Z umowami w porządku

Zarządzanie kontraktami, to w polskich firmach temat praktycznie nieznany. Warto się nim jednak zainteresować chociażby po to, by wzmocnić swoją pozycję w negocjacjach z dostawcami usług IT.

Aż 290 milionów funtów mógłby zaoszczędzić rząd Wielkiej Brytanii, gdyby tylko lepiej zarządzał swoimi, wartymi około 12 mld funtów, kontraktami na dostawę i obsługę rozwiązań z zakresu IT. Takiego odkrycia dokonał niedawno brytyjski odpowiednik Najwyższej Izby Kontroli. 2,5-proc. oszczędności to niby niewiele, ale przy dużej skali inwestycji w informatykę, starannie zarządzając umowami i licencjami, można zaoszczędzić już całkiem poważne kwoty.

Problemowi zarządzania kontraktami postanowiła bliżej przyjrzeć się także amerykańska firma badawcza Aberdeen Group. Wnioski z raportu "Contract Lifecycle Management" są jasne: przedsiębiorstwa, które wprowadziły system zarządzania życiem kontraktu oszczędzają czas i pieniądze. Tego typu firmy poświęcają na negocjację kontraktu przeciętnie 21 dni, podczas gdy organizacje, w których brakuje systematycznego podejścia do zarządzania umowami, potrzebują na to 26 dni. Te pierwsze wydają też mniej na kary nakładane przez regulatorów danego obszaru rynku, zapisane w umowach odsetki karne czy na obsługę niewłaściwie przeprowadzonych transakcji.

Zysk z procedury

Kluczowym terminem w porządkowaniu firmowych segregatorów z umowami okazuje się "standaryzacja". Jak najbardziej standardowe wzory umów, precyzyjne procedury obiegu dokumentów oraz akceptacji wynegocjowanego kontraktu, elektroniczne repozytorium umów, a także możliwie najbardziej standardowy proces negocjacji, przyczyniają się, zdaniem specjalistów z Aberdeen Group, do bardziej efektywnego wydawania pieniędzy przez organizację. Oszczędności mogą wynosić, tak jak w przypadku brytyjskich ministerstw, około 2-3% wartości zawieranych umów.

Szansa na zwiększenie biznesowej wydajności powoduje, że popularność contract managementu w krajach anglosaskich rośnie stale od lat 90., kiedy to liczne korporacje zdecydowały się na wdrożenie systemu monitorowania negocjacji i realizacji umów, zgodnie ze starą zasadą, która głosi, że lepiej zapobiegać niż leczyć. "W Polsce do dziś w wielu firmach nie ma świadomości, czym tak naprawdę jest zarządzanie kontraktami" - nie ma wątpliwości Monika Uiterwijk, konsultant ds. zarządzania kontraktami w SourceOne Advisory. "Contract manager jest kojarzony jako osoba odpowiedzialna za negocjacje, a więc jako prawnik. Tymczasem to bardzo wąskie spojrzenie, które nie pozwala przedsiębiorstwom na proaktywne podejście do tematu. Pozostaje mieć tylko nadzieję, że nadchodzący kryzys uświadomi polskim firmom, że profesjonalne zarządzanie ryzykami związanymi z umowami jest znacznie tańsze niż konsekwencje wynikające z nieodpowiedniego kontrolowania procesu przygotowania, negocjowania i realizacji kontraktów" - wyjaśnia Monika Uiterwijk.

I właśnie efektywne zarządzanie ryzykiem prawnym, finansowym oraz technicznym jest podstawowym argumentem za tym, by uważniej przyglądać się zawieranym przez naszą firmę umowom. "Od charakteru ryzyka i jego rozłożenia pomiędzy stronami zależy jakość kontraktu" - zaznacza Monika Uiterwijk. Dlatego warto starannie zaplanować proces negocjowania, podpisywania i realizacji zobowiązań wynikających z umowy. Bo choć dla wielu menedżerów złożenie podpisu pod dokumentem właściwie kończy sprawę, to tak naprawdę jest to tylko jeden z wielu etapów złożonego procesu.