Optymalizacja na czas po...

Dziś, gdy mniej czasu zajmuje bieżąca działalność, m.in. ze względu na mniejsze zamówienia ze strony klientów, firmy mają rezerwy do wykorzystania na "porządkowanie". To dobry czas na optymalizację procesów.

Na końcu zaś przenosił wyniki zapytań do systemu obsługującego wnioski i dopiero wówczas wprowadzał swoją decyzję. Po wdrożeniu procesu w systemie BPM, ten sam analityk pobiera tylko zadanie wykonania oceny wniosku z kolejki w systemie, a następnie otrzymuje wszystkie - pobrane wcześniej automatycznie z innych aplikacji - dane potrzebne do podjęcia decyzji wraz z ich wstępną interpretacją. Jemu pozostaje jedynie wprowadzenie wyniku swojej oceny, zgodnie z uzyskanymi informacjami i swoją wiedzą.

Jakie czynniki mogą składać się na wzrost produktywności dzięki wdrożeniu systemów BPM? Jest to głównie efekt zautomatyzowania prostych, rutynowych czynności, jak np. wymiana danych pomiędzy systemami. Transformacja i interpretacja są także wykonywane automatycznie. Pracownicy relatywnie więc poświęcają więcej czasu na pracę merytoryczną. System sam steruje przebiegiem procesu - określa, jaka sekwencja czynności powinna zostać zrealizowana w danym przypadku (np. przy akceptacji wniosku zakupowego lub kredytowego), aby pozostać w zgodzie z wewnętrznymi procedurami przedsiębiorstwa. Pracownicy zaś nie tracą czasu na interpretację każdego przypadku i określenie, w jaki sposób powinien zostać obsłużony klient. Zmniejsza to także koszty działań naprawczych i utraconych możliwości biznesowych w związku z popełnionymi błędami formalnymi. Zmniejsza to też pole do nadużyć. Każdy zaś z procesów może zostać poddany audytowi.

Organizacja procesowa

Wdrożenie rozwiązań BPM niekiedy wpływa także na szereg zmian organizacyjnych, zmieniają się bowiem wyniki, jakie organizacje osiągają w procesach, przesuwa się ich środek ciężkości. Związane jest to z tym, że średnio procesy trwają krócej, poprzez automatyzację wybranych czynności, a dzięki zmianie zaangażowania pracowników merytorycznych, wzrasta jakość przetwarzania informacji. Jest to też punkt wyjścia do dalszych zmian i optymalizacji, które są immanentną cechą samych procesów. Architektura systemu ułatwia zaś ich wprowadzanie, a to przekłada się na elastyczniejsze działanie całej organizacji. Co jest tym bardziej ważne w obecnych, pełnych niepewności czasach.