System bez izolacji

Projekt wdrożenia systemu zintegrowanego w Icopalu nie ograniczył się jedynie do wyposażenia pracowników w nowe narzędzia informatyczne. Równolegle przeprowadzono gruntowną reorganizację przedsiębiorstwa.

Projekt wdrożenia systemu zintegrowanego w Icopalu nie ograniczył się jedynie do wyposażenia pracowników w nowe narzędzia informatyczne. Równolegle przeprowadzono gruntowną reorganizację przedsiębiorstwa.

Mająca ponad 20-letnie doświadczenie firma, jeszcze pod nazwą Izolacja Zduńska Wola, jako spółka Skarbu Państwa wykonała w drugiej połowie lat 90. świetną robotę - przeprowadzono głęboką modernizację zakładu, wprowadzono nowe technologie produkcji. Efektem było znaczne zwiększenie udziału w rynku materiałów hydroizolacyjnych i termoizolacyjnych w Polsce, udany debiut giełdowy i utworzenie grupy kapitałowej, w której skład weszły również spółki z Czech i Ukrainy. Firma wdrożyła certyfikaty jakości. Od czterech lat należy do międzynarodowego koncernu Icopal. W związku z pogarszającą się sytuacją na rynku zarząd firmy podjął decyzję o restrukturyzacji, której jednym z elementów było wdrożenie nowego systemu informatycznego.

Na własną rękę

Ryszard Kwiecień, szef działu informatykiProces wyboru nowego systemu dla zakładu w Zduńskiej Woli rozpoczął się w 2001 r. Decyzja koncernu, że system Movex, produkt firmy Intentia, będzie systemem korporacyjnym, tylko częściowo ułatwiła dokonanie wyboru. Przedstawiciele Icopalu zdawali sobie sprawę z wagi tzw. lokalnych uwarunkowań. Pozostawili więc ocenę dopasowania systemu do polskich warunków, a także kompetencji i możliwości lokalnego oddziału Intentii, zespołowi projektowemu w Zduńskiej Woli. Movex jest obecnie wdrażany w Danii, a we Francji już funkcjonuje rozwiązanie, którego wdrożenie rozpoczęto jeszcze pod koniec lat 90. Nie we wszystkich podmiotach należących do grupy działa jednak to oprogramowanie. W Wlk. Brytanii i Niemczech funkcjonują inne, kupione wcześniej systemy.

W trakcie kilkumiesięcznych negocjacji okazało się, że wdrożenie systemu korporacyjnego nie wiąże się z większym ryzykiem niż w przypadku konkurencyjnych produktów. "System prezentował się bardzo dobrze, oferował duże możliwości dostosowania do potrzeb naszego zakładu, a konsultanci dostawcy dali się poznać z najlepszej strony" - mówi Ryszard Kwiecień, szef działu informatyki w Icopalu, który wspólnie z Maciejem Lipińskim, pełniącym w firmie funkcję kontrolera, sprawował pieczę nad projektem wdrożenia systemu.

Maciej Lipiński, pełniący funkcję kontrolera w Icopal w Zduńskiej WoliIdea wyboru nowego systemu nie narodziła się z dnia na dzień. Pomysł dojrzewał w obliczu rosnących potrzeb zakładu zmagającego się ze spowalniającą gospodarką. Wcześniej, od 1991 r. firma korzystała z amerykańskiego systemu Progen dostarczonego i wdrożonego przez Exbud. Spółka z branży budowlanej była na tyle zadowolona z systemu i posiadała na tyle duży dział informatyki, że nie tylko samodzielnie korzystała z systemu, ale także rozwijała go i oferowała innym przedsiębiorstwom. Co więcej, Exbud oferował Progen wraz z własnym systemem kadrowo-płacowym. Jak można się jednak domyślać, po pewnym czasie Exbud wycofał się z tego rodzaju działalności. System był oferowany także przez warszawski Bonair.

"System zaspokajał podstawowe potrzeby firmy, jednak była to stara technologia, dostosowana do innych warunków. Brakowało np. funkcji obsługujących kontroling" - wyjaśnia Maciej Lipiński, z racji pełnionej funkcji szczególnie zainteresowany tym problemem. - "Ponadto po przejęciu przez duński koncern okazało się, że musimy tworzyć raporty finansowe w dwóch różnych standardach rachunkowości - na potrzeby kierownictwa w Polsce oraz centrali w Kopenhadze. Informacje generowane na potrzeby koncernu musiały być bardzo szczegółowe, rozliczenia miały sięgać aż do poziomu produktów. System Progen nie nadawał się do tego".

Na żywym organizmie

W wyniku postępującej globalizacji koncern przeszedł z rąk duńskich w kanadyjsko-amerykańskie. Nowi właściciele jeszcze inaczej rozłożyli akcenty. "Koncern kategorycznie zażądał od nas optymalizacji systemu gospodarowania kapitałami, automatyzacji procesów planowania produkcji, planowania zakupów, poprawienia efektywności zarządzania kapitałem. Do tego potrzeba nowoczesnego systemu ERP" - opowiada Maciej Lipiński. Koncern chciał również, by oferta była konstruowana na podstawie kryteriów ekonomicznych. Firma starała się to robić, ale trwało to bardzo długo, było obciążone błędami i niekonsekwencjami, ponieważ opierało się raczej na doświadczeniach ludzi.

Wdrożenie w Zduńskiej Woli stanowiło dla koncernu Icopal pewnego rodzaju eksperyment. Implementacja dużego systemu informatycznego, obejmującego zasięgiem całe przedsiębiorstwo, zawsze stanowi wyzwanie dla zespołów wdrożeniowych. W tym przypadku presja była większa. Na Zduńską Wolę była skierowana uwaga całego koncernu. Od powodzenia wdrożenia zależały dalsze decyzje związane z wykorzystywaniem systemu Movex w koncernie. "Z niemałym zadowoleniem możemy powiedzieć, że efekty przerosły oczekiwania" - mówi Ryszard Kwiecień. "Nasz projekt przebiegał wzorcowo zarówno pod względem dotrzymywania terminów, jak i pozostawania w granicach założonego budżetu" - dodaje.