Jak uchronić firmę przed problemami wdrożenia systemu Business Intelligence?

Przystępując do wdrożenia systemu BI w firmie, musimy mieć świadomość, że decydujemy się na dosyć ryzykowne przedsięwzięcie. Wielu związanych z tym problemów możemy jednak uniknąć mając świadomość czekających nas zagrożeń i odpowiednio się przygotowując do stawienia im czoła.

Kiedy występują

Na jakich etapach projektu pojawiają się najważniejsze problemy wdrożeniowe, pokazuje poniższy wykres.

Widać wyraźnie, że problemy o największym wpływie na projekt pojawiają się w początkowych etapach jego realizacji:

- w momencie podejmowania decyzji o wdrożeniu BI (np. gdy chcemy pozyskać finansowanie inwestycji);
- przy wyborze systemu i dostawcy (gdy musimy trafnie ocenić kompetencje dostawcy, nasze potrzeby versus możliwości systemu);
- oraz na etapie inicjacji projektu (gdy organizujemy zespół projektowy, przydzielamy role, ustalamy zasady organizacji projektu i pozyskujemy zaangażowanie wszystkich uczestników projektu).

Kolejnym etapem, na którym możemy spodziewać się największego przyrostu ważnych problemów, jest etap wdrożenia. Spowodowane jest to głównie przedłużaniem się czasu wdrożenia, a zatem odsuwaniem w czasie spodziewanych korzyści. W konsekwencji może to wpłynąć także na spadek zaangażowania i wiary w powodzenie projektu.

Ostatni przyrost problemów w projekcie związany jest z etapem utrzymania i rozwoju. Główna przyczyna tego leży po stronie potencjalnego braku przydziału odpowiednich środków i zasobów na rozwój systemu BI. System, który nie będzie nadążał za rozwojem rynku i organizacji będzie skazany na powolną śmierć, liczba jego użytkowników będzie się regularnie zmniejszała.

Jakie są przyczyny

Na podstawie danych zgromadzonych w ramach wywiadów podjęliśmy próbę zidentyfikowania obszarów organizacyjnych, które są obarczone największym ryzykiem wystąpienia problemów, a tym samym wymagają większej uwagi. W tym celu każdy zgłoszony problem przypisaliśmy do jednego z pięciu obszarów (Zarząd, Biznes, IT, Dostawca, Kierownik Projektu), w którym są największe możliwości, uprawnienia lub kompetencje mogące przyczynić się do wystąpienia danego problemu.

Po zsumowaniu odpowiedzi okazało się, że najbardziej "wpływowymi" obszarami podczas wdrożenia systemu BI jest zarząd firmy oraz pion biznesowy. Uzyskanie zaangażowania i wsparcia zarządu oraz właściwe przydzielenie ról przedstawicielom biznesu może mieć niezwykle istotny wpływ na przebieg projektu. Warto ponadto zauważyć, że kluczowe czynniki sukcesu projektu są umiejscowione głównie w samej organizacji, a nie po stronie dostawcy.

Zapobiegamy, leczymy, ignorujemy

Uczestnicy projektów BI wskazali wiele porad i pomysłów na realizację działań zapobiegających problemom pojawiającym się przy wdrożeniu bądź osłabiających ich skutki.

W przypadku problemu rzetelnego określenia zwrotu z inwestycji, który może pojawić się już przy uruchamianiu inicjatywy wdrożenia, Patryk Choroś, financial sector manager z Infovide-Matrix proponuje, aby korzystać z doświadczeń innych firm z danej branży w tym zakresie, ale przede wszystkim zwymiarować procesy biznesowe wspierane rozwiązaniem BI i określić kryteria sukcesu w odniesieniu do tych wskaźników. Będzie to podstawą do porównań i wyznaczenia zwrotu z inwestycji. "Pamiętajmy jednakże, że zmiana jakościowa wynikająca z wykorzystania BI, może powodować fundamentalne zmiany w procesach biznesowych i uniemożliwiać odniesienie się do wartości bazowych" - mówi Patryk Choroś.