Wiki, blogi i video w intranecie? To i wiele więcej dzieje się już w polskich firmach, które uwierzyły w siłę społecznościowego oprogramowania firmowego.
Forrester Research w "Enterprise 2.0 Report" informuje, że wśród internautów w grupie wiekowej 12-17 lat aktywnymi twórcami treści jest aż 33% osób. W grupie wiekowej 50+ zaledwie 7%. Można tutaj mówić o zmianie mentalności - młode osoby za zupełnie naturalne uznają współtworzenie medium. Młodzi pracownicy oczekują, że znane im narzędzia komunikacji będą dostępne także w miejscu pracy.
Enterprise 2.0 wydawało się jeszcze niedawno śpiewem przyszłości zza wielkiej wody. Dziś pierwsze polskie firmy mają już za sobą doświadczenia ze społecznościowym oprogramowaniem wewnątrz firmy.
Sami sobie
Chyba nikt obecnie nie wyobraża sobie organizacji, w której nie funkcjonowałby intranet, czy też portal firmowy. Bez względu na wielkość organizacji, są to narzędzia bardzo użyteczne i przydatne. Zdecydowana większość menedżerów i pracowników mówi, że ich potrzebuje i chętnie będzie korzystać. A jak jest w rzeczywistości? Doświadczenie pokazuje, że różnie z tym bywa.
Gdy zaczyna się myśleć o stworzeniu intranetu, to warto zadać sobie następujące pytania: co chciałbym tam znaleźć i co chciałbym tam sam dostarczać? Warto, aby rolę "zbieracza" odpowiedzi powierzyć komuś spoza organizacji. Komuś, kto będzie pełnił rolę wywiadowcy oraz weryfikował, czy np. różne wypowiedzi określają te same, czy też jednak różne potrzeby przyszłych użytkowników. Ten etap jest bardzo istotny, ma bardzo duży wpływ na to, jaki będzie firmowy intranet. Czy użytkownicy będą z niego korzystali chętnie, czy też z przymusu.
Ważne jest, aby powiedzieć wyraźnie sobie i innym, że tworzenie intranetu to nie jest projekt informatyczny. Oczywiście, kwestie informatyczne są istotne, ale nie dajmy się zwariować i zapędzić w kozi róg. Jeżeli tylko IT przejmie rolę lidera w tym projekcie, to okaże się, że potrzebujemy super bazy danych, specjalnych komputerów, tysiące manday'ów. A na koniec, okaże się, że zarząd zamknął projekt, bo nie ma miliona złotych na zbyciu. Jeden z bohaterów stworzonych przez Stanisława Lema [MASKA - zbiór opowiadań, "Profesor A. Dońda. Ze wspomnień Ijona Tichego"] ogłosił tzw. Prawo Dońdy: "To, co mały komputer może z wielkim programem, może też wielki komputer z programem małym; stąd wniosek logiczny, iż program nieskończenie duży może działać sam, tj. bez jakiegokolwiek komputera". A intranet może też dobrze działać z lekkim tylko wsparciem ze strony IT. Jak zresztą wiem, pracownicy działów IT mają wobec intranetu oczekiwania nie specjalnie odstające od potrzeb innych pracowników.
Do tego, aby intranet wyszedł nam taki jak trzeba, niezbędny jest kolejny składnik. Należy pamiętać, że intranet jest dla ludzi i powinien być tworzony przez ludzi. Zarząd, managerowie, PR przez intranet będą komunikować się z pracownikami, ale ważne jest też, aby sami pracownicy również mogli komunikować między sobą. I ostatnie, ale nie najmniej ważne, jest to, że intranet musi żyć. Musi się w nim pojawiać nie tylko to, co ważne dla firmy, ale również to, co ważne dla ludzi. Ideałem będzie taki intranet, do którego pracownicy zajrzą, zanim zalogują się do naszej-klasy.
