Spójny obraz

Jak najlepiej przeprowadzić wdrożenie systemu zarządzania danymi referencyjnymi (Master Data Management)?

"To wymaga, aby dane referencyjne były czymś odrębnym od danych transakcyjnych przypisanych do określonego systemu. Dane referencyjne są nadrzędne w stosunku do wszystkich innych" - zwraca uwagę Tomasz Mierzwa, [tu proszę wpisać stanowisko lub funkcję] z firmy BusinessVision.

Do tego dochodzi jeszcze zarządzanie jakością informacji. To wymaga m.in. procesów czyszczenia, sprawdzania. Tutaj też musi być jasno określona jednostka odpowiedzialna. "Często jest właśnie tworzona specjalnie do takich potrzeb. Zazwyczaj jednak znajduje się w dziale IT. Wywodzi się przeważnie z tej części, która związana jest z narzędziami Business Intelligence, zajmuje się hurtownią danych. Tu bowiem są kompetencje związane z tworzeniem i zarządzaniem słownikami" - mówi Tomasz Mierzwa.

Wdrożenie MDM jest jednak potrzebą biznesową, a nie technologiczną. Dział IT poradzi sobie od strony technicznej z połączeniem różnych systemów, co nie znaczy, że wszyscy będą mieli automatycznie dostęp do jednakowych informacji. Firmy często myślą, że rozwiązaniem problemu będzie wdrożenie jednego, zintegrowanego systemu, który będzie pełnił nadrzędną rolę i zawierał dane referencyjne. "Jest to złe rozwiązanie, bo nakłada na system zadanie, do którego nie był tworzony" - zwraca uwagę Tomasz Mierzwa. Lepiej, jego zdaniem, wdrożyć osobny, dedykowany MDM system, który oferuje możliwość rozszerzania danych o nowe rzeczy, na przykład o dane multimedialne. "To może bardziej kosztowne i skomplikowane, ale daje większe możliwości" - przekonuje Tomasz Mierzwa. Gdy jedna z sieci handlowych chciała wykorzystać system produktowy do celów referencyjnych, okazało się, że są w nim tylko produkty, które ta firma sprzedaje. A klientom można przecież zaoferować również te, których nie ma w sklepie, ale można je dla nich zamówić lub mają je partnerzy. Poza tym, do systemu produktowego nie można było wprowadzać danych multimedialnych, na przykład zdjęć okładek książek, które okazały się być kluczowe dla identyfikacji produktów.

Korzyści z wdrożenia systemu MDM są, zdaniem Tomasza Mierzwy, szczególnej natury. "Polegają bardziej na tym, że firma unika pewnych problemów, niż że coś się w niej poprawia lub powiększa. MDM nie daje korzyści w postaci pozyskania nowych klientów, lecz raczej lepszej obsługi już istniejących. Daje też korzyści w postaci mniejszych kosztów operacyjnych wynikających z łatwiejszej obsługi danych, unikanie błędów, poprawiania procesów" - wyjaśnia Tomasz Mierzwa. Uważa, że większość korzyści z MDM jest trudno mierzalnych, ale istotnych dla sprawnego, skutecznego prowadzenia biznesu. Branżami najbardziej zainteresowanymi obecnie rozwiązaniami MDM są głównie: branża finansowa (klienci jako dane referencyjne) i branża dystrybucyjna (produkty jako dane referencyjne). Zapotrzebowanie na MDM pojawia się wyraźnie również przy różnego rodzaju fuzjach i przejęciach - gdy łączone są dwa systemy IT, wtedy trzeba koniecznie uzgodnić dane o klientach.