Co komu wolno czyli granice swobody

W Wlk. Brytanii Komisarz ds. Informacji (odpowiednik polskiego Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych) przedstawił właśnie projekt zaleceń dla pracodawców, poświęcony sprawie obserwacji działań i zachowań pracowników. Projekt ten, nie mający dotąd odpowiednika na świecie, wzbudził bardzo szerokie zainteresowanie.

W Wlk. Brytanii Komisarz ds. Informacji (odpowiednik polskiego Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych) przedstawił właśnie projekt zaleceń dla pracodawców, poświęcony sprawie obserwacji działań i zachowań pracowników. Projekt ten, nie mający dotąd odpowiednika na świecie, wzbudził bardzo szerokie zainteresowanie.

Nierównoprawne z istoty, bo z dominacją pracodawcy, stosunki stron umowy o pracę są regulowane przez przepisy prawa oraz - będące ich uszczegółowieniem - regulaminy. Sformalizowany język tych ostatnich nie pozwala jednak wyrazić zasad, które dotyczą delikatnego pogranicza spraw służbowych i prywatnych.

Korzystne pod tym względem rozwiązania częściej przynoszą dobra wola i wzajemne zrozumienie stron niż poleganie jedynie na spisanych regułach. W sytuacjach krytycznych jednak ich brak powoduje konflikty, atmosferę podejrzliwości i ciągłe wzajemne podchody stron, na czym cierpią i jakość wykonywanej w tych warunkach pracy, i jej wyniki. Najlepszym tego przykładem od lat jest np. sprawa prywatnych rozmów z telefonów służbowych.

W wielu organizacjach udało się rozwiązać ten problem drogą tworzenia kultury pracy, gdzie pracodawca nie stosuje zakazów, a pracownicy nie nadużywają stwarzanych im możliwości. Na drugim biegunie jednak są kategoryczne zakazy, blokady techniczne, podsłuchy i inne podobne środki.

Sprawa zyskała nowy wymiar w wyniku pojawienia się poczty elektronicznej i dostępu do Internetu. Oba te narzędzia porozumiewania się i przekazu informacji można wykorzystywać na różne sposoby, w tym również do celów prywatnych. Co więcej, łatwość i bezpośredniość korzystania z nich powodują, że pracownik mający do nich dostęp ma nie spotykane dotąd możliwości szybkiej, masowej i pozostającej w jego wyłącznej gestii komunikacji z całym niemal światem. Pomyłkowe lub celowe działania takiego pracownika mogą ujawnić firmowe sekrety, zaciągnąć zobowiązania, spowodować, że dotknięci poczują się partnerzy lub klienci zatrudniającej go organizacji, a nawet wmanewrować ją w odpowiedzialność prawną.

Najgorsze jednak, co może wystąpić, to brak jednoznacznych reguł postępowania. Stwarza to warunki, w których każde zachowanie każdej ze stron może być źródłem "konfliktu na życzenie".

Artykuł niniejszy powstał w związku z opublikowaniem przez brytyjskiego Komisarza ds. Informacji (odpowiednik polskiego Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych) projektu zaleceń dla pracodawców, poświęconego sprawie obserwacji działań i zachowań pracowników.

Za kraj, w którym występują najostrzejsze konflikty pomiędzy pracownikami a pracodawcami na tle korzystania z poczty elektronicznej i Internetu w celach pozasłużbowych, uchodzi właśnie Wlk. Brytania.

Raport opublikowany w czerwcu br., powstały w organizacji Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), stwierdza, że w brytyjskich firmach prywatnych zwolniono z pracy niemal połowę pracowników spośród tych, którym zarzucono wysyłanie "niewłaściwej poczty elektronicznej" lub korzystanie z Internetu w czasie pracy do celów z nią nie związanych. W sektorze publicznym podobnie potraktowano ponad jedną trzecią takich przypadków. Sprawa ta była tam od początku źródłem licznych kontrowersji, gdyż stała w ostrej sprzeczności z silnie zakorzenionymi w społeczeństwie brytyjskim zasadami tolerancji i nienaruszalności prywatności, również w miejscu pracy.

W Zjednoczonym Królestwie przypadki i reguły dopuszczające podsłuch rozmów telefonicznych oraz naruszanie tajemnicy korespondencji są określone w ustawie o nazwie Regulation of Investigatory Powers Act 2000. Pewne, związane z tym kwestie są regulowane również przez Ustawę o ochronie danych (Data Protection Act 1998) oraz o prawach człowieka (Human Rights Act 1998).

W celu połączenia w całość ustaleń zawartych we wspomnianych aktach prawnych, ujednolicenia ich interpretacji i podniesienia praktyki brytyjskich przedsiębiorstw w tym zakresie na wyższy poziom, do sprawy włączył się niedawno brytyjski komisarz ds. informacji, publikując projekt Reguł dla pracodawców. Ich podstawą jest Ustawa o ochronie danych. Reguły te z założenia nie mają mieć mocy prawnej, a jedynie stanowić "pomoc dla pracodawców w pozostawaniu w zgodności z ustawą o ochronie danych".

Reguły nie tworzą nowego prawa, są jednak pierwszym tak kompleksowym i pełnym potraktowaniem tematu prywatności w miejscu pracy, daleko wykraczającym poza zakres rozmów telefonicznych, poczty elektronicznej i dostępu do Internetu. Z tego względu, mimo że Reguły stanowią obecnie tylko propozycję, dokument ten zasługuje na omówienie.

Istotną częścią Reguł jest rozdział wskazujący działania, które można uznać za stosowne w przypadku, gdy pracodawca decyduje się podjąć obserwację działań i zachowań swych pracowników. Dobra praktyka w tym przypadku ma polegać na stosowaniu przejrzystych zasad, sprzyjających otwartej i swobodnej atmosferze w miejscu pracy i budowaniu wzajemnego zaufania między pracownikami i pracodawcami. Ponieważ Reguły pozostają w duchu Dyrektywy 95/46/EC Unii Europejskiej, można założyć, że są one w zgodzie również z prawem z zakresu ochrony danych osobowych obowiązującym w krajach członkowskich Unii.