Obieg oszczędności

Subskrybuj RSS A A A
9 czerwca 2009
Marcin Marciniak

Rozsądnie dobrany i wdrożony system obiegu dokumentów umożliwia znaczące usprawnienie pracy. W pierwszej kolejności należy wdrożyć go w tych procesach, gdzie wykonywane są wielokrotnie powtarzalne czynności, związane z codzienną pracą organizacji.



Najprostszą wersją jest okresowo aktualizowany portal, zawierający wszystkie niezbędne dokumenty (przeważnie są to pliki w formacie PDF i formularze w formacie Office), rejestrujący ich odczytanie, typowo wdraża się obsługę formularzy planowania audytów, wprowadzanie sprawozdań online i automatyczne powiadomienia. Najbardziej zaawansowane systemy obsługują całość zagadnień systemu zarządzania jakością.

Przeniesienie do archiwum

Dokumenty znajdują się w systemie obiegu dokumentów jedynie przez pewien czas, a potem powinny zostać zarchiwizowane. System może posiadać własne archiwum (jako osobna instancja, odpowiednio skonfigurowana, jak np. Xerox Docushare), albo zostać zintegrowany z innymi rozwiązaniami (najczęściej wymienia się EMC Documentum i IBM FileNet). Integracja z archiwum jest ważna w przypadku organizacji, które przetwarzają wiele krótko żyjących dokumentów. Archiwizacja nieaktualnych spraw odciąża system obiegu i ułatwia pracę.

Jak uporządkować pisma firmowe?
Oprócz dokumentów finansowych, system obiegu powinien obsługiwać wszystkie najważniejsze formy komunikacji w firmie. Najprostszym przypadkiem jest dystrybucja pism okólnych, w których rejestrowana jest treść pisma, jego metadane i informacja o dostępie do treści przez poszczególnych pracowników. Dystrybucja i obieg pozostałych dokumentów zależy od struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa i przyjętych metod komunikacji.

Najczęściej wprowadzanym dokumentem jest zazwyczaj faktura kosztowa i delegacja. W firmach, w których pracownicy dość często udają się w służbowe delegacje, warto wdrożyć system, który ułatwi zarządzanie nimi. Każda delegacja musi być poprzedzona zgłoszeniem merytorycznym, po powrocie należy ją rozliczyć, wypełniając informacje o przejeździe do miejsca docelowego i z powrotem, noclegach, ewentualnych dodatkowych wydatkach. Przy delegacji zazwyczaj pracownikowi należy się dieta, zależna m.in. od liczby dni pobytu w podróży, które należy uwzględnić w rozliczeniu. Wiele błędów popełnianych przez pracowników dotyczy właśnie nieprawidłowego naliczenia diet, ryczałtów noclegowych i przejazdów komunikacją miejską. Wdrożenie oprogramowania upraszczającego rozliczanie zminimalizuje liczbę takich pomyłek i zwolni pracowników z kłopotliwego wypełniania rozliczeń w wersji papierowej. Zatwierdzenie delegacji też może odbywać się w sposób elektroniczny. Integralną częścią jej rozliczenia powinno być sprawozdanie w formie krótkiej notatki z potwierdzeniem przeczytania przez przełożonego.

Faktura kosztowa należy do tych dokumentów, które muszą być przetworzone w dwóch miejscach - dziale merytorycznym, który określa sposób dekretacji kosztów na poszczególne centra kosztów i dziale finansowym, który ją dalej przetwarza. W małych firmach dekretacji dokonuje księgowa na podstawie opisów faktury, w dużych korporacjach opracowano procedury sprawnej obsługi.

m.computerworld.pl - sprawdź mobilną wersję serwisu Computerworld
w swoim smartfonie.

Oceń artykuł

średnio: 3 liczba ocen: 2
« wstecz 1  2  3  4 
Podziel się |

Komentarze (2)

+Dodaj komentarz

~vpkEjdnV

22-12-2011 02:32
odpowiedz zmoderuj

Great post with lots of iopmratnt stuff.

~jjSnHiIQl

21-12-2011 02:42
odpowiedz zmoderuj

I''m impressed! You''ve managed the aolmst impossible.

Najpopularniejsze

Najnowsze

Państwo do konsolidacji

Państwo do konsolidacji
Obywatele uważają administrację publiczną za jeden organizm. W rzeczywistości jest to kilka tysięcy oddzielnych struktur, obrosłych biurokratycznymi naroślami. Czy można zracjonalizować działanie państwa? Jak w tym może pomóc informatyka?

Zarządzanie po japońsku

Zarządzanie po japońsku
W praktyce przemysłowej wypracowano szereg skutecznych metod zarządzania. Wiele powstało w Japonii. Dlaczego, mimo ich efektywności, nie zawsze są stosowane w biznesie?

e-Sąd z odsieczą sprawiedliwości

e-Sąd z odsieczą sprawiedliwości
Polski wymiar sprawiedliwości postrzegany jest jako skostniały i opieszały. Tymczasem kolejne e-usługi udostępniane przez Ministerstwo Sprawiedliwości ułatwiają życie przedsiębiorcom i usprawniają pracę sądów.

e-Zdrowie w Polsce i na świecie

e-Zdrowie w Polsce i na świecie
Projekty informatyzacji służby zdrowia realizowane są na świecie z różnym powodzeniem. Skąd Polska mogłaby czerpać wzorce? A może jesteśmy skazani na własne rozwiązania?

Raport Państwo 2.0, czyli nowa wizja informatyzacji państwa

Raport Państwo 2.0, czyli nowa wizja informatyzacji państwa
Michał Boni, minister administracji i cyfryzacji, zaprezentował raport "Polska 2.0. Nowy start dla e-administracji". Przedstawia on informacje na temat stanu realizacji projektów będących w gestii nowo utworzonego ministerstwa oraz prezentuje kierunki dalszych działań związanych z informatyzacją i cyfryzacją administracji publicznej w naszym kraju.

Cyberprzestępcy podążają za użytkownikami

Cyberprzestępcy podążają za użytkownikami
Już dwie na trzy polskie firmy odnotowały ataki lub awarie, które spowodowały spadek produkcji. Co trzecia firma utraciła dane. Liczba takich przypadków będzie rosła, bo hakerzy biorą na cel najbardziej masowe technologie. Szybko reagują też na zmiany w firmowej architekturze.

Jak zaplanować karierę w branży IT

Jak zaplanować karierę w branży IT
Doświadczenia łączone na różnych stanowiskach w firmach o odmiennych profilach są szczególnie cenione przez pracodawców. Dlatego warto głęboko przeanalizować możliwości rozwoju kariery, które obecnie stwarza rynek IT.

Rekomendacje



Serwisy IDG - Warunki obsługi - Kontakt - Redakcja - Regulamin - O nas - Polityka prywatności - Serwis zgodny z ASME
Reklama - Licencjonowanie treści - Prenumerata: Computerworld, Networld, PC World
Computerworld Polska i Computerworld Polska online są znakami towarowymi IDG Poland SA.
 © Copyright 2012 International Data Group Poland S.A. 04-204 Warszawa ul. Jordanowska 12 tel.(+4822)321-78-00 fax(+4822)321-78-88