Optymalizacja na czas po...

Dziś, gdy mniej czasu zajmuje bieżąca działalność, m.in. ze względu na mniejsze zamówienia ze strony klientów, firmy mają rezerwy do wykorzystania na "porządkowanie". To dobry czas na optymalizację procesów.

Wiele firm mówi, że warto dziś inwestować, idąc pod prąd kryzysu, zwłaszcza, że dziś wiele usług można kupić taniej. Widać to chociażby po przetargach publicznych w Warszawie. Można więc powiedzieć, że inwestycje teraz opłacają się podwójnie, szczególnie jeśli dotyczą one przemodelowania procesów biznesowych, dzięki którym można szybciej i lepiej reagować na zmiany na rynku. "Jak się raz przejdzie na «drugą stronę rzeki», zmienia się myślenie. To zaś pozwala na szybszą reakcję na zmiany w otaczającym świecie" - przekonuje Tomasz Burczyński, dyrektor zarządzający K2 Web Systems.

Uporządkować procesy

Wiele firm myśląc o wdrożeniu rozwiązań BPM (Business Process Management) podejmuje ten temat trochę na zasadzie panującej obecnie mody. Oglądając się na inne firmy. Ich przedstawiciele na konferencjach widzą bowiem, co inni zrobili, co osiągnęli. Próbując to przełożyć na swój grunt po pierwsze, myślą o uporządkowaniu tego, co się dzieje w ich organizacji. Tym bardziej dziś, gdy wiele inicjatyw dzieje się szybko, powstaje ad hoc, powodując niekiedy bałagan. Tymczasem porządkując procesy w firmie, można zapewnić proste korzyści z poprawy sprawności operacyjnej przedsiębiorstwa. Można też odciążyć pracowników, aby mogli zacząć myśleć perspektywicznie, a nie tylko o bieżących sprawach. Przykładem może być wdrożenie systemu BPM w Sanofi-Aventis Polska (więcej w ramce), gdzie 500 reprezentantów zostało pozbawionych konieczności zajmowania się czasochłonnym skanowaniem i wysyłaniem dokumentów związanych z podpisywanymi nowymi umowami.
Wiele firm myśląc o wdrożeniu narzędzi BPM, myśli także o ograniczaniu kosztów. Ich przedstawiciele uważają, że po wdrożeniu podejścia procesowego te same działania będą wymagać mniejszej liczby pracowników. I mają rację, bo zdecydowanie zwiększa się ich wydajność. Zwykle jednak są oni przenoszeni do nowych, ważniejszych - z punktu widzenia strategicznych celów firmy - spraw. Oczywiście udaje się także dzięki nowym narzędziom sprawdzić, którzy pracownicy są najmniej efektywni, zwalniając np. 10% najgorszych księgowych, a połowę pozostałych przesuwając do ważniejszych spraw - jak analityka biznesowa. Daje to większą wiedzę, a zarazem możliwość szybszej reakcji na zmiany na rynku. Firma wchodzi w cykl dzięki narzędziom monitoringu procesów BAM (Business Activity Monitoring), które pozwalają na poznanie, jak one działają. Im większe zaś uporządkowanie i zautomatyzowanie procesów, tym więcej może zrobić pojedynczy pracownik. Dzieje się tak dzięki załatwianiu w sposób automatyczny wielu rutynowych czynności.