Obieg oszczędności

Rozsądnie dobrany i wdrożony system obiegu dokumentów umożliwia znaczące usprawnienie pracy. W pierwszej kolejności należy wdrożyć go w tych procesach, gdzie wykonywane są wielokrotnie powtarzalne czynności, związane z codzienną pracą organizacji.

Organizacja przepływu dokumentów i zarządzanie nimi ma kluczowe znaczenie dla tych firm, w których większość informacji przechowuje się w formie niestrukturalnej, jako osobne pliki. W takich organizacjach najważniejsze procesy są regulowane przez ustalony schemat przepływu informacji (tzw. workflow). System obiegu dokumentów musi umieć go zrealizować w praktyce. Zatem jego możliwości powinny uwzględniać: kolejkowanie - w tym także ograniczone warunkami, zależne od rodzaju dokumentu i innych parametrów; przetwarzanie równoległe; decyzje powodujące zmianę kierunku przepływu i inne, spotykane w wielu firmach, zjawiska. Z drugiej strony system obiegu dokumentów musi także monitorować ich przepływ. Jest to ważne w tych działach, w których występuje istotne nagromadzenie dostarczanych dokumentów.

Dokumenty w systemie workflow

Zgromadzenie wszystkich najważniejszych dokumentów w jednym systemie usprawnia pracę firmy, gdyż cały cykl typowych działań zostaje zrealizowany w obrębie jednego systemu obiegu dokumentów, bez użycia papierowych formularzy czy kłopotliwych w organizacji i archiwizacji arkuszy Excell. Systemy workflow, które obsługują szablony opracowane przez użytkownika, mogą wykorzystywać ten sam schemat przepływu do różnych dokumentów, o ile w obu przypadkach ich proces wygląda podobnie. Praktyka pokazuje, że w wielu przypadkach tak właśnie jest. Dokumenty są w pierwszej kolejności zatwierdzane przez przełożonego (zatwierdzenie merytoryczne), a gotowy dokument jest często dodatkowo zatwierdzany przez właściwego dyrektora.

Proces przepływu dokumentów w niektórych przypadkach powinien być uruchamiany automatycznie. Pomocną cechą niektórych systemów jest automatyzacja obiegu każdego dokumentu, który pojawi się w śledzonej lokalizacji i spełnia wymagane kryteria. Regułami, które powodują uruchomienie obiegu, mogą być cechy dokumentu (data, właściciel, typ, liczba i rodzaj załączników), parametry samego obiegu (np. dni tygodnia, w których obowiązuje), liczba dokumentów w danej lokalizacji i inne. Uruchomiona w ten sposób akcja może zawierać nie tylko proste przekazanie do akceptacji. System może także automatycznie tworzyć ich kopie, przenosić do innych lokalizacji na podstawie zadanych parametrów, tworzyć nowe wersje dokumentu, uruchamiać proces dostarczenia pocztą elektroniczną, a nawet tworzyć parametryzowane kolekcje dokumentów na ich podstawie (przydatne przy pracy kancelarii w systemie bezdziennikowym).

Połączenie elastycznych reguł wraz z importem dokumentów z różnych źródeł sprawia, że przepływ może być uruchamiany niemal w dowolny sposób, zależnie od potrzeb.