Porządek w danych

Stosowanie zasad Data Governance pomaga ograniczyć chaos informacyjny w przedsiębiorstwie, chociaż właściciele firm niechętnie wydają na to pieniądze. Do tego dochodzą wyzwania związane z bezpieczeństwem danych, ich optymalizacją oraz umiejscowieniem w strukturze organizacyjnej pracownika odpowiedzialnego za zarządzanie nimi.

Nad tym, jak znaleźć sensowny model inwestycji w informatykę, często zastanawia się też Włodzimierz Sobczyk. "W praktyce sprowadza się to do pytania, czy i ile warto zainwestować, aby czas pozyskania informacji skrócił się na przykład z pięciu do jednej minuty" - mówi. W sytuacji, gdy wydajność infrastruktury IT stawia naturalne bariery, nie pozostaje nic innego jak odpowiednio ustalać priorytety w dostępie do informacji. Dane w Kompanii Piwowarskiej zostały skategoryzowane i te najbardziej istotne mogą liczyć na optymalizację w pierwszej kolejności.

Kierownik poszukiwany

Kwestią otwartą pozostaje też to, kto w organizacji powinien ustalać priorytety w zarządzaniu danymi. W opinii Patryka Chorosia, nie jest to obowiązek, który menedżerowie biorą na siebie szczególnie chętnie.
"Nic w tym dziwnego, biorąc pod uwagę, że każdy menedżer jest rozliczany z bezpośredniej efektywności swoich działań. Tymczasem efekty Data Governance są mniej oczywiste i zauważalne w organizacji dopiero po upływie dłuższego czasu" - wyjaśnia. Z pewnością lepiej nie powierzać odpowiedzialności za zarządzanie danymi departamentom czysto operacyjnym. Bardziej sprawdza się umieszczenie tych zadań w dziale zajmującym się sprawozdawczością lub kontrolingiem.

Nasi rozmówcy są też zgodni, że wdrażanie Data Governance nie może się powieść bez bezpośredniego zaangażowania kogoś z zarządu. Menedżer odpowiedzialny za Data Governance powinien zaś raportować bezpośrednio do CIO.

Mówiąc o Data Governance, nie sposób nie wspomnieć o bezpieczeństwie danych. "Do efektywnego zarządzania dużą ilością danych nie wystarczy jedynie wdrożenie systemu informatycznego. Wiąże się to również z wypracowaniem odpowiednich procedur, w tym polityki bezpieczeństwa" - przypomina Mariusz Barycki, dyrektor IT w ArchiDoc.

Firma ArchiDoc, jako zewnętrzny podmiot, zarządza między innymi obsługą dokumentacji elektronicznej i papierowej w RWE IT oraz obsługuje centralną kancelarię banku ING. Pracując z wrażliwymi danymi, dotyczącymi setek tysięcy klientów tych firm, musi sprostać wielu wymaganiom. Mariusz Barycki zaznacza, że wyzwaniem w skutecznym zarządzaniu danymi jest spełnienie wymogów stawianych przez ustawę o rachunkowości, ochronie danych osobowych czy przez rozporządzenie ministra kultury dotyczące przechowywania dokumentacji osobowej. Niezbędna jest też akceptacja sposobów ochrony danych osobowych przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych oraz podpisanie przez wszystkich pracowników klauzuli o zachowaniu tajemnicy służbowej.
Zdaniem Mariusza Baryckiego, przydatne w zarządzaniu danymi może być też zdobycie certyfikatu ISO 9001. Reguluje on i standaryzuje zarządzanie procesami w spółce, co przekłada się też na większy porządek w zarządzaniu danymi.

Czynników wpływających na skuteczne zarządzanie informacją w przedsiębiorstwie jest wiele. Najważniejsze z nich to: wielkość wydatków na IT, kwestie związane z bezpieczeństwem oraz odpowiedni podział obowiązków w firmie. Wdrożenie zasad Data Governance na pewno nie jest ani proste, ani tanie. Czy warto jednak odkładać je na potem? Brak polityki zarządzania danymi, prędzej czy później, zemści się w taki lub inny sposób na każdej firmie.