Optymalizacja na czas po...

Dziś, gdy mniej czasu zajmuje bieżąca działalność, m.in. ze względu na mniejsze zamówienia ze strony klientów, firmy mają rezerwy do wykorzystania na "porządkowanie". To dobry czas na optymalizację procesów.

Czym jest BPM?

Jak wygląda podejście do wprowadzenia systemu zarządzania procesami? "Najlepiej spróbować zrobić na początek rzeczy proste, ważne biznesowo, dające szybki i wartościowy efekt" - mówi Tomasz Burczyński. Gdy modelowanie procesów sprawdzi się w takim małym projekcie, można myśleć o wdrożeniu systemu BPM do zarządzania czymś większym, np. przemodelowania procesów w call center. Dla każdego przedsiębiorstwa co innego jest bowiem core biznesem. A to właśnie w tych obszarach osiąga się najszybsze i najbardziej znaczące efekty. Dla sieci salonów z elektroniką będzie to rozpatrywanie wniosków zakupowych, dla banku zaś kredytowych.
System zarządzania procesami BPM dostarcza graficzne narzędzia do projektowania procesów, formularzy, reguł biznesowych, a także interfejsów do innych aplikacji. Narzędzia tego typu są różnorodne, dostosowane do kompetencji osób z nich korzystających - analityków biznesowych, programistów, ale także osób o profilu czysto biznesowym. System tego typu jest platformą do rozwoju aplikacji zorientowanych procesowo. Dzieje się to poprzez wykorzystanie gotowych - lub stworzonych we własnym zakresie - składników i ich konfigurację. Przykładowo system oferowany przez K2 Web Systems dostarcza własny generator formularzy i wspiera tworzenie interfejsu użytkownika. Po części system jest także platformą umożliwiającą integrację aplikacji poprzez dostarczenie interfejsów do popularnych systemów wspomagających zarządzanie.
System BPM zapewnia również monitoring aktywności w procesach biznesowych, raportowanie, śledzenie i audyt procesów oraz mechanizmy notyfikacji. Zapewnia też narzędzia analityczne wspierające optymalizację procesów, a rozwiązanie to jest przygotowane do częstej rekonfiguracji parametrów procesów i tworzenia ich nowych schematów. Jedną z największych korzyści z wdrożenia systemu BPM jest jednak możliwość relatywnie szybkiego tworzenia rozwiązań i ich adaptacji do zmieniających się warunków.

Budowa i...

Dzięki narzędziom do projektowania (np. Microsoft Visio) można doprowadzić do zaangażowania szerszego grona osób w tworzenie rozwiązania na platformie BPM - analityków, programistów i oczywiście sam biznes. Można też oszczędzać czas na dokumentacji i komunikacji zmian. Łącznik do systemów projektowych umożliwia bowiem wygenerowanie opisu procesu, który jest już zrozumiały dla środowiska BPM.
Biznesowy schemat procesu uzupełniany jest o strukturę danych, konkretną konfigurację czynności w procesie, specyfikację interfejsów do integracji z innymi systemami. Opis zrozumiały dla systemu może zostać zaś nałożony na dowolny schemat procesu i jest od niego niezależny. Poszczególnym elementom schematu nadawane jest ich znaczenie dla systemu. Następuje ich parametryzacja. Dla średnio złożonych rozwiązań ten tryb projektowania może oznaczać utworzenie kompletnej aplikacji i zakończenie prac. W przypadku rozwiązań złożonych, aplikacja jest wzbogacana przez programistów, np. o brakujące elementy opisane przez analityka biznesowego.
Systemy BPM można też połączyć z rozwiązaniami wspomagającymi obieg dokumentów (np. Microsoft SharePoint). Umożliwia to projektowanie procesu poprzez WWW. Odbywa się więc w całości bez pisania kodu, umożliwiając szybkie tworzenie rozwiązań przez przedstawicieli biznesu. Tak zbudowane rozwiązanie wykorzystuje również wspólną infrastrukturę platformy BPM, w tym monitoring, raportowanie, konfigurację i optymalizację. Dzięki temu można stworzyć szereg rozwiązań z obszaru obiegu dokumentów, np. formularze wewnętrzne w obszarze HR i IT, wnioski urlopowe czy usługi help desk.