą będą też narzędzia wspomagające proste prowadzenie przedsięwzięć - mogą to być proste arkusze kalkulacyjne, ale też specjalizowany produkt w rodzaju Microsoft Project.

Przekroczenie bariery skali łatwo poznać po firmie informatycznej. W wypowiedziach członków zespołu znacznie częściej niż liczba pojedyncza pojawią się sformułowania w liczbie mnogiej: "Jeżeli nie poprawimy migracji danych, będziemy musieli je potem ręcznie poprawiać" - choć kto inny przeprowadza migrację, a kto inny musiałby poprawiać.

Bariera struktury

Drugi z typowych problemów, przed którymi staje firma informatyczna, dotyczy struktury. Typowym objawem jego wystąpienia są długie godziny robocze. Informatycy na koniec "normalnego" dnia roboczego po prostu stwierdzają, że zostało im jeszcze mnóstwo do zrobienia, mimo iż cały dzień ciężko pracowali. W następnym tygodniu jest tak samo, potem znowu i jeszcze... W efekcie nadgodziny stają się standardem. Serwery są stale przeciążone, łącza - zapchane, klienci wołają o pomoc, kolejne błędy pojawiają się, zanim poprzednie zostały rozwiązane itd.

Długie godziny robocze tylko początkowo przynoszą ulgę w bieżących zadaniach. Po krótkim czasie okazuje się, że nawet przedłu-żający się czas pracy nie pozwala na dotrzy-manie terminów. Jednocześnie narastają frustracja i poczucie tego, że praca nie zawsze jest sensowna. "Pracujemy tak ciężko, że nie możemy pracować dobrze" - takim zdaniem można by określić firmę, w której pojawił się problem struktury.

Wiele przedsiębiorstw uważa, że rozwiązaniem problemu struktury jest przyjmowanie nowych pracowników, którzy przejmą część obowiązków tych, którzy aktualnie są przepracowani. Na ogół jest odwrotnie. Przyjmowanie nowych osób - o ile nie reprezentują naprawdę wybitnych talentów organizacyjnych i poziomu merytorycznego - pogarsza sprawę. Zamiast tego można takiej firmie polecić inną drogę: z pozoru brutalną, ale w perspektywie najtańszą. Tak jak myśliwi selekcjonują chorą zwierzynę i ją odstrzeliwują, tak firma powinna mieć odwagę, by przerwać "chore" projekty - takie, które trwają i nie mogą się skończyć; takie, którym co chwilę zmieniają się wymagania; takie, które nie mają właściwej dokumentacji i w zasadzie nie bardzo wiadomo po co są robione.

Firma, która osiągnęła stadium rozwoju, w którym pojawia się ta bariera, musi zdefiniować sama siebie. Powinna określić strukturę organizacyjną, zdefiniować przedsięwzięcia, które prowadzi. Szef firmy albo działu informatyki powinien na poważnie zacząć delegować swoje obowiązki podwładnym, bo jeżeli rzeczy nie dzieją się we właściwym czasie, to także dlatego że ludzie nie czują się właścicielami swojej części procesów biznesowych.

Pomocą informatyczną dla firmy, która napotkała problem struktury, będą systemy klasy groupware. Są one znakomite tam, gdzie trzeba zaprojektować przepływ zadań (workflow), określić odpowiedzialność, zobowiązać kogoś do akceptacji konkretnych kroków, a także stworzyć raporty zbiorcze.

Pracownicy firm, które napotkały barierę organizacji, mówią, że najważniejszą sprawą jest odpowiednio wczesne zidentyfikowanie problemu. Jeżeli firma prowadzi 10 przedsięwzięć i zatrudnia 30 ludzi, prawdopodobnie osiągnie już barierę skali, ale będzie mogła sobie z nią poradzić. Firma, która ma 30 przedsięwzięć i 200 osób, będzie miała bardzo poważny problem organizacji. Poradzenie sobie z nim może wymagać wiele czasu i pomocy z zewnątrz.