Wiedza, ludzka rzecz

Systemy informatyczne są tylko jednymi z wielu narzędzi wspomagających zarządzanie wiedzą.

Systemy informatyczne są tylko jednymi z wielu narzędzi wspomagających zarządzanie wiedzą.

Na rynku informatycznym można ostatnio coraz częściej zetknąć się z pojęciem systemy zarządzania wiedzą. Co to dokładnie jest? Czy w ogóle takie systemy istnieją? Jak odróżnić system zarządzania wiedzą od innych systemów? Bez odpowiedzi na te pytania, nie jesteśmy w stanie podjąć decyzji o wdrażaniu systemów zarządzania wiedzą w naszej organizacji. Jednocześnie też nie jesteśmy w stanie przygotować rzetelnej oferty dla klientów. W związku z tym jasne zdefiniowanie tych pojęć będzie sprzyjać zarówno klientom, jak i producentom oprogramowania.

Koncepcja zarządzania wiedzą przeżywa obecnie intensywny rozwój i w Polsce, i na świecie, szczególnie w krajach z wysoko rozwiniętą gospodarką. Stany Zjednoczone uważa się za kolebkę jej powstania. Dwóch profesorów amerykańskich - Davenport i Prusak - w połowie lat 90. ubiegłego wieku napisało książkę pt. Working Knowledge, która stała się swego rodzaju biblią dla osób zajmujących się zarządzaniem wiedzą.

Wiedza pod kontrolą

Algorytm poszukiwania wiedzy przez użytkownikaJednym z narzędzi wspomagającym zarządzanie wiedzą w organizacji są systemy informatyczne. System informatyczny sam nie jest w stanie zarządzać wiedzą w firmie ujmowaną w sposób całościowy. Dlaczego tak się dzieje? Ponieważ wiedza to zdolność wykorzystywania danych i informacji do konkretnego działania¹ - wiedza powstaje na podstawie informacji, które z kolei powstają na podstawie danych. Systemy informatyczne nie mają zdolności wykorzystywania informacji, np. firma wdraża systemy, które nazywa się systemami zarządzania wiedzą, ale tak naprawdę są to systemy zarządzania informacjami. W efekcie, po krótkim czasie w bazie firmy można znaleźć tysiące bezużytecznych informacji. Pracownicy nie potrafią wykorzystywać zgromadzonych informacji do efektywniejszego i skuteczniejszego zarządzania, bo jest ich po prostu za dużo. W takiej sytuacji w przedsiębiorstwie jest wdrożony system zarządzania informacjami, ale nie system zarządzania wiedzą.

O systemie zarządzania wiedzą można mówić wtedy, gdy dzięki systemowi wiemy, które informacje jak wykorzystać do podejmowania skuteczniejszych decyzji. Do elementów systemu zarządzania wiedzą zalicza się również systemy informatyczne, które pełnią jedynie funkcję wspomagającą zarządzanie wiedzą w organizacji, ale nie zarządzają wiedzą. Wiedza na razie pozostaje w gestii ludzi. Może w nie tak odległej przyszłości systemy informatyczne oparte na sztucznej inteligencji będą mogły również w pewnym stopniu zarządzać wiedzą, ale generalnie dzisiaj nie istnieją systemy informatyczne zarządzające wiedzą.

Rozważając rolę systemów informatycznych w zarządzaniu wiedzą, warto także zastanowić się, w jaki sposób system informatyczny mógłby zarządzać tzw. wiedzą ukrytą - wiedzą opartą na doświadczeniu.

Zapytaj eksperta

Systemy informatyczne wspomagające zarządzanie wiedzą w organizacji są konieczne, jeżeli chcemy zarządzać wiedzą w przedsiębiorstwach rozproszonych i sieciowych. Zalicza się do nich przede wszystkim systemy nazywane w Stanach Zjednoczonych IPSS² (Integrated Performance Supporting Systems - zintegrowane systemy wspomagające efektywność). Ich celem jest zaspokajanie potrzeb pracowników z zakresu poszukiwania wiedzy i informacji.