Oszczędne drukowanie

Outsourcing usług związanych z wydrukami i obsługą drukarek oraz wdrożenie systemu obiegu dokumentów, to warte rozważenia sposoby na racjonalizację wydatków w firmie.

W średniej firmie pracuje jedna lub kilka drukarek sieciowych oraz kilka drukarek lokalnych. Niektóre przedsiębiorstwa, na przykład dostawcy wielofunkcyjnych urządzeń, posiadają specjalne kontrakty serwisowe, które umożliwiają przekazanie części lub całości obsługi danej drukarki na rzecz firmy trzeciej. Typowy kontrakt obejmuje serwis i dostarczanie materiałów eksploatacyjnych, przy czym firma płaci stałą stawkę za usługę plus opłaty za liczbę wydrukowanych stron. Dzięki stałej stawce za wydruk, firma może oszacować koszty, nie przejmując się kosztami ewentualnych napraw urządzenia.

Dodatkowym argumentem jest fakt dostarczania materiałów eksploatacyjnych właściwej jakości i brak możliwości wnoszenia reklamacji z tego tytułu przez firmę obsługującą urządzenie. Znane są przypadki zarzutów wobec przedsiębiorstw - do unieważniania umów serwisowych włącznie, a nawet utraty gwarancji na urządzenie - argumentowane użytkowaniem materiałów niewłaściwej jakości. Nie zawsze dotyczy to tak zwanych zamienników, gdyż zdarzają się fałszerstwa albo uszkodzenia oryginalnych produktów. Pod taką przyczynę można także podciągnąć awarie niektórych modułów drukarki (na przykład modułów wysokiego napięcia), spowodowane w rzeczywistości wadą materiałową lub konstrukcyjną samej drukarki. Są to bardzo rzadkie przypadki, ale występują.

Umowa przekazująca serwisowanie oraz obsługę drukarki firmie zewnętrznej przenosi na tę firmę także ryzyko kosztownych napraw po okresie gwarancji producenta. Niektóre podzespoły, takie jak moduł lasera, są niezwykle kosztowne i awaria tuż po okresie gwarancji sprawia, że naprawa przestaje być opłacalna. Outsourcing usług wydruku sprawia, że użytkownik nie ponosi takiego ryzyka, płaci jedynie za to, co jest w umowie.

Opłacalne kupowanie

Największe oszczędności można osiągnąć w tych częściach działalności poligraficznej, które są najdroższe. Będą nimi masowe wydruki, wszelkie wysokonakładowe publikacje, ulotki, ankiety czy masowo rozpowszechniane listy. Przygotowanie takiego produktu od dawna odbywa się całkowicie elektronicznie, ale nie zawsze opłaca się drukowanie takich rzeczy w obrębie firmy. Wynajęcie usługi w takiej firmie jak choćby Softex Data umożliwi realizację nakładów, które są poza zasięgiem finansowym przedsiębiorstwa w tradycyjnym modelu, gdzie cała infrastruktura jest eksploatowana w firmie.
Najczęściej odbywa się to w ten sposób, że materiały są opracowywane w firmie, konwertowane do pliku, który jest akceptowany przez drukarnię (najczęściej PostScript lub PDF), a przeniesieniem treści na papier zajmuje się firma trzecia. W ten sposób można scedować także dodatkowe usługi, jak pakowanie wydrukowanych dokumentów do kopert czy organizację pakietów dokumentów do jednej przesyłki pocztowej (by oszczędzić na opłatach pocztowych).