Na pełnym gazie

Obok istotnych inwestycji w narzędzia IT wspomagające pracę sieci przesyłowej, GAZ-SYSTEM przekonał się o przydatności wideokonferencji w codziennej pracy.

Należąca do Skarbu Państwa spółka GAZ-SYSTEM zajmuje się przesyłem gazu. Głównym klientem spółki jest Polskie Górnictwo Naftowe i Gazownictwo, które wydobywa gaz w kraju, ale również importuje go, a następnie sprzedaje do odbiorców w Polsce. GAZ-SYSTEM zajmuje się wyłącznie transportem gazu siecią gazociągów przesyłowych. Spółka powstała po przekształceniach rynku gazowego wynikających z unijnych regulacji, które nakazywały rozdzielenie przesyłu gazu od obrotu nim.

Mniej delegacji do Warszawy

Struktura firmy - składająca się z sześciu oddziałów oraz centrali - obejmuje zasięgiem całą Polskę. Podobnie jest ze służbami eksploatacyjnymi. Dodatkowo GAZ-SYSTEM rozbudowuje infrastrukturę do przesyłania gazu na terenie całego kraju. Wszystko to wymaga koordynacji działań. Aby skutecznie realizować te zadania, niezbędna jest sprawna komunikacja. Wymiana informacji odbywała się na spotkaniach, których częstotliwość ostatnio wzrosła znacząco. Dlatego powstała potrzeba wdrożenia rozwiązania, które ograniczyłoby podróże. "Wyjazd do Warszawy na godzinne spotkanie po nie najlepszych polskich drogach - to cały dzień <<z głowy>>" - mówi Grzegorz Stępniak, dyrektor pionu informatyki w GAZ-SYSTEM. "Szukaliśmy więc systemu, dzięki któremu pracownicy widzą się i słyszą, ale mają także możliwość wspólnej pracy nad dokumentami" - dodaje.

W 2006 r. spółka stanęła przed koniecznością wymiany centrali telefonicznej. Wówczas dopiero w terminie późniejszym brano pod uwagę wprowadzenie - obok usług głosowych - wideo. Spółka posiadała jednak wykształconych pracowników w zakresie technologii sieciowych Cisco, którzy zbudowali firmową sieć. Siłą rzeczy, pracownicy ci określili więc także szczegółowe wymagania wobec systemu telefonii IP, którego wykonawcę wyłoniono w przetargu. "Migracja na telefonię IP otwierała drogę do komunikacji wideo. Brakowało tylko jednego elementu - mostka wideokonferencyjnego" - opowiada Grzegorz Stępniak.

Na samym początku wprowadzania systemu wideokonferencji zdiagnozowano potencjalne dwie grupy problemów - techniczne i kulturowe. Problemy techniczne były w pewnej mierze zaskoczeniem, gdyż mogłoby się wydawać, że technologia wideokonferencji jest już odpowiednio dojrzała. Dotyczyło to przede wszystkim współpracy pomiędzy urządzeniami różnych dostawców przy dłuższym czasie ciągłego użytkowania. Bardziej stabilne są urządzenia od jednego producenta. Jednak nie zawsze taki zakup jest korzystny finansowo. GAZ-SYSTEM wybrał kombinację sprzętu Cisco i Tandberga. "Dzięki pracy własnej i pomocy integratora udało się przezwyciężyć przeszkody" - mówi Grzegorz Stępniak. Wdrożenie systemów wideokonferencji w GAZ-SYSTEM wykonała NextiraOne Polska. Choć firma planuje kolejne inwestycje w rozwiązania wideokonferencyjne.

Problemy kulturowe wynikały zaś z faktu, że spotkanie wideokonferencyjne ma zupełnie inną dynamikę. Wymaga innej dyscypliny i sposobu prowadzenia. Inny aspekt to obawa przed wideokonferencjami. Dobry przykład dawał jednak sam zarząd spółki, który często korzystał i nadal korzysta z nowego systemu łączności. Dzięki temu udało się przekonać pracowników, że technologia jest naprawdę przydatna i oszczędza czas. Wideokonferencje można zwoływać ad hoc bez konieczności informowania z wyprzedzeniem. "Choć pierwsza opóźniła się o godzinę. Łatwo nie było" - wspomina z uśmiechem Grzegorz Stępniak.