Ugasić pożar, czyli projekty kryzysowe

Trudna sytuacja rynkowa, czy porażka nowego produktu to tylko niektóre sytuacje, w których pomocne jest zastosowanie wyjątkowych - po części czerpanych z metodyk PM - zasad prowadzenia biznesu.

O korzyściach wynikających z projektowego podejścia do biznesu powiedziano już bardzo dużo. Niewiele natomiast mówi się o dramatycznych sytuacjach, kiedy strategiczne projekty nie przynoszą wartości dodanej lub - co gorsza - generują wymierne straty dla organizacji. Projekt, który miał być źródłem sukcesu i dobrobytu dla firmy stopniowo staje się zagrożeniem dla jej funkcjonowania. Niczym ognisko, które zmienia się w pożar.

Sytuacje kryzysowe w przedsiębiorstwach nie należą do rzadkości. Problem pojawia się wtedy, gdy brakuje bieżących działań mających na celu kompensację odchyleń projektowych - kiedy nikt nie pilnuje ognia lub udaje, że nie widzi jak od ogniska zapalił się pobliski stos drewna. Projekty strategiczne rzadko dotyczą jednej tylko komórki organizacyjnej, więc opóźnienia w jednym zespole bezpośrednio przekładają się na problemy w innym. Pożar się rozprzestrzenia. Kłopot bywa tym większy, że raz rozpoczętych projektów - określanych mianem strategicznych - nie da się po prostu przerwać. Jednocześnie kierownicy projektów często uważają, że informowanie władz firmy o problemach związanych z realizacją założeń jest równoznaczne z przyznaniem się do niekompetencji. Problemy kumulują się dalej, a prawdopodobieństwo niepowodzenia rośnie.

Z czasem odchylenia w stosunku do planu stają się na tyle trudne do ukrycia, że wszyscy dowiadują się o problemie, który w międzyczasie zmienił się w kryzys. Skala trudności projektu kryzysowego rośnie w miarę wzrostu odchyleń od harmonogramu. Równolegle maleją szanse na osiągnięcie strategicznego celu. Pojawia się dym, który trudno ukryć.

Pali się!

"Pierwszą i najważniejszą rzeczą jest przyznanie się organizacji przed samą sobą, że sytuacja rzeczywiście wymknęła się spod kontroli i mamy do czynienia z kryzysem" - mówi Wojciech Woziwodzki, partner w firmie Carrywater Consulting. Priorytetem całej firmy staje się ugaszenie pożaru i jak najszybsza neutralizacja jego skutków. W takich przypadkach konieczne jest szybkie wprowadzenie nadrzędnych, kryzysowych metod zarządzania projektem. Wymaga to jednak ścisłej współpracy w ramach całej organizacji i zaangażowania znacznie większych zasobów niż zakładał pierwotny projekt.

Konieczne jest również zorganizowanie odrębnej, tymczasowej komórki koordynującej wszystkie prace i jasne zdefiniowanie trwającego stanu jako kryzysu. To z kolei uzasadnia wykorzystanie dodatkowych narzędzi i środków umożliwiających skrócenie akcji ratunkowej. Koszty prowadzenia działań naprawczych czasowo niepomiernie rosną, jednak trzymając się analogii strażackich, na liczenie wykorzystanych hektolitrów wody i zużytych węży strażackich czas przyjdzie później. Dla ratowania biznesu warto wezwać posiłki - konsultantów wyspecjalizowanych w projektach kryzysowych.