Jak uchronić firmę przed problemami wdrożenia systemu Business Intelligence?

Przystępując do wdrożenia systemu BI w firmie, musimy mieć świadomość, że decydujemy się na dosyć ryzykowne przedsięwzięcie. Wielu związanych z tym problemów możemy jednak uniknąć mając świadomość czekających nas zagrożeń i odpowiednio się przygotowując do stawienia im czoła.

Gdy w grę wchodzi brak przekonania zarządu o potrzebie wdrożenia BI, Janusz Grobicki, zastępca redaktora naczelnego miesięcznika Bank sugeruje, że dobrą metodą na pozyskanie zrozumienia zarządu dla projektu jest "uzmysłowienie potrzeby wdrożenia poprzez pokazanie dostarczanych przez projekt korzyści oraz dochodzenie do nich poprzez realizacje kolejnych etapów: budowa hurtowni danych, przygotowanie systemu raportowego, opracowanie raportów dla użytkowników końcowych".

Konrad Juszczuk, zastępca dyrektora Departamentu Kontrolingu w Banku DnB Nord Polska zwraca uwagę na omówiony wcześniej spadek poparcia zarządu i dyrekcji dla projektu BI w trakcie przedłużającego się wdrożenia. Sugeruje, że "warto rozważyć podział projektu na wyraźne fazy, z jasno sprecyzowanymi i zakomunikowanymi celami. Po zakończeniu każdej fazy należy przedstawiać zarządowi informację o stopniu realizacji założonych celów".

Oprócz konieczności wskazania celów i korzyści z wdrożenia BI oraz podziału projektu na etapy, uczestnicy badania zwracali uwagę również na:

- odpowiednie umocowanie projektu w strukturach organizacyjnych dostawcy i klienta, stworzenie właściwego dla projektu zespołu, ustalenie podziału kompetencji i sposobu komunikacji oraz zapewnienie odpowiedniego zaangażowania w projekcie po stronie klienta;
- regularne organizowanie spotkań osób bezpośrednio pracujących nad projektem ze zleceniodawcą oraz bieżące informowanie kadry kierowniczej o statusie projektu.

Czy warto zarządzać ryzykami

Poprzedni rozdział pokazuje, że może być wiele metod i sposobów na zapobieganie problemom przy wdrożeniach systemów BI. Czy dla wszystkich zidentyfikowanych problemów powinniśmy zatem uruchomić działania, które im zapobiegną? Patrząc na spodziewane korzyści z realizacji tych działań śmiało można odpowiedzieć: tak, wszystkie one przyczynią się do zwiększenia szans na sukces projektu. Nie jest to jednak pełna odpowiedź na postawione pytanie.

Nie można zapominać, że realizacja tych działań to często dodatkowe, niemałe obciążenie finansowe dla projektu i organizacji, dodatkowa praca osób uczestniczących w projekcie, czy wreszcie możliwość pojawienia się innych ryzyk, na przykład wynikających ze współpracy z nieznanym partnerem zewnętrznym. Ponadto, nie mamy pewności, czy dane ryzyko w ogóle wystąpi stając się problemem w naszym projekcie, nawet jak pojawią się pierwsze jego symptomy. W sytuacji, gdy mamy do czynienia z projektem małym, podjęcie decyzji o zastosowaniu określonego środka zapobiegawczego wydaje się sprawą oczywistą i prostą. Przy wdrożeniach BI, gdzie stykamy się z dużą liczbą ryzyk, ryzyk które głównie zagrażają korzyściom, jakie ma przynieść wdrożenie dla organizacji, odpowiedź nie jest już prosta.