Jak uchronić firmę przed problemami wdrożenia systemu Business Intelligence?

Przystępując do wdrożenia systemu BI w firmie, musimy mieć świadomość, że decydujemy się na dosyć ryzykowne przedsięwzięcie. Wielu związanych z tym problemów możemy jednak uniknąć mając świadomość czekających nas zagrożeń i odpowiednio się przygotowując do stawienia im czoła.

Pomocne mogą okazać się tutaj doświadczenia tych, którzy już taki projekt mają za sobą. Rejestr ryzyk, które pojawiły się przy przeprowadzonych wdrożeniach, może być dobrym źródłem wiedzy dla tych, którzy do takiego wdrożenia dopiero przystępują. Dzięki temu mogą wiedzieć, co ich czeka i jak na pojawiające się zdarzenia czy symptomy zagrożeń mogą zareagować.

Jak więc uniknąć problemów przy wdrożeniu systemu BI i czy istnieją systemy wczesnego ostrzegania o potencjalnych trudnościach? Aby odpowiedzieć na powyższe pytania, przeanalizowaliśmy implementację systemów BI w różnych organizacjach oraz przeprowadziliśmy szereg wywiadów z ekspertami i praktykami, którzy wdrożenie systemu BI mają już za sobą.

Najważniejsze problemy

Uczestnicy badania wskazali ponad 40 różnych problemów pojawiających się podczas wdrożenia systemu BI, które uznali za ważne. W celu przeprowadzenia analizy porównawczej, badani przypisywali każdemu ze zgłoszonych przez siebie problemów odpowiednie wagi - od najważniejszych do najmniej ważnych. Na tej podstawie powstała lista najważniejszych problemów związanych z wdrożeniem systemu BI, która przedstawia się następująco:

1. BRAK ŚWIADOMOŚCI I POPARCIA PROJEKTU NA NAJWYŻSZYM POZIOMIE ZARZĄDZANIA W FIRMIE
2. SPADEK POPARCIA ZARZĄDU I DYREKCJI DLA WDROŻENIA BI W TRAKCIE PRZEDŁUŻAJĄCEGO SIĘ WDROŻENIA
3. ZAKUPIONY SPRZĘT JEST NIEKOMPATYBILNY Z POZOSTAŁYMI SYSTEMAMI LUB NIEDOSTOSOWANY DO WYMAGAŃ SYSTEMU BI
4. DOSTAWCA NARZUCA PODEJŚCIE DO WDROŻENIA, KTÓRE NIE JEST OPTYMALNE DLA ODBIORCY
5. BRAK METODOLOGII, KTÓRA POZWOLIŁABY ZMIERZYĆ SPODZIEWANE KORZYŚCI FINANSOWE WDROŻENIA BI PRZED ROZPOCZĘCIEM WDROŻENIA
6. WDRAŻANE ROZWIĄZANIE NIE OBSŁUŻY WSZYSTKICH WYMAGAŃ PROCESOWYCH LUB BĘDZIE WYMAGAŁO GRUNTOWNEGO PRZEBUDOWANIA PROCESÓW FIRMY
7. PROBLEMY KOMUNIKACYJNE NA POZIOMIE JĘZYKA I POJĘĆ MIĘDZY INSTYTUCJĄ WDRAŻAJĄCĄ SYSTEM BI A INFORMATYKAMI DOSTAWCY
8. UŻYTKOWNIK BIZNESOWY NIE WSPÓŁTWORZY ROZWIĄZANIA
9. PROJEKT REALIZOWANY JEST BEZ ZDEFINIOWANEGO CELU
10. BRAK POTENCJAŁU KOMPETENCYJNEGO W FIRMIE DO WYKORZYSTANIA MOŻLIWOŚCI, JAKIE DAJE BI

Analiza wpływu wszystkich zgłoszonych problemów na kluczowe elementy sukcesu projektu pokazuje, że występujące w czasie wdrożenia problemy w największym stopniu utrudniają uzyskanie założonych korzyści (41%), a następnie - dotrzymanie wysokości budżetu (30%) i terminu realizacji (29%).