W sposób proaktywny

Sprawna metoda zarządczo-administracyjna to zdecydowanie za mało, aby osiągnąć sukces biznesowy projektu. Trzeba mieć jeszcze dostęp do informacji pozwalających podjąć właściwe decyzje na poziomie realizacyjnym.

Metodyki zarządzania projektami niosą z sobą wiele dobrego, m.in. pozwalają w łatwy sposób zbudować sprawny mechanizm administrowania projektem oraz dokumentacją projektową. Nie wolno jednak zapominać, że prawdziwa wartość projektów bierze się z ich realizacji i dostarczania produktów generujących realne wartości biznesowe. Uzupełnieniem metodyk zarządczych powinny być więc metodyki ściśle realizacyjne, pozwalające na skuteczne podejmowanie decyzji zarządczych. Podejdźmy więc do problemu projektów z punktu widzenia zarządzania biznesem, jakim niewątpliwe są przedsiębiorstwa. Spróbujmy opisać środowisko, jakie występuje w tych organizacjach, a następnie przedstawić kluczowe z punktu widzenia biznesowego problemy oraz zaproponować metody, które na te problemy odpowiedzą w sposób wystarczający do sprawnego zarządzania.

Środowisko projektowe

Na początek rozważań wypada przyjąć pewne ramy, w których będziemy się poruszać. Środowisko, w którym realizowane są projekty dotyczące systemów klasy ERP (w dalszej części artykułu będę używał skrótu "projekty ERP") ma kilka ciekawych cech, które niech stanowią zestaw założeń do dalszych rozważań nad metodami i narzędziami. Po pierwsze, projekty ERP w swojej przygniatającej większości są realizowane w firmach komercyjnych, których podstawowym zadaniem jest zarabianie pieniędzy na rzecz swoich właścicieli. Rolą zaś zarządzających tymi firmami jest upewnianie się, że proces zarabiania pieniędzy działa maksymalnie sprawnie. Po drugie, przyjmijmy do wiadomości, że wszelkie korzyści biznesowe powinny pojawiać się w firmie raczej szybciej niż później. Jest to wiedza zdroworozsądkowa (lepiej wygrać w totka dzisiaj niż za 2 lata), ale dla dociekliwych istnieją współczynniki ekonomiczne pozwalające wyliczyć konkretne wartości liczbowe (NPV - net present value). Po trzecie, projekty ERP są projektami drogimi lub bardzo drogimi w realizacji. Nie zajmując się przyczynami takiego stanu rzeczy należy zauważyć, że korzyści biznesowe pojawiające się po zakończeniu tego typu projektów są jeszcze większe - inaczej nikt by tych projektów nie realizował ze względu na brak uzasadnienia biznesowego. Oznacza to, że z punktu widzenia zarządzania organizacją projekty ERP, dzięki swoim uzasadnieniom biznesowym, są skutecznym środkiem zwiększania przypływu pieniądza do firm.

Po przyjęciu powyższych założeń za prawdziwe, logicznym staje się, że zarządzanie projektem ERP powinno być nakierowane na jego skuteczną realizację. Poprzez skuteczną realizację rozumie się takie działania, aby osiągnąć pełnię zakresu przy założonych kosztach na czas lub wcześniej. Dlatego, z punktu widzenia biznesowego zarządzania projektem ERP, interesująca jest metodyka realizacji, która pozwala odpowiedzieć na trzy pytania podstawowe i jedno dodatkowe. Pytania podstawowe brzmią: czy zakres jest realizowany zgodnie z jakością? Czy nasza efektywność kosztowa pozwala na zrealizowanie projektu w budżecie? Czy zdążymy z realizacją na czas? Pytanie dodatkowe to: na jakich działaniach trzeba się skupić dzisiaj, aby zapewnić sprawną realizację projektu w przyszłości?